Если бухгалтер задаётся вопросом, надо ли выдавать СЗВ-М уволенным сотрудникам, то ответ будет такой — да, нужно! Выдача подобного документа прописана в трудовом законодательстве.
Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего
Все работодатели, в том числе предприятия и ИП, обязаны предоставлять в Пенсионный Фонд отчёт СЗВ-М «Сведения о застрахованных гражданах». В нём наниматели указывают своих работников.
При увольнении из компании сотрудник получает копию СЗВ-М. Подобный документ подтверждает страховой стаж рабочего. Наниматели оформляют и предоставляют справку СЗВ-М всем своим трудящимся.
Подобные сведения работодатель выдаёт сотрудникам каждый месяц до 15-го числа, то есть одновременно с отправлением отчётов в ПФР.
Выписки из документа
Выписку из СЗВ-М работодатель составляет параллельно с подачей отчётов о сотруднике в Пенсионный фонд.
Помимо этого, наниматель оформляет выписку из СЗВ-М в таких ситуациях:
- если работник собрался выйти на пенсию. Наниматель отправляет выписку в ПФР, и бывший сотрудник официально становится пенсионером;
- если сотрудник решил уволиться. Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку обязательно включают в список документов, который напрямую связан с трудовой деятельностью.
Работодатель составляет такой документ в крайний рабочий день сотрудника. Если работник работал по трудовому соглашению – то в последний день действия подобного договора.
Составление и заполнение СЗВ-М описано в данном видео:
Как правильно оформить отчёт
Для того чтобы правильно заполнить отчёт СЗВ-М, законодателями была разработана уникальная инструкция, при применении которой работодатель с лёгкостью заполняет этот документ.
Итак, при заполнении раздела 1 отчёта СЗВ-М работодатель указывает такие сведения:
- регистрационный номер в ПФР. Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;
- название компании. Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
- ИНН. Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;
- КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.
2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.
В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:
- «исхд» — при первичном отправлении отчёта в ПФР;
- «доп» — при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
- «отмн» — при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.
4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах — рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений. Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:
- инициалы застрахованного гражданина. Указывает их только в именительном падеже (например, Сидоров В.М. и др);
- номер страхового персонального лицевого счета (СНИЛС). Он отражён в оформленном трудовом соглашении;
- ИНН. Наниматель вносит в документ ИНН о работнике, если таковой прописан в трудовом договоре. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещено требовать от застрахованных лиц сведения об ИНН.
В конце отчёта СЗВ-М наниматель указывает такие реквизиты:
- свою должность и инициалы. Например, генеральный директор Сидоров В.М.;
- дату оформления отчёта. Указывает её только в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 19.10.2017);
- печать. Ставит печать на отчёте только в случае её наличия.
Бланк можно скачать здесь.
Пример заполнения
В итоге отчёт СЗВ-М несложно заполнить. С этим может справиться каждый работодатель.
Если рабочий уволился
Работодатель составляет отчёт СЗВ-М, в котором отражает данные о всех сотрудниках, получающих премии, ЗП и иные суммы, облагаемые страховыми взносами. Это документ подтверждает страховой пенсионный стаж рабочего.
Согласно закону № 27-ФЗ, выписку СЗВ-М выдают при увольнении работников, при подаче заявления застрахованными гражданами при выходе на пенсию. Кроме того, этот документ наниматель каждый месяц отправляет в ПФР. При этом наниматель получает письменное подтверждение от застрахованного гражданина — своего работника, что он действительно получил выписку СЗВ-М на руки.
Как выдать
При увольнении работника выписку из СЗВ-М оформляют в 2 экземплярах. Первый отдают сотруднику, а второй остаётся у работодателя. На экземпляре нанимателя сотрудник ставит отметку о получении документа.
Письменное подтверждение выдачи работнику копии из отчёта СЗВ-М может быть в такой форме:
- подтверждение, написанное в произвольном порядке;
- подпись на 2 экземпляре СВЗ-М, который остаётся у бухгалтера;
- подпись в журнале выдачи СЗВ-М.
Подтверждение выдачи
Сроки
Часто работодатели задаются вопросом, за какой срок надо выдавать рабочему копии СЗВ-М при увольнении? В подобной ситуации количество отчётов соответствует числу месяцев, которые рабочий проработал в фирме.
Например, сотрудник проработал на предприятии 1 год. При увольнении он получает на руки 12 отчётов за каждый месяц.
Ответственность за непредоставление копий
В 2017 г. наниматель не несёт никакой ответственности за невыдачу сотрудникам копий отчётов СЗВ-М. Подобная ситуация была и в предыдущие годы. Однако, если рабочий не получил подобный отчёт, он может составить жалобу в госинспекцию по труду, в прокуратуру или в судебную инстанцию.
В 2017 г. наниматели должны выдавать работникам копии раздела 3 Единого расчёта по страховому взносу. Форму этого документа можно скачать из приказа ФНС от 10 октября 2016 г. № ММВ-7–11/551.
Отражение такого СЗВ-М в 1С
Перед созданием отчёта СЗВ-М в 1С 8.3 надо удостовериться в корректности информации о предприятии, потому что эти сведения нужно обязательно внести в этот документ:
В этом случае бухгалтер должен зайти в такие пункты программы 1С: Настройка -> Предприятие -> Организации.
Затем, бухгалтер указывает в программе такие данные о компании:
- название (сокращённое);
- регистрационный номер в ПФР;
- Индивидуальный налоговый номер (ИНН);
- КПП;
Кроме того, бухгалтер вписывает в 1С такие сведения о работниках:
- ФИО;
- СНИЛС;
- ИНН.
Сделать это надо в 1 очередь, потому что за каждый неправильно заполненный документ предусмотрены определённые штрафные санкции.
СЗВ-М является новой формой отчёта в ПФР с 2016 г. В программе 1С его можно открыть и составить по такому пути: Отчётность, справки -> 1С-отчётность. В подобной ситуации бухгалтер указывает отчётный период, и нажимает на кнопку «Заполнить». Далее, появляется таблица, которую автоматически заполняют сами сотрудники.
Если программа 1С работает одновременно с системой обмена документации с госорганами по коммуникационным каналам связи (ТКС), то нужные данные отправляют при нажатии кнопки «Отправить». Здесь же можно распечатать отчёт СЗВ-М.