Для понимания сути инвентаризации компьютеров необходимо разобраться что такое инвентаризация вообще. Про суть данных терминов, а также про способы и методы проведения учетных процессов пойдет речь в этой статье.
Что такое инвентаризация компьютеров
Понятие и цели
Инвентаризация — это процесс проверки наличия и состояния основных средств организации частной или государственной формы собственности. Основная цель проведения инвентаризации вообщем — проверка сохранности имущества и добросовестности материально ответственных лиц в организации.
Инвентаризация компьютерной техники — это комплексная процедура, во время которой:
- происходит проверка наличия техники;
- сверяются инвентарные номера, которые должны быть проставлены на каждом элементе офисной техники;
- может проводиться тестирование состояния компьютеров, принтеров, сканеров и других элементов офисной техники, которая используется сотрудниками организации в процессе работы.
Основные цели проведения инвентаризации таковы:
- проверка наличия ТМЦ (в частности, компьютеров) в помещениях организации;
- периодическая проверка качества составляющих оргтехники (марки и характеристики мониторов, системных блоков, принтеров);
- выявление фактов хищения имущества;
- проверка уровня амортизации, старения и изношенности приборов;
- анализ уровня использования техники сотрудниками компании.
Нормы
Процедура инвентаризации должна проходить четко в соответствии с требованиями закона. Именно поэтому в РФ разработана целая система нормативно — правовых актов, которые четко регламентируют проведение данной проверки:
- Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности»;
- Методические рекомендации по получению аудиторских доказательств в конкретном случае (инвентаризация);
- ФЗ от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Приказ Министерства финансов РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»;
- Постановление Госкомитета РФ по статистике от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
- внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции и порядки), которые разрабатываются с учетом конкретных особенностей функционирования организации.
Объекты и субъекты
Объектом инвентаризации считается все имущество, которое подлежит проверке на наличие и уровень амортизации. К объектам инвентаризации компьютерной техники можно отнести:
- компьютеры как целостные системы;
- мониторы;
- системные блоки;
- принтеры;
- сканеры;
- ксероксы;
- приемники флешек;
- отдельные сменные части системных блоков.
Субъектами инвентаризации являются сами предприятия, которые проводят. В частности, к субъектам можно отнести членов инвентаризационной комиссии.
Проведение инвентаризации
Теперь необходимо более детально разобрать процесс проведения инвентаризации, а также его нормативное оформление на предприятии (в организации).
Состав работ
Каждая инвентаризация в зависимости от целей ее проведения имеет ту или иную наполненность. Состав работ, которые должны будут проводится именно в этот раз, определяется руководителем организации, на балансе которой находятся компьютеры. В перечень работ могут входить такие моменты:
- пересчет единиц техники;
- сверка инвентарных номеров;
- сверка зарегистрированных мест расположения той или иной техники в кабинетах организации;
- анализ необходимости списания той или иной техники по старости и моральной изношенности;
- проверка качества работы операционной системы компьютеров;
- анализ эффективности использования краски на катриджах для распечатывания;
- проведение проверки компьютеров специальными программами либо по сети.
Постановление и приказ
Для проведения инвентаризации на предприятии издается приказ руководителя организации. Основные реквизиты данного приказа таковы:
- сверху указывается название юридического лица;
- чуть ниже пишется слово «Приказ»;
- на следующей строчке слева ставится дата регистрации документа, а справа его номер;
- на следующей строке прописывается название города, на территории которого расположено данное юридическое лицо;
- ниже пишется название приказа. Чаще всего это слова «О проведении инвентаризации»;
- в преамбуле указываются основные нормативные акты, которыми регулируется процесс проведения проверки, а также главная цель планового или внепланового контроля;
- пункт №1- констатация необходимости организации инвентаризации компьютерной техники или другого имущества по состоянию на определенную дату;
- в пункте 2 приказа обычно прописывается состав членов комиссии;
- необходимо прописать также перечень материально ответственных лиц, которые также обязаны принимать участие в контрольных действиях;
- срок проведения и порядок оформления итогов проверки.
Правила
Основные правила проведения инвентаризации таковы:
- четкое следование нормам нормативных актов;
- проведение детальной проверки всех объектов, которые прописаны в приказе, и находятся на балансе;
- присутствие всех членов инвентаризационной комиссии во время проверки.
Этапы
Основные этапы проведения проверки таковы:
- подготовка. Основные элементы данного этапа:
- подготовка приказа;
- определение цели и предмета инвентаризации;
- определение состава комиссии для проведения проверки;
- планирование срока проведения;
- действия по проведению. В рамках этого этапа будут проводится физические действия по пересчету и проверке наличия ТМЦ. Кроме этого, как известно, на компьютеры устанавливаются лицензионные программы, которые тоже приобретаются за деньги компании. Именно поэтому логично использовать специальные методы инвентаризации программного обеспечения:
- с помощью программы;
- по локальной сети.
Инвентаризация с помощью программы может помочь проверить:
- правильность учета компьютеров и другой оргтехники на предприятии;
- наполненность программного обеспечения ПК с помощью специального сканирования всех систем;
- проверить скорость работы компьютера;
- отследить использование всех важных программ, которые необходимы для работы сотрудников;
- проверить геоданные и многие другие функции.
В сети проводится инвентаризация компьютеров также специальными программами, технические возможности которых позволяют:
- вести учет всей техники, которая находится на предприятии;
- анализировать наличие и работу программного обеспечения на всех ПК;
- проверять систему на предмет вторжения со стороны.
Последний этап инвентаризации компьютеров — составление акта про инвентаризацию, который должны подписать все члены комиссии.
Акт инвентаризации
В данном акте должна быть указана следующая информация:
- дата проведения проверки;
- состав комиссии вместе с подписями членов комиссии;
- результаты проведения:
- количество объектов в наличии;
- данные про работу и использование программного обеспечения;
- другая важная информация;
- выводы по результатам:
- все объекты на месте, проблем и сбоев не выявлено;
- если есть расхождения с данными бухгалтерского учета, то необходимо объяснить причину этих расхождений и указать перечень лиц, виновных в возникновении недостачи;
- методы решения проблемы (как компенсировать выявленную недостачу, что делать с излишками).
Программа для такой инвентаризации рассмотрена в этом видео: