Проведение инвентаризации на складе как ключевое мероприятие в целях укрепления финансовой дисциплины предприятия

Компании, прошедшие период становления, рано или поздно переходят на ведение бухгалтерского учета. Это и требование законодателя в отношении коммерческих субъектов и необходимость получения достоверных сведений о состоянии финансово-хозяйственной деятельности.

Одним из методов предупреждения рисков потери материальных средств по причине неправильного отнесения затрат или влияния личностных факторов (хищения) является проведение инвентаризации. Мероприятие является общим для всей организации, охватывает все направления деятельности, объекты, по которым ведется учет. Основной целью инвентаризации является проверка соответствия фактического наличия корпоративных активов в данными бухгалтерского учета.

Чем регулируется ее проведение

Согласно требованиям законодателя, проведение ревизионных мероприятий по специально организованным местам хранения является не только внутренней необходимостью предприятий, но и требованием законодателя. Так сказано в Законе о бухгалтерском учете, статье 12. Результаты инвентаризации может запросить налоговая служба. Поводов для проведения сличения фактического наличия материальных средств с данными оборотных ведомостей более чем достаточно:

  • Перед предстоящей сдачей годовых форм отчетности;
  • В обязательном порядке перед планируемой сменой должностных лиц из числа руководства, передаче имущества и других активов в ведении другого предприятия в связи с реорганизацией и иными видами смены правового статуса предприятий;
  • При проведении организационно-штатных мероприятий, которые сопровождаются исключением из штата более чем половины сотрудников;
  • После наступления форс-мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение, техногенные факторы, которые привели к порче или полному уничтожению материальных и нематериальных активов;
  • В случае обнаружения фактов хищений ценностей предприятия, недостатка материалов на складе, недостачи в кассе.

Согласно общему правилу, все хозяйствующие субъекты обязаны организовывать проведение инвентаризации не реже, чем один раз в год. Стандартно датой фиксации соответствия данных учета и фактического присутствия ценностей по местам хранения является 1 ноября текущего года.

В этом видео показано как провести инвентаризацию товаров на складе в 1С Бухгалтерия 3.0:

Виды такого мероприятия

Согласно общей практике деятельности российских предприятий административными органами используются два основных метода внутренних ревизий.

  • Первый – выборочная проверка складских помещений, например, на предмет наличия наиболее дорогих материалов. Второй тип проверки – полная или сплошная, при которой комиссия проводит полную проверку согласно данным, которые вывели работники бухгалтерии.

Для работников склада, являющихся материально-ответственными лицами, инвентаризация может выглядеть как плановым мероприятием, так и внезапным. Если проверка регулярная, частота ее проведения закрепляется во внутреннем регламенте организации и обычно начальники складов к таким визитам всегда готовы. А вот для инвентаризации, проводимой вне рамок учетной политики, предъявляются не только требования контроля финансовой дисциплины, но и своеобразные аттестационные рекомендации к должностным лицам.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Порядок проведения инвентаризации на складеПроверка состояния склада для целей соответствия данным учета проводится в несколько этапов. Первая стадия мероприятия – создание специальных ведомостей, которые называются сличительными. Именно по ним работает созданная на предприятии комиссия и туда же заносятся результаты сверки данных. Если обнаруживаются недостатки или излишки материальных запасов, об этом делается отметка, берется объяснение с начальника склада.

На практике хозяйствующие субъекты могут халатно подходить к вопросам проведения инвентаризации, что приводит к сокрытию фактов несоответствия данных в межповерочных интервалах. Материально-ответственные лица могут не чувствовать ответственности и провоцировать еще большие потери для предприятия.

Порядок проведения, который рекомендован законодателем:

  1. Создается специальная комиссия. Обычно ее состав закрепляется в учетной политике предприятия, включая резервных должностных лиц (на случай отпуска, болезни);
  2. Оформляется план проведения мероприятий, если это внеплановая ревизия;
  3. Утверждается состав комиссии, план работы, руководитель визирует документацию;
  4. Бухгалтерия подготавливает сличительные ведомости, подписывает ответственным за ведение учета лицом;
  5. Все члены комиссии инструктируются;
  6. Результаты проверки отражаются в сличительных ведомостях;
  7. Отчеты сдаются в бухгалтерию;
  8. Руководитель получает доклад от председателя комиссии.

Инвентаризация товаров на складе в 1С 8.3 — тема данного видео:

Регламент

Состоит в расписании проведения проверок, указания объектов проверки и точного плана мероприятий. Например, такой регламент:

  1. Указывается тип ревизии: плановая, целевая, в рабочем порядке или ежедневная.
  2. Намечается цель проверки.
  3. Задействованные подразделения и лица.
  4. Подробный алгоритм, предписывающий действия должностных лиц по шагам.
  5. Оформление результатов с отчетом руководителю.

Приказ и документы

Для распоряжения по организации используется специальная форма финансового документа ИНВ-22. Оформленный бланк является указанием к началу проведения ревизии, в нем же указывается причина проведения проверочных мероприятий.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Образец приказа 

Приказ о проведении инвентаризации склада

Структура приказа включает его название, номера и даты утверждения, причины проверки и подробный состав комиссии. В ходе проверки невозможно полное приостановление деятельности хозяйствующего субъекта. По этой причине комиссия может инициировать создание следующих документов:

Основные проводки

  • По выявленным недостачам – дебетуется по счетам 94 (специальный счет недостач) и 91.2 (списывается на прочие расходы) при отсутствии виновных лиц. Если инициатор выявлен, делаются проводки Д73-К93 или Д50-К73 (внесено в кассу за счет удержаний);
  • Излишки приходуются в дебет счет 1, кредит 91 с признаком 1.

Акт

Поскольку результаты инвентаризации могут запрашиваться контролирующими органами, законодатель предусматривает специальную форму заключения. Это бланк ИНВ-3, в нем описывается фактическое наличие товарно-материальных ценностей, ассортимент, артикул и прочие характеристики предметов, хранящихся на складе.

Скачать бланк можно здесь.

Образец Акта ИНВ-3

Отражение в 1С

Нередко руководство предприятий и сами бухгалтеры недооценивают возможности прикладных программ для ведения учета. Так, в функциональность популярного софта 1С позволяет запускать сервис виртуального склада, в котором инвентаризация проводится в режиме реального времени. Таким образом предприятие может не терять ценные ресурсы на проведение проверки.

Инвентаризация товаров на складе в 1С:УПП рассмотрена в этом видеоролике:


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.