Потребность во внутренних проверках уже стала обыденностью для средних и крупных организаций. Малые компании не всегда проводят аудит из-за меньшего объема рабочих процессов, но и некоторым из них такой контроль смог бы принести немало пользы. Про совершенствование процесса проведения внутреннего аудита, планирование и его подготовку читайте в этой статье. У нас вы найдете также информацию о проведении внутреннего аудита на предприятии на примере.
Программа и график проведения внутреннего аудита
Планирование проверки — это один из очень важных этапов подготовки. В это время необходимо оценить общий объем работ, определиться с графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.
Программа проведения внутреннего аудита составляется совместно с планом. Чаще всего программа имеет персональную форму, учитывающую наиболее важные аспекты, подвергаемые контролю в конкретной компании. Этот документ описывает все нюансы деятельности аудитора и включает в себя такие пункты:
- Главная цель проведения внутреннего аудита.
- Область применения.
- Определения и сокращения.
- Данные о дополнительных документах.
- Перечень ответственных за применение.
- Описание процесса проведения аудита.
- График и периодичность контрольных проверок.
- Подготовка детального плана аудита.
- Подготовка необходимых документов.
- Последовательность сбора информации.
- Нюансы подготовки итоговой отчетности.
У нас доступен для скачивания график-план проведения внутреннего аудита (пример).
Программа проведения внутреннего аудита (пример)
Методики
Для получения достоверных результатов проверки во время аудиторского контроля необходимо придерживаться определенной методики проведения внутреннего аудита на предприятии. Необходимо заранее определить методы, планируемые для использования аудиторами и создать из них единую систему проведения, отталкиваясь от программы и плана проверки.
Допустимы такие методы:
- Контрольное сличение остатков
- Составление обратных калькуляций
- Общенаучные и научно-практические
- Хронологический и сравнительный анализ
- Восстановление учетных записей по документам
- Методы документальной и фактической проверки
- Формальная, арифметическая и нормативная проверка
- Проверка документации определенного хозяйственного процесса
- Изучение конкретного документа или ряда взаимосвязанных данных.
Методов на практике значительно больше, сюда входят опрос и наблюдение, доказательство и оценивание, а также ряд других приемов, причем за их выбор ответственны аудиторы.
Проведение внутреннего внутреннего кадрового аудита в организации рассмотрено в этом видео:
Система
Набор методов в системе проверки может значительно отличаться в зависимости от объекта контроля и глубины аудирования. По этой причине не существует единой качественной системы проведения внутреннего аудирования — каждая компания имеет свою структуру, что вынуждает изменять используемый порядок контроля.
При этом любая система проведения аудирования должна подчиняться следующим принципам:
- Этапности и регулярности
- Открытости и независимости
- Единообразия и системности
- Предупредительности и документированности.
Без учета этих принципов внутренняя проверка не может быть эффективной. Также важную роль в положительной результативности аудита играет его организация.
Организация проведения
Процедура проведения аудиторского контроля должна быть четко организована для исключения ошибок в работе самых проверяющих. Качественная организация деятельности аудиторов позволяет сделать контроль простым, быстрым и эффективным.
Подготовка
Проведение ВА всегда начинается с подготовки. Первым пунктом ежегодного контроля является соответствующее распоряжение руководства. Далее идет привлечение сторонней компании или формирование аудиторского штата из числа сотрудников. При наличии в организации уже созданной службы внутреннего аудита в приказе отражаются данные на проведение подготовки проверки и конкретные сроки.
Далее важным пунктом является планирование предстоящего аудита. На основании конкретной программы и плана выбираются адекватные методы, производится подготовка необходимой документации и окончательно определяются сроки ВА.
Приказ и соглашение
Приказ о проведении ВА выпускается непосредственным руководителей компании. Часто выпускаются 2 приказа — один на составление плана и программы аудитов, другой на начало их проведения. Поэтому непосредственным документом для начала действия является тот, который содержит в себе такие данные:
- Даты начала и сроки проведения проверок.
- Указание ответственных аудиторов и специалистов.
- Описание предоставляемых условий для проведения ВА.
- Меры, принятые для контроля за проведением аудиторской проверки.
Приказ на проведение внутреннего аудита в организации вы можете скачать здесь.
Приказ о проведении внутреннего аудита (образец)
Правила и порядок проведения внутреннего аудита описаны ниже.
Проведение внутреннего аудита СМК с целью соответствия ИСО 9001 показано в данном видеоролике:
Правила
Существуют определенные международные и российские стандарты проведения внутреннего аудита. При этом законодательно не запрещено разрабатывать свои внутрифирменные правила ВА. Основная часть федеральных стандартов касается деятельности сторонних аудиторов, регламентируя их работу для обеспечения качества предоставляемых услуг.
В то же время внутренние стандарты аудита, создаваемые конкретной компанией, не могут противоречить федеральным и международным правилам. Вне зависимости от уровня правил они все делятся несколько блоков. Из них 3 являются обязательными:
- Блок №1 отражает нюансы организационно-экономической деятельности аудиторов.
- Блок №2 указывает ответственность аудиторов, способы получения контрольных доказательств и порядок формирования выводов.
- Блок №3 содержит правила по выбору методик, оформлению документации, рабочие инструкции.
Важно понимать, что для получения достоверных данных по итогам аудита необходимо иметь структуру проверки с четкими правилами. Только систематизированная деятельность по определенным стандартам способна демонстрировать ясный результат.
Далее рассмотрим алгоритм и этапы проведения внутреннего аудита.
Пошаговые этапы
На первый взгляд проведение внутренней аудиторской проверки довольно простое. Эта процедура включает в себя всего 3 этапа:
- Предварительная подготовка.
- Сбор аудиторских доказательств.
- Оформление результатов проверки.
Часто эти этапы называются так: подготовительный, рабочий и завершающий. Упразднение или пренебрежительное отношение к любому из этапов лишает внутреннее аудирование какого-либо смысла.
- На этапе подготовки надо произвести планирование и собрать необходимые данные, документы и различные сведения об объекте контроля.
- Рабочий этап подразумевает непосредственное применение выбранных методов контроля, проведение тестов, поиск доказательств и документирование проведенных мероприятий.
- На заключительном этапе подводятся итоги проверки, выполняется анализ проведенного аудита и завершается подготовка документации.
Результаты осуществления
- Все результаты ВА в обязательном порядке должны иметь документальную форму для последующего изучения. Чаще всего под документами подразумевается сводный отчет или его более мелкие формы. В нем указываются не только сведения об обнаруженных недочетах, но и предполагаемые пути их устранения. Также в результатах проведения внутреннего аудита обязательно отражаются потенциальные способы повышения эффективности рабочих процессов.
- Помимо составления отчетов и прочей документации аудиторской проверки необходима и еще одна процедура. Важно заранее уточнить критерии эффективности работы проверяющих и по завершению внутреннего аудита производить анализ качества проведенного контроля.
- Часто такими критериями служат соблюдения заявленных рамок сроков проверки, наличие полных и внятных замечаний по всем изученным пунктам, указание потенциальных проблем в будущем. Также необходимо анализировать деятельность аудиторов на соответствие регламенту проверок и правильном использовании разнообразных методов контроля. Еще одним критерием является доступность, полнота и своевременность предоставление документации о проведенной проверке.
При проведении внутреннего аудита большая роль отводится и его подготовке (и не забывайте о чек-листе!). Без правильно проведенной подготовительной части невозможна качественная работа проверяющих. Единой системы аудита не существует, каждая компания самостоятельно комбинирует методы контроля, поэтому стоит особое внимание уделять и подготовке, и самой проверке, и анализу эффективности работы службы ВА.
Проведение внутреннего аудита системы менеджмента описано в этом видео: