Смена руководителя не должна сказаться на деятельности юридического лица-компании, и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.
Что такое акт приема-передачи дел при смене директора
Руководитель компании, являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.
Нормативное регулирование
И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:
- 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
- 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
- Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.
Кроме того процедура передачи дел генерального директора может быть закреплена на корпоративном уровне:
- Уставом фирмы.
- Приказом по компании.
- Положением о смене руководителя.
Кем и для чего составляется
Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:
- Лицо, передающее документы.
- Лицо, их принимающее.
- Глава комиссии.
Виды и особенности
Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:
- Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
- Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по решению учредителей. Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.
Как правильно составить
Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:
- Информационный блок с указанием названия компании, даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
- Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
- Опись документов и другого передаваемого имущества.
- Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.
Необходимые сведения
В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:
- Учредительных документов.
- Банковских документов.
- Документов, подтверждающих имущественные права компании.
- Лицензий.
- Договоров и контактов с партнерами.
- Печатей, штампов, бланков.
- Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.
Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации
При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:
- При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
- Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
- Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
- Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
- Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или акционерам компании, после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.
История из реальной жизни о том, как акт приема-передачи дел не был подписан, что привело к убытку владельца бизнеса — в видео ниже:
Бланки и образцы
Единой утвержденной формы бланка акта передачи не существует. Поэтому за образец можно взять форму из правил работы архивов или найти в интернете, и на ее основе разработать собственную форму акта. А затем закрепить ее в образцах бланков внутреннего документооборота.
Скачать бланк-пример акта передачи дел при смене директора можно здесь.
Акт передачи дел генерального директора (образец)