Статья расскажет о сущности, основных функциях и особенностях такого документа, как акт сверки расчетов. Рассмотрит форму составления и заполнения, определит обязанности сторон и обозначит юридическую силу документа.
Кто кому должен акт сверки
При сотрудничестве, организации, предприятия и фирмы часто производят совместные финансовые операции и расчеты. Для того, чтоб отобразить, а в будущем при необходимости подтвердить все произведенные расчеты, составляется такой документ, как акт сверки взаиморасчетов. Является первичным бухгалтерским учетным документом.
Такой протокол может укладываться между различными субъектами:
- покупатель и продавец/поставщик:
- между предприятиями разных или одного холдинга;
- между структурными подразделами одной компании;
- др.
Составляются и подписываются подобные бумаги из множества причин. К примеру, основанием может быть мониторинг финансовой составляющей долгосрочного сотрудничества, создание возможности отсрочки оплаты товаров, высокая стоимость декларируемых товаров, обширный ассортимент продукции, необходимость подтверждения различных видов задолженности и другие подобные причины.
Кто занимается разработкой документа
- Инициировать проведение сверки взаимных расчетов может одна из фирм-партнеров.
- Написанием акта занимается бухгалтерия предприятия, после чего тот утверждается двумя обязательными лицами: главным бухгалтером и генеральным директором.
Установленной формы, которую должна иметь бумага законодательством не предусмотрено, поэтому каждая организация может сформировать свой образец акта. Главное, должны присутствовать такие элементы, как наименование документа, названия организаций, между которыми он заключается, а также имена должностных лиц, в чьи полномочия входит подписание подобных договоров.
В свою очередь, вторая сторона проводит проверку полученных данных и если найдены расхождения – фиксирует их. После чего сверка так же закрепляется главбухом и руководителем компании-партнера, пишется второй экземпляр и передается инициатору проверки.
Юридическая сила
Главная особенность акта сверки взаиморасчетов в том, что он не имеет юридической силы, пока не признан двумя сторонами. Для того, чтоб он вступил в силу, нужны подписи бухгалтеров и управляющих обеих компаний, а также их официальные печати. Если партнеры не имеют камня преткновения, и данные в документе сходятся, достаточно лишь бухгалтерских подписей, но бумага останется всего лишь технической, не имеющей никакого правового влияния.
- В случае, если один из участников расчетов отказывается подписать отчет, это может стать основанием для подачи в суд, если претензии стороны подтверждаются соответствующей документацией.
- Если случается ситуация, когда одна из фирм нарушает пункты договора, чаще всего это невыплата определенной суммы, другая компания может подать иск в суд. В таком случае, среди других подтверждающих задолженность бумаг прибавляется акт сверки, который при рассмотрении дела может быть учтен, как косвенная улика, подтверждающая наличие долга, при условии, что акт подписан обеими сторонами. В случае неподписания акта, он может быть использован как косвенное подтверждение для непризнания долга.
- Еще одна юридическая функция документа – обрывание срока давности иска. Обычно, он составляет три года. Термин прерывается, если сторона, являющаяся должником, признает финансовый отчет, ставит на нем свои подписи и печать. В таком случае, исчисление судебного заявления начинается вновь. Такая особая функция прописана в 203 статье Гражданского Кодекса.
Заполнение акта по нескольким договорам
Как отмечалось ранее, подобные акты пишутся в произвольной форме. Обычно, имеют форму таблицы, где отмечается такая информация как дата операции, дебит, кредит и дополнительная информация. Если необходимо заполнить бумаги по нескольким договорам одновременно, они обычно, указываются в столбик, в хронологическом порядке. Если компания в части случаев выступает дебитором, а в других кредитором, то по каждому типу операций создаются отдельные формы.
Готовые образцы, шаблоны и макеты протоколов по сверке можно отыскать в интернете, а также создать самостоятельно в различных программах, начиная Microsoft Word и заканчивая, к примеру, программой С1.
Создание акта сверки по нескольким договорам описано на примере в данном видео:
Расхождение в данных
Информация в актах сверки может не совпадать с:
- Информацией в других внутренних финансовых протоколах;
- Информацией в акте второй стороны.
В первом случае причины может быть две: сбой в системе или невнимательность бухгалтера. И в первом, и во втором случае стоит внимательно сверить все данные и пересчитать финансы снова. Скорее всего, ошибка будет найдена и исправлена.
Во второй же ситуации все немного сложнее. Первое, что нужно предпринять, сообщить об ошибке партнеру и обоюдно перепроверить информацию, представленную в документации, если оплошностей не выявлено, но цифры все еще не сходятся, составляется протокол разногласий. В нем отмечается сальдо, получившееся в ходе расхождения.
Подписывает и утверждает его составитель. Подписи так называемого контрагента не нужно. Как и сам акт, протокол формируется в двух экземплярах, один из которых отправляется партнеру, другой же остается у фирмы-составителя.
Корректировка
Даже если нет явных признаков расхождений в суммах, стоит еще раз убедится, что дебит и кредит совпадают с реальностью, проводится процедура инвентаризации. Если после этого все-же обнаружатся недочеты, стоит провести корректировку.
Ошибки бывают существенные и несущественные, могут быть выявлены в разный временной промежуток после даты составления отчета, соответственно, и корректировка их происходит по-разному. Рассмотрим варианты:
- До окончания подотчетного года – в месяце выявления;
- Год окончен, но до бухгалтерского заверения – в декабре отчетного года;
- После бухгалтерского заверения, но до утверждения – в декабре того же года;
- После утверждения (если ошибка значимая) – по выявлению, фиксируя как «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»;
- После утверждения (мелкий недочет) – по выявлению, фиксируется как «Прочие доходы и расходы».
Степень тяжести ошибок обычно прописывается в таком документе, как Учетная политика и определяется индивидуально каждой организацией. Главный признак, когда упущение можно считать значительным – влияние на экономические решения пользователя.
Корректировка долга и взаимозачет по АС отражены в данном видео:
Обозначение взаимозачета
Бывает, что после составления протокола сверки, у партнеров возникают взаимные претензии или требования, если их удалось уладить – происходит взаимозачет. Эта операция подразумевает принятие обоюдных требований, закрытие (погашение) задолженностей дебета или кредита как одного, так и обоих контрагентов.
Часто, суммы задолженностей сторон расходятся. В таком случае, при взаимозачете происходит списание меньшего долга и у партнера, чья невыплаченная сумма больше, разница остается не закрытой.
Акт взаимозачета, также, как и сверки, оформляется по свободному образцу, но должен содержать такую информацию:
- основания, на которых заключается договор;
- суммы;
- сроки исполнения по каждому прописанному пункту;
- участники, между которыми укладывается акт;
- остаток долга одного из субъектов.
За какой период сдавать документ
Так как акт сверки не является обязательным документом, он не имеет обязательных сроков составления. Компании могут сформировать документ за такие периоды:
- месяц;
- квартал;
- год;
- весь период сотрудничества.
Таким образом, акт сверки финансовых данных является надежным способом контроля денежных операций между партнерами, который обеспечивает базис для обязательных выплат дебитных и кредитных задолженностей, возникающих между партнерами, а также мониторинга всех товарно-финансовых операций, осуществленных в тот или иной период сотрудничества.