Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает необходимость проведения инвентаризации активов и пассивов юридического лица в сроки и порядки им самим определяемые (статья 11). Следовательно, бухгалтеры составляют помимо прочего акты сверки с контрагентами для сверки состояния общих расчетов имевших место между участниками договора на определенную дату.
Кто может подписывать акт сверки
Уполномоченные субъекты
Законодательство не устанавливает требований к составлению и оформлению актов сверки. Но, правоприменительная практика такова, что акты сверки составляются. При составлении акта сверки желательно руководствоваться требованиями, предъявляемыми к оформлению первичной документации бухгалтерского учета (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете), невзирая на то, что акт сверки таковым не является.
В рассмотрении вопроса кому надлежит ставить подпись на акте сверки, мы будем отталкиваться от принципов корпоративного права закрепленных в Гражданском кодексе РФ:
- Права и обязанности юридического лица осуществляются его исполнительными органами согласно учредительным документам (статья 53), а также представителями уполномоченными на это доверенностью (статья 182).
- Исполнительный орган юридического лица — это руководитель (президент, директор, генеральный директор и т.д.). Руководителя назначает общее собрание учредителей протоколом, круг полномочий директора определен в уставе организации, трудовой договор с директором заключает общее собрание учредителей.
- Бухгалтер действует на основании трудового договора и должностных обязанностей. Подпись бухгалтера имеет юридическую силу, если он был уполномочен на совершение юридических действий, а именно подписание актов сверки взаиморасчетов приказом или доверенностью, предпочтительность и образцы которых приведены далее. Это также касается главного бухгалтера.
Одностороннее подписание
В правоприменительной практике акт сверки – документ подписываемый обеими сторонами. Порядок его составления и подписания рекомендуется оговаривать в заключаемом договоре.
Иногда, направляемые акты сверки снабжают пометкой, о том, что документ необходимо подписать или внести коррективы в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным. Такая пометка, а, следовательно, односторонний акт сверки будет иметь силу, только если была заранее оговорена в договоре или предусмотрена в законодательстве (например, по договору строительного подряда).
Правила составления
Мы отметили выше, что утвержденного образца обсуждаемого нами документа в законодательстве не существует, но наличие и соответствие нижеследующей информации в нем будет только на пользу бухгалтерии сторон:
- правильное указание всех реквизитов: названия обоих юридических лиц, организационно-правовые формы, юридические адреса;
- номер и дата договора;
- номера платежных поручений, актов выполненных работ или предоставленных услуг, накладных и т.п.;
- акт сверки сам должен иметь дату, сумму кредиторской и дебиторской задолженности;
- указание суммы задолженности в скобках прописью;
- отдельное выделение суммы НДС;
- заверение уполномоченными лицами: подписи, их расшифровку, должности и печати, как было указано в начале статьи.
Подпись на акте сверки — тема видео ниже:
Подписание при увольнении
Крупные предприятия при увольнении главного бухгалтера или работника, в чьи должностные обязанности входило ведение расчетов с контрагентами, составляют акты сверки обоюдных расчетов с контрагентами с последующим включением их к акту приема-передачи документов новому работнику. Процедура носит рекомендуемый, а не обязательный характер, ее проведение полностью подвластно решению собственника.
Доверенность на право подписи АС
Для того чтобы акт сверки, подписанный работником (например, бухгалтером) был легитимным, руководитель выписывает доверенность с указанием следующей информации:
- дата и город составления документа;
- если доверенность оформляется не на фирменном бланке, полные реквизиты юридического лица – работодателя;
- ФИО бухгалтера и паспортные данные;
- круг полномочий;
- с/без права передоверять полномочия;
- на какой период выдается;
- заверение подписи доверенного лица;
- подпись, расшифровка подписи, должность руководителя и печать.
Образец-бланк доверенности здесь.
Доверенность на право подписи АС
Приказ на право подписи
Некоторые организации предпочитают оформлять приказ на бухгалтера наделяющий его правом подписи. Приказ должен охватывать следующие пункты:
- дата, номер;
- название: о наделении правом подписи;
- причина: в связи с производственной необходимостью или в целях оптимизации документооборота;
- основание: статьи 7 и 9 закона «О бухгалтерском учете»;
- предоставление права первой подписи главному бухгалтеру актов сверки двусторонних расчетов;
- установление персональной и материальной ответственности;
- удостоверение подписи наделенного полномочиями;
- ознакомление с содержанием под роспись;
- возложение контроля над исполнением.
Образец приказа здесь.
Образец приказа
Регулирующее право для приказа – трудовое, в отличие от доверенности, которая выдается для действия вне предприятия. Регулирующим правом в этом случае является гражданское. На основании вышеизложенного, рекомендуется требовать с контрагента доверенность, а не приказ, в случае подписания документов не руководителем предприятия.
Письмо с просьбой подписать АС
Как и любое исходящее письмо, письмо контрагенту с просьбой скрепить подписью акт сверки должно соответствовать правилам деловой переписки и иметь следующую информацию:
- дату, номер;
- название организации адресата, организационно-правовую форму, точный юридический адрес;
- вежливое обращение к руководителю;
- ссылку на заключенный договор, реквизиты;
- просьбу завизировать прилагаемый акт сверки;
- подпись, расшифровка подписи, должность, печать (оттиск печати на письме оформленном на бланке не обязательна).
Рекомендуется всю исходящую документацию оформлять на бланке, в двух экземплярах: один для контрагента, второй для собственной канцелярии предприятия, на которой ставится подпись о получении корреспонденции первым.
Образец письма с просьбой подписать акт сверки здесь.
Образец письма с просьбой
Если контрагент не подписывает документ
Скрепление актов сверки подписью является добровольным действием. Давайте разберемся, какие действия предпринимать в случае неподписания акта сверки контрагентом. Как уже отмечалось выше, процедуру визирования акта сверки и сроки желательно предусматривать в договоре заключаемом с контрагентом. При направлении акта, в сопроводительном письме необходимо отметить: «документ необходимо подписать в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным».
В случае отсутствия ответных действий со стороны контрагента, необходимо отправить сопроводительное письмо с актом сверки по почте заказным письмом с уведомлением о получении адресатом. В случае последующего судебного разбирательства, договор, первичная документация, направленный акт сверки, претензия и уведомления о вручении будут служить доказательственной базой безуспешных попыток досудебного мирного урегулирования разногласия.
Риски
Невзирая на то, что акт сверки не является первичной документацией, и не предусмотрен в законодательстве, не стоит умалять его значение. Подписание акта сверки со ссылкой на первичные документы, датой подписания, основанием возникновения задолженности вызывает такие последствия как признание задолженности и прерывание срока исковой давности при условии его грамотного составления.
Сроки подписания
Напомним, что составление и подписание актов сверки носит добровольный характер, императивной нормы не существует, поэтому сроки подписания акта сверки предусматриваются сторонами в договоре. При отсутствии таковых, о сроках делается пометка в сопроводительном письме.
Суммируя вышесказанное: несмотря на то, что в законе отсутствует требование составлять акты сверки взаимных расчетов, для осуществления инвентаризации активов и обязательств бухгалтерам рекомендуется составлять этот документ. Подписывает его уполномоченное лицо: руководитель или бухгалтер на основании доверенности. Выше приведены образцы необходимых документов и даны практические советы по оформлению процедуры сверки счетов.
Много полезной информации о заполнении и подписании АС дано в этом видео: