При сотрудничестве с другими партнерами по бизнесу иногда возникают ситуации, когда требуется свериться по текущим платежам или долгам. В этом случае между двумя сотрудничающими организациями проводятся сверочные мероприятия. Они обычно завершаются актом сверки, который подписывают с обеих сторон бухгалтеры или уполномоченные представители организаций.
Что такое акт сверки задолженности
Документ, который фиксирует на определенную дату размер задолженности перед кредитором, называется актом сверки задолженности. Он нужен для того, чтобы указать должнику на его обязательства, возникшие перед поставщиком. Если дело доходит до судебных разбирательств, такой акт свидетельствует о правильности расчета и величине долга.
При определенных условиях может быть выявлена как дебиторская, так и кредиторская задолженность. В этом случае акт сверки даст возможность провести взаимозачеты и тем самым решить вопрос в досудебном порядке. Для того, чтобы взаимозачет был произведен достаточно будет проявления инициативы с одной из сторон. Только при принятии данных условий необходимо будет подписать акт сверки и приложить к нему акт о взаимозачете. Если все эти нюансы будут соблюдены, можно будет считать обязательства выполненными, а также задолженность реструктуризированной.
Например, вам отправлено письмо, в котором записано, что задолженность отнесена в пользу компании N. Что это значит? В случае, если между вашей компанией и компанией N были судебные слушания и вынесено подобное решение, это значит, что компания N вам должна. Все долговые обязательства данной компании признаны судом, и она обязана будет уплатить их вам.
Пример акта сверки взаимных расчетов при наличии задолженности
Форма документа
Поскольку законом не установлена специальная форма подобного документа, то бухгалтера многих предприятий берут за основу форму акта инвентаризации. Но все-таки стоит доработать его «под себя» каждому предприятию, так как могут быть неучтенные моменты.
В акте сверки задолженности обязательно должны присутствовать
- Название документа;
- Полные юридические наименования организаций, участвующие в данном мероприятии;
- Основания для представителей организаций. Это может быть доверенность от руководителя или запись в Уставе.
- Число и месяц проведения сверки.
- Период времени, за который производится отчет;
- Документы, предварительно подтверждающие задолженность. Это могут быть фактуры, счета, договора и прочие первичные документы;
- Если должник признает сумму задолженности стоит сделать соответствующую запись в акте с его подписью. Это может стать отличным аргументом в суде, в случае отказа от выполнения обязательств в дальнейшем;
Погашение долга по акту
Если ваш должник подтверждает факт долга путем подписания акта сверки, можно совместно составить и утвердить график погашения долга. Согласно этому графику должник просто будет перечислять или вносить в кассу наличными денежные средства. В назначении платеже можно будет указывать те платежные документы, по которым возник долг.
В том случае, когда долг небольшой и достаточно одноразового погашения, должник может потребовать от вас выписать счет на сумму долга. Здесь можно посоветовать выставить ему счет. В нем можно сослаться на акт сверки, либо указать номера платежных документов, по которым есть недоплата.
По сути, при признании за собой долга никаких дополнительных счетов не требуется. Но бывают такие должники, которые просто хотят потянуть время, поэтому стараются найти всякие преграды для уплаты долга.
В том случае, если должником погашена часть задолженности, которая была зафиксирована актом сверки кредитор может списать эту часть. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ или распоряжение о ликвидации части долга.
Основанием для принятия такого решения должно служить наличие докладной записки из бухгалтерии за подписью главного бухгалтера. В этом документе обязательно указываются основания для списания и должны быть приложены все платежные документы, подтверждающие оплату.
Списание задолженности
В том случае, когда списание происходит в результате безнадежной задолженности в приказе указывается сумма, причина и основание этого действия. В бухгалтерии это оформляется бухгалтерской справкой, которая подтверждает подлинность этой операции.
Для этого к справке нужно приложить документальное подтверждение признания задолженности безнадежной. Это может быть выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации предприятия должника, договоры, фактуры и другие.
Списание кредиторской и дебиторской задолженности по акту сверки в 1С описано в этом видео:
Письмо об оплате
Если по акту сверки была зафиксирована задолженность стоит направить должнику претензионное письмо. Оно пишется в следующем порядке:
- Письмо рекомендуется писать на фирменном бланке организации;
- На нем должно быть название организации, адрес местонахождения и юридический адрес предприятия;
- Перечень документов из-за которых появился долг;
- Данные этих документов;
- Общая сумма долга;
- Тест письма, в котором точно описаны сроки погашения долга;
- Данные платежных банковских счетов, куда нужно отправить денежные средства;
- Виза руководителя предприятия или сотрудника, который уполномочен подписывать такие документы;
- Дата документа.
В случае получения дебитором такого письма, он вправе ответить на него. Ответ может быть составлен как согласие с фактом задолженности. Ответное письмо может восстановить срок исковой давности. Оно еще может называться гарантийным письмом или договором о реструктуризации долга.
Но если должник не признает долг и не согласен с актом сверки задолженности, то такое письмо говорит о том, что должник будет гасить долг только после судебного разбирательства, если таковой будет признан судом действительным.
Возврат денежных средств по такому документу
При постоянном сотрудничестве часто бывают нестыковки по оплате или переплате по каким-либо платежным документам. Это происходит из-за обычной невнимательности сотрудников, заполняющих документы. Или в случае, когда уже произведена оплата, а товар был возвращен на склад поставщику. При возникновении подобных ситуаций следует сообщить в бухгалтерию поставщика о сложившейся ситуации и составить акт сверки. После этого стоит обговорить сроки возврата денег.
Написать письмо в компанию, которая должна вернуть вам деньги нужно следующим образом:
- На официальном бланке вашего предприятия пишем кому вы адресуете свое послание. Это имя компании и должность официального лица (руководитель или старший бухгалтер);
- Следующим этапом нужно написать саму причину обращения с просьбой вернуть ошибочно уплаченную сумму;
- В конце нужно подробно указать данные о счетах, куда следует отправить долг;
Завершить письмо стоит датой написания послания и подписью.
Корректировка задолженности
При подписании акта задолженности бывает вскрываются ошибочные сведения и нужно внести корректировку.
Например, в акте сверки за 25.09.2017г. на предприятии А вскрылась ошибка. При отражении стоимости приходованных материалов за 20.07.2017 г. бухгалтер вместо 10 000 рублей внесла сумму 100 000 рублей. Так как ошибочно внесенные сведения открылись до конца годового периода, надо будет в сентябре 2017 года в бухучете предприятия отобразить:
- Дебет счета 10 – кредит счета 60 на сумму 90 000 рублей (100 000-10 000)
- Дебет счета 19 – кредит счета 60 на сумму 16 200(НДС 90 000*18%)
Бывают несущественные ошибки, которые не повлияют на финансовое состояние предприятия. При чем, какие суммы могут пошатнуть экономическое состояние предприятие решает сама.
- Данное решение обычно закрепляется в Учетной политике организации. В проводках нужно отобразить: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» — Кредит 62 на 90 000 рублей.
- В том случае, когда ошибку посчитали существенной исправлять ее нужно 31.12 2017 записью: Дебет 62 – Кредит 90 «Продажи» СТОРНО на 90 000 рублей.
Срок исковой давности
Надеясь на добросовестность покупателя, часто поставщики отпускают товар без оплаты. В случае, когда должник не оплачивает накопившуюся задолженность в течение 3-х лет, такой долг должен быть списан на убытки предприятия. В таких случаях самое главное правильно посчитать срок давности.
Сроком исковой давности называется время, в течение которого вы можете взыскать с должника денежные средства, которые он вам задолжал за товар. Следует знать, что данный срок считается с того времени, с которого должник документально узнал о нем. Если в течение 3-х лет должник хотя бы раз оплатил любую часть долга, то срок давности начинает исчисляться заново. Таким образом срок исковой давности может стать бесконечным.
Как сделать акт сверки на несколько договоров, смотрите в этом видео: