Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.
Общие сведения
Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:
- акты приемки;
- акты недостачи;
- акты возврата;
- другие акты.
Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.
Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:
Функции и роль документа
Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.
- Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
- Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
- Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.
При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.
Нормативное регулирование
Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.
- ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
- ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
- ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.
О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:
Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке
- Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
- После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
- Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
- Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
- Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
- Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
- Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
- Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
- Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.
Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.
Образец акта о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.
Что делать дальше с таким документом
- После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
- Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.
Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео: