Чтобы не иметь проблем с налоговой инспекцией, нужно всё делать по букве закона. Как правильно регистрировать счета-фактуры (СФ) с учётом исправлений, как аннулировать и сторнировать счета в КПП? Вопросы сложные, но разрешимые.
Регистрация счёта-фактуры покупателем в книге покупок и продаж
Счёт фактуры является документом, без которого нельзя законным образом принять сумму налога на добавочную стоимость для компенсации или вычета. Налоговая инспекция изучает информацию, занесённую в книгу покупок и продаж, а также журнал счетов фактур. Если данные по этим документам совпадают, а нарушений при регистрации не выявлено, то заключённая сделка считается действительной и законной.
Регистрация счетов-фактур на аванс в 1С:ВДГБ описана в данном видео:
Обязательные реквизиты
Реквизиты, обязанные быть в СФ:
- код и дата оформления счёта;
- название, местонахождение, идентификационный код покупателя и плательщика;
- номера платёжно-расчётных документов (если нужно заплатить аванс за получаемый груз);
- название полученных товаров, их объём, описание оказанной услуги;
- цена за приобретённый товар, сделанную работу или оказанную услугу без учёта НДС;
- цена за приобретённый товар, сделанную работу или оказанную услугу с учётом НДС и налоговой ставки;
- акцизная сумма;
- страна-поставщик приобретаемого товара.
При этом:
- Счёт фактура заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Если фирма имеет несколько отдельно работающих подразделений, то они должны самостоятельно учитывать все счета фактуры. Если речь идёт о частном предпринимателе, то подписывает только сам частный предприниматель.
- СФ обязаны вести все налогоплательщики НДС (в том числе и освобождённые от него) и поставщики по окончании каждого квартала после 20 числа следующего месяца. Документ оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны).
- Книга продаж и покупок может вестись либо в электронном виде, либо на бумаге (по желанию налогоплательщика). Если выбирается первый вариант, то важно внести усиленную подпись руководителя с цифровой защитой. При втором – страницы нумеруются вручную, ставится синяя печать предприятия, а документ прошнуровывается.
Внесение изменений
Любые изменения в счёте фактуры в книге покупок и продаж регистрируются так:
- Если счёт исправляется в последующем квартале от уже сданного отчёта, то запись об аннулировании и последующая регистрация, указываются в дополнительном листе и прикрепляются к предыдущему кварталу.
- Если счёт исправляется в текущем квартале, то те же данные указываются в том же действующем квартале.
Показатели общей суммы вносятся в дополнительный лист с пометкой «-», а новые исправленные данные с пометкой «+». Если сумма налога на добавочную стоимость за это время не изменялась, то ничего пересчитывать не придётся. Однако, если, в процессе исправления, сумма НДС за прошлые кварталы была занижена, то придётся всё пересчитать заново и подать в налоговую – декларацию с уточнением, почему это произошло.
Какие СФФ попадают в КПП
Книга продаж заполняется продавцом в последовательном порядке. Регистрируются в книгу продаж такие услуги, документы и товары:
- аренда жилья для рабочих в командировке, их перевозка туда и обратно, услуги в поездах (постельное бельё);
- продажа товаров, передача организации или частному предпринимателю прав на имущество за расчёт наличными;
- получение аванса за будущие поставки или оказываемые услуги;
- купля-продажа валюты либо ценных бумаг от частного имени или имени биржи;
- перевод средств и оказание финансовой помощи в благотворительные фонды или другие спецучреждения;
- продажа товаров заграницей;
- ведение деятельности в пользу другой организации или другого лица согласно договорам.
Под регистрацию в книгу покупок в последовательном порядке попадают счета фактуры:
- при ввозе груза из-за границы;
- внесение авансовой платы за груз или услуги с примечанием «частичная оплата»;
- принятие прав на имущество;
- ведение деятельности на благо другой организации;
- приобретение нематериальных активов.
Книга покупок хранится 5 лет от даты последней внесённой информации. В книгу покупок не попадают счета фактуры от:
- безвозмездной передачи имущества, товаров, прав, нематериальных активов;
- покупателей, предоставивших задаток или аванс;
- членов биржи при покупке или продажи валюты и ценных бумаг;
- реализатора товара, выписанного на имя агента.
Регистрация счетов фактур на аванс в 1С:Бухгалтерии 8 — тема данного видео:
Если в книге не отражается СФ
Иногда в книге покупок не отражается счёт фактуры. Такое может происходить из-за несоответствия дат, поскольку документы могут оформляться задним числом или товар, оборудование и документы часто приходят в разное время.
- Чтобы счёт фактуры высветился в книге, нужно снять галочку с пункта «Отразить вычет НДС датой получения». Тогда даты будут числиться одним квартальным периодом.
- Ещё один способ – убрать галочку с пункта «Включать НДС в стоимость». Это позволит принять налог по пришедшим товарам к вычету.
Если указан неверный номер
Когда высвечивается неправильный номер счёта фактуры, то его нужно аннулировать с помощью дополнительного листа, внеся туда нужные исправления. Затем составляем документ «Отражение НДС к вычету», указываем там дату выявления ошибочного регистрационного номера, и в настройках отмечаем по каждому пункту галочку.
Теперь верная запись счёта фактуры зарегистрирована. Единственное, что остаётся – это сдать в налоговую инстанцию декларацию с уточнениями об исправленных ошибках.
Как аннулировать счёт-фактуру
- Аннулирование счёта в том же периоде, что и текущий налоговый квартал, происходит с внесением исправлений в дополнительный лист, где показатели ставятся со знаком «-», а в самом листе указывается действующий налоговый период.
- Аннулирование счёта в период, не совпадающий со временем регистрации счёта фактуры, проходит по то же схеме. Даже если не нужно вносить исправления, всё равно используются дополнительные листы и делаются в них записи об аннулировании.
Как сторнировать СФ
Так как в бухгалтерии ничего нельзя удалять и зачёркивать, было введено такое понятие как сторно. Сторно – это бухгалтерский инструмент, который позволяет вносить исправления в документы, если были обнаружены ошибки в них. В документе его можно увидеть, если стоит знак «-». Сторнирование счёта фактуры должно быть заверено подписью бухгалтера, проведшего эту операцию. Даты сторнирования и бухгалтерской справки должны быть одинаковыми.
Основные правила сторнирования:
- если ошибка обнаружена в текущем налоговом периоде, то сторно указывается под датой последнего дня этого квартала;
- если ошибка выявлена в последующем, после сдачи документов, периоде – сторно разрешается указывать под датой обнаружения ошибки;
- сторно должно быть подтверждено бухгалтерской справкой с указанием причины изменений и суммы новых записей.
Бухгалтерия не терпит вольностей. Поэтому всё нужно делать законно и обоснованно.
Регистрация исправленных счетов-фактур описана в этом видеоролике: