Книгой продаж называется разновидность отчёта при реализации разного рода товаров и услуг путём занесения в неё счетов-фактур, контрольных лент и форм строгой отчётности. Книгу продаж обязаны вести все предприятия и ИП, начисляющие и уплачивающие налог по общей системе, а также выступающие в качестве налоговых агентов и занимающиеся экспортной и комиссионной торговлей.
Заполнение книги продаж
Обычно заносятся сведения из счетов-фактур при продаже продукции по безналичному расчёту, из лент ККМ. Данные по кассовым лентам заносятся прямо в книгу, на эти операции других видов документации не предусмотрено.
Занесение счетов-фактур требуется для начисления НДС при:
- предоставлении товаров и услуг;
- получении авансовых платежей и любых поступлений, расширяющих налоговую базу;
- осуществлении возврата товаров, принимаемых к учёту;
- передаче товара, исполнении работ или предоставлении услуг в интересах собственного предприятия;
- уплате налогов;
- осуществлении финансовых и других операций в роли налогового агента;
- осуществлении деятельности, освобождаемой от начисления налогов.
Порядок
- Вначале оформляется верхняя часть книги продаж: туда вписываются реквизиты предприятия или ИП, указывается идентификационный номер, причина постановки на учёт и налоговый период.
- Далее сведения вносятся в отдельные графы: в каждой из граф 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б, 9 следует подсчитать итоговые величины на конец каждого из истекших налоговых периодов.
Правила ведения книг
Правила ведения КПП просты, но иногда в книге продаж требуется произвести преобразования. В таких случаях заводится дополнительный лист, куда вписывается вновь полученная информация по ошибочному счёту.
- Необходимо проследить, чтобы окончательная сумма совпадала с размером выплат в декларации по НДС. Он оформляется на тот же период, что ошибочный счёт-фактура до того, как в него были внесены изменившиеся сведения.
- Счета-фактуры фиксируются в порядке их поступления в течение периода, когда появляются обязанности по уплате налогов.
Если операции проводятся с получением бланков строгой отчётности, они также вносятся в книгу. Иногда вводятся обобщённые данные по таким документам с составлением описи по итогам таких операций за месяц.
Как в 1С сформировать книгу продаж, смотрите в этом видеоролике:
Примеры
На каждой странице ставится её номер по порядку, подпись руководителя и печать. Затем листы следует сшить нитью. После сшивания книга хранится 5 лет.
Как отразить экспорт
При осуществлении экспортных операций не существует особых правил по заполнению книги продаж, записи осуществляются по счетам-фактурам, как при проведении других операций. Разница состоит в том, что при проведении экспортных операций продавец, получив авансовую плату за экспортные поставки, не предоставляет предварительные счета-фактуры.
- Счета-фактуры оформляются в течение 5 суток со дня отгрузки. Их регистрируют по общим правилам в том периоде, когда возникло обязательство по выплате налога.
- Налоговое обязательство появляется в последний день квартала, за который предоставлена вся документация с подтверждением экспорта. Если документы в срок собрать не удаётся, то обязательство появляется в день фактической отгрузки.
- По экспортным операциям право на налоговый вычет появляется в момент исчисления базы налогообложения.
Как отразить розничную продажу
При выплате НДС предприятия розничной торговли исчисляют и выплачивают налог по общим правилам. Но счета-фактуры и регистры по НДС оформляются по своим правилам.
При наличном расчёте
- Если предприятие реализует продукцию за наличный расчёт, при этом не оформляются счёта-фактуры, то требуется использовать и зафиксировать сведения по ККТ за искомую дату.
- Если такой ленты нет, то возможно использовать любой другой документ, выдаваемый покупателю вместо чека. В разделе «Код вида операции» (гр. 2) следует проставить код 26 (по неплательщикам НДС и физлицам).
Безналичный расчет
- При продаже за безналичный расчёт оформление счёт-фактуры обязательно. Она составляется в единственном экземпляре после налогового периода.
- При оформлении книги при получении средств наличными и безналичными требуется исключить стоимость продукции, проданной по безналичному расчёту, из общей суммы итоговой выручки по ККТ.
Следовательно, при реализации продукции и услуг физическим лицам по наличному расчёту запись в книгу продаж заносится на основе ККТ.
Изменения в КП
Если требуется внести изменения до конца налогового периода, то не нужно оформлять новый дополнительный листок: ошибочные данные корректируются прямо в книге покупок. Используется следующий порядок действий:
- Счёт-фактура признаётся недействительной, то есть в книгу вносится его минусовое значение.
- Счёт-фактура с новыми скорректированными значениями вносится в книгу.
Как сформировать книгу по одному контрагенту
Необходимость в этом возникает редко, только по требованию налоговых органов для проверки уплаты налогов конкретным контрагентом. В этом случае составляется выписка из книги продаж в бумажном и электронном варианте.
Правила составления:
- В правом верхнем углу – реквизиты местного управления ФНС, полное наименование, ИНН, КПП предприятия-продавца.
- Месяц сделки.
- Сумма сделки.
- Отметки о том, какая часть сделки охватывается НДС по разным размерам ставок.
- Часть сделки, освобожденная от НДС.
Все столбики подсчитываются и заверяются подписью и печатью. Общие правила:
- Выписка заполняется только на одного контрагента.
- Каждый лист выписки заверяется печатью и подписью руководителя.
- Листы требуется пронумеровать и прошнуровать.
Заполнение книги покупок и продаж в 1C 8.2 отражено в видео ниже:
Как заполнить КП для восстановления НДС
Если требуется восстановить НДС, величина суммы к восстановлению заносится в книгу продаж. Требуется использовать счета-фактуры, использованные при вычете входного налога.
- Это означает, что для восстановления определённой суммы к вычету требуется зафиксировать счета-фактуры на общую сумму, аналогичную размеру средств к восстановлению.
- При непригодности или утере этих счетов-фактур записи осуществляются по бухгалтерской справке, в которой рассчитывается размер НДС к восстановлению.
- В случае восстановления НДС из-за снижения стоимости приобретённой продукции следует зафиксировать в книге корректировочный счёт-фактуру.
Как в 1C заполнить книгу
- В разделе «Отчёты» следует найти «Книгу продаж» и занести в неё все данные за отчётный период, после чего возможно увидеть реализацию за данный период.
- Следующий шаг – это составление декларации по НДС. Для этого следует зайти в «Анализ учёта по НДС». Его также следует заполнить за отчётный период, после чего наглядно видны все начисления и вычеты. Выводится сумма НДС к оплате.
- Все данные выводятся с расшифровкой, для расшифровки нужно щёлкнуть на нужном поле.
- В итоге появляется отчёт.
В последнее время необходимо предоставлять все отчёты в налоговую инспекцию в электронном виде. Поэтому книги покупок и продаж также требуется составлять и хранить в виде файлов. При ведении бумажных книг продаж и покупок возможны ошибки при переносе сведений в компьютер, поэтому требуется регулярно проверять и сопоставлять сведения в книгах продаж.
Хранить документы в электронном виде удобнее, составлять отчёты легче. При необходимости предоставления сведений для отчёта возможно проставить электронную подпись руководителя.
Заполнение графы 19 книги продаж в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 — тема видео ниже: