Должностная инструкция архивариуса: необходимые знания, основные обязанности и степень ответственности

Каждое учреждение располагает документальным архивом, требующим тщательного системного подхода. Определенные бумаги, например, личные дела, распоряжения, приказы нужно хранить в течение длительного времени. Ценную информацию следует расфасовать по папкам и описать по датам, так как это значительно облегчает и ускоряет поиски. Эту непростую работу обычно доверяют профессиональному архивариусу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

Или позвоните нам по телефонам:

+7 (499) 450-01-33 (Москва)
+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!

О документе

Перечень обязанностей, прав и основных функций работников отражаются в разных документах. Рядовой сотрудник и заместитель руководителя пользуются должностными инструкциями, директор – уставом, а начальники подразделений (отделов) – соответствующими положениями.

Должностная инструкция архивариуса является внутренним локальным актом учреждения, содержащим в себе основной перечень функций, обязанностей, поручений и прав. Письмо Роструда № 3042-6-0 называет инструкцию не просто формальной бумагой, а документом, регламентирующим организационно-правовой статус специалистов, требования к квалификации, порядок утверждения и разрыва трудовых взаимоотношений и прочие условия. 

Его особенности

Составление должностной инструкции архивариусаСоставление должностной инструкции архивариуса предполагает использование следующих документов:

  1. Единого квалификационного справочника должностей служащих.
  2. Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004, отражающего требования, обязательные к соблюдению при оформлении бумаг.
  3. Общегосударственного классификатора, принятого в начале 1997 г.
  4. Трудового Кодекса.
  5. Локальной нормативной документации.

Архивариус должен уметь:

  • получать и выдавать дела;
  • хранить и использовать подотчетные бумаги;
  • вести учет и формировать отчеты;
  • правильно описывать и хранить документацию;
  • обращаться с компьютером и иной офисной техникой;
  • эффективно работать в режиме многозадачности;
  • грамотно формулировать свои мысли как письменно, так и устно.

Чтобы приступить к выполнению должностных обязанностей, специалист должен располагать высшим, неоконченным высшим или средним образованием, а также основными аспектами делопроизводства.

Для кого составлена

Архивариус – это хранитель архива. Обучение профессии предполагает освоение специальности «Архивное дело» или курса «Делопроизводство». Самой главной обязанностью специалиста является сохранение порядка во вверенных ему владениях.

  • Архив может располагаться на любом предприятии. Это может быть городской суд. Здесь хранятся тысячи дел, которые могут потребоваться кому-либо из сторон, судье, адвокату, а также сотруднику из вышестоящей инстанции, например, если осужденный не согласен с вынесенным приговором и подал апелляционную жалобу.
  • Архивариус может трудиться в стенах бюджетного медицинского учреждения, например, родительного дома. История, в которой отражены основные показатели, связанные с появлением на свет младенца, должны храниться в течение 25 лет. А еще на каждом предприятии должен быть архив кадровика, бухгалтерской и финансовой служб.
  • Образовательные учреждения могут складывать в архив: финансовую отчетность, результаты тестирований и экзаменов, документы об учениках, в том числе конфиденциальную личную информацию. Срок хранения бумаг зависит от норм, утвержденных действующим законодательством.
  • Музейные архивариусы обычно систематизируют учет экспонатов в соответствии с историческим периодом. Государственные учреждения могут вести и сохранять отчеты об уровне смертности и рождаемости, собирать копии различных документов.
  • Бывает даже, что специалиста архива нанимает частное лицо для составления генеалогического древа или для систематизации записей, имеющих историческую ценность для отдельно взятой семьи.

Как разработать и внести правки

Составление должностной инструкции архивариуса и ее составителиБазой для разработки должностной инструкции архивариуса является Положении о структурном подразделении. Документ утверждается руководителем предприятия. За разработку отвечает специалист отдела кадров или начальник отдела. Перед утверждением должностную инструкцию следует согласовать со специалистом юридического отдела (при наличии в учреждении, например, юристом, юрисконсультом, директором по правовым вопросам).

Трудовой Кодекс не содержит информации о последовательности внесения изменений в документ, поэтому организация может самостоятельно утвердить порядок путем разработки внутреннего локального акта.

При исправлении следует учитывать:

  • способ оформления должностной инструкции (самостоятельный документ или приложение к трудовому договору);
  • характер вносимых новшеств.

Если должностная инструкция – это приложение к основному договору, то ее корректирование можно оформить только через составление дополнительного соглашения. Игнорирование требования грозит отказом работника от новых обязанностей.

Положения должностной инструкции архивариуса

Главным назначением любой должностной инструкции является распределение обязанностей, прав и ответственности между специалистами.

Общие положения

Назначение на такую должностьпредполагает наличие среднего или высшего профессионального образования. Принимает на работу, освобождает от должности и отдает распоряжения руководитель учреждения.

Если работник отсутствует на рабочем месте (заболел, направлен в командировку и т.д.), то руководитель может передать его права и обязанности другому специалисту.

Основополагающие документы при исполнении трудовой функции:

  • положение об архиве учреждения;
  • инструкция, регламентирующая работу архива;
  • должностная инструкция.

Если структура организации предусматривает несколько штатных единиц в архиве, то такой работник является их непосредственным начальником.

Должностные обязанности

Составление должностной инструкции архивариуса и ее положенияСреди основных обязанностей можно выделить:

  1. Обработку входящих и исходящих документов, а также своевременную доставку корреспонденции до места назначения.
  2. Контроль за правильностью исполнения запросов и за соблюдением сроков.
  3. Организацию учета, хранения, регистрации и передачи текущих документов в подразделения.
  4. Разработку инструкций, касающихся вопросов делопроизводства.
  5. Обеспечение подчиненных необходимой справочной информацией, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами и хозяйственным инвентарем.
  6. Подготовку справок, подтверждающих срок исполнения документа.
  7. Активное участие в подготовке совещания, организуемого руководителем.
  8. Создание и распечатку служебной документации.
  9. Организацию защиты информации, содержащей тайну государственного, коммерческого или служебного характера.
  10. Руководство делопроизводством на предприятии.
  11. Разработку мероприятий, направленных на совершенствование и модернизацию рабочего процесса на «своей территории».
  12. Обеспечение установленного режима доступа к информации.

Права

Такой работник наделен следующими правами:

  1. Вносит на рассмотрение руководителя предложения, направленные на улучшение работы отдела.
  2. Возвращает на доработку документы, если они не соответствуют установленным требованиям.
  3. Проверяет порядок ведения документооборота в других структурных подразделениях.
  4. Визирует бумаги, непосредственно связанные с работой отдела.
  5. Сотрудничает с руководителями отделов по вопросам оборота документов, с заведующим хозяйством в части обеспечения бланками, канцтоварами и средствами оргтехники, с юридическим отделом по правовой обоснованности составленных документов и с кадровиком в части приема, увольнения и перемещения сотрудников.
  6. Дает распоряжения, которые в обязательном порядке должны исполняться работниками архива.
  7. Сообщает руководству о собственных предложениях, касающихся поощрения лучших сотрудников и наложения взысканий на специалистов, нарушающих трудовую дисциплину.

Ответственность

В соответствии с занимаемой должности  он отвечает за несвоевременное или некачественное исполнение своих обязанностей, за допущенные нарушения в рамках административного, гражданского и уголовного законодательства, а также за причиненный материальный вред.

Скачать пример ДИ архивариуса можно здесь.

ДИ архивариуса (образец)

ДИ помощника архивариуса

В соискателе, претендующем на должность помощника архивариуса, работодатель обычно желает видеть следующие личные качества: прекрасную память, желание трудиться, спокойствие, внимательность и опрятность. Должностная инструкция специалиста состоит из определенных разделов.

Общие требования

Должность помощника архивариуса может занять специалист со средним образованием или с удостоверением, подтверждающим прохождение курса по профилю «Делопроизводство». В отношении вакансии нельзя предъявлять требования к стажу. Специалист является техническим исполнителем.

Помощник архивариуса должен знать:

  • правовую документацию, используемую в работе;
  • последовательность приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
  • порядок составления описей;
  • основы Трудового Кодекса;
  • правила внутреннего трудового распорядка и нормы безопасности.

Подписать заявление о приеме на работу и расторгнуть трудовые взаимоотношения может только руководитель учреждения.

Должностные обязанности

Помощник архивариуса:

  1. Ведет архивный учет в учреждении.
  2. Принимает документы и обеспечивает их хранение.
  3. Участвует в формировании номенклатуры и следит, чтобы сданные в архив бумаги были правильно оформлены.
  4. Отвечает за шифровку единиц хранения, систематизацию и хранение дел.
  5. Формирует справочную информацию, значительно упрощающую поиск нужного документа.
  6. Готовит сводную опись документов, находящихся на постоянном и временном хранении, а также актов, необходимых для списания, ликвидации или передачи бумаг в городской архив.

Прежде чем приступить к исполнению обязанностей, помощник архивариуса должен внимательно изучить: действующую нормативную базу, устав предприятия, приказы вышестоящего начальства и утвержденную должностную инструкцию.

О роли ДИ расскажет это видео:

Права

Помощник архивариуса имеет право:

  1. Предлагать руководителю варианты улучшения и повышения эффективности своей работы.
  2. Запрашивать в других подразделениях информацию, связанную с выполнением трудовой функции.
  3. Просить содействия руководства в части обеспечения рабочего места и предоставления документов, необходимых для работы.
  4. Знакомиться с бумагами, касающимися его прав и обязанностей.

Ответственность

Составление должностной инструкции архивариуса и его помощникаНа помощника архивариуса в зависимости от вида и тяжести нарушения, может распространяться административная, гражданская, материальная и уголовная ответственность.

Должностная инструкция вступает в силу сразу после утверждения руководителем, а обязательной к применению для работника становится с даты письменного ознакомления с документом.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 450-01-33 (Москва)
+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург)


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.