В отношении каждого рабочего или служащего предприятия составляется должностная инструкция, включающая комплекс функциональных прав и обязанностей конкретного сотрудника. Как правило, ДИ является обязательным приложением к трудовому контракту, а ее положения используются для контроля за надлежащим исполнением обязанностей. В этом материале рассмотрим все нюансы оформления должностных инструкций на делопроизводителя организации.
Что такое должностная инструкция делопроизводителя
В обязанности делопроизводителя предприятия входит ведение внутрикорпоративного документооборота, прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции, подготовка и отправка исходящих бланков и форм, и т.д.
Оформление должностной инструкции происходит при трудоустройстве нового сотрудника, который обязан ознакомиться и подписать представленный документ. После подписания один экземпляр документа передается сотруднику, а второй передается в кадровую службу предприятия.
Должностная инструкция как инструмент управления персоналом рассмотрена в этом видео:
Суть и цель
Целью оформления должностной инструкции делопроизводителя является регламентирование деятельности сотрудника, а также соблюдение норм трудового законодательства. Составление должностной инструкции преследует следующие практические цели:
- в рамках обязанностей, возложенных на сотрудника, руководитель может контролировать правильность и эффективности его деятельности;
- инструкция определяет пределы компетенции сотрудника, а возложение дополнительных обязанностей, не включенных в документ, будет осуществляться с соблюдением норм ТК (оформление допсоглашения с установление дополнительной оплаты и т.д.);
- руководство может применять меры дисциплинарного воздействия за ненадлежащее исполнение обязанностей, регламентированных в инструкции;
- сотрудник может на законном основании отказаться выполнять работу, выходящую за пределы его должностных обязанностей по инструкции.
Какими нормативными актами регулируется
Требование об оформлении должностной инструкции зафиксировано в ТК РФ, однако содержание этого документа не регламентируется федеральными нормативными актами. Руководство предприятия обязано соблюдать требование о письменной форме документа, поскольку инструкция является неотъемлемым приложением к трудовому договору.
Содержание должностных инструкций сотрудников должно соответствовать внутрикорпоративных локальным актам, в том числе:
- правилам внутреннего трудового распорядка;
- коллективному договору;
- профессиональным отраслевым соглашением;
- штатной структуре предприятия, и т.д.
Как правило, руководством предприятия составляются типовые формы должностных инструкций по всем структурным подразделениям. При трудоустройстве конкретных граждан указанные типовые формы дорабатывают под специфику работы нового сотрудника.
Виды
Штатными структурами государственных учреждений и частных компаний могут утверждаться множество должностей, относящихся к делопроизводству. Для каждой из них должностная инструкция может существенно отличаться. Выделим наиболее распространенные виды документов, которые могут составляться в отношении специалистов делопроизводства:
- инструкция секретаря-делопроизводителя, который занимается приемом и обработкой входящей и исходящей корреспонденции;
- инструкция кадровика-делопроизводителя, обрабатывающего документацию кадровых служб;
- инструкция делопроизводителя архивов (для ведения архивного дела нормативные акты предусматривают специальные требования, которые должны быть отражены в должностной инструкции);
- инструкция делопроизводителя школ или иных образовательных учреждений;
- инструкции делопроизводителя муниципальных и государственных медицинских учреждений (поликлиник, больниц и т.д.).
Кто составляет и где используется
Составление должностных инструкций входит в обязанности кадровой службы, этот документ оформляется одновременно с трудовым договором. После подписания сотрудником и руководителем, второй экземпляр инструкции передается на хранение в кадровый отдел. В процессе работы по трудовому договору инструкция будет применяться в следующих случаях:
- для определения прав и обязанностей сотрудника;
- для разграничения компетенции работников со смежными должностными обязанностями;
- для урегулирования трудовых споров, связанных с получением дополнительной работы, привлечением к дисциплинарной ответственности и т.д.
Что такое делопроизводство и кто такой делопроизводитель, расскажет это видео:
Положения документа
Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих структурных блоков:
- общие положения – перечень нормативных актов, которые должен соблюдать сотрудник; указание непосредственных начальников и подчиненных; требования к квалификации сотрудника (профильное образование, опыт работы по должности, знание программных комплексов или специальных навыков работы и т.д.);
- должностные обязанности сотрудника – прием и отправка корреспонденции; ведение обязательных журналов учета и регистрации документов; подготовка бланков и форм для сдачи в архив; обеспечение сохранности документов; выполнение законных поручений непосредственного руководства и т.д.;
- права делопроизводителя – знакомиться с локальными актами, непосредственно связанными с исполнение должностных обязанностей; требовать от подчиненных сотрудников исполнения из обязанностей; вносить на имя руководителя предложения по повышению эффективности работы; обращаться за содействие с реализации должностных обязанностей и т.д.;
- ответственность сотрудника – за нарушение правил распорядка, безопасности охраны труда; за неисполнение и ненадлежащее возложенных обязанностей; за разглашение конфиденциальной служебной информации, персональных данных других сотрудников и коммерческой тайны.
Скачать бланк такой ДИ можно здесь.
Пример-образец ДИ делопроизводителя
После приема на работу и подписания должностной инструкции, документ может быть изменен только по обоюдному согласию сторон. Одностороннее увеличение объема должностных обязанностей не допускается (исключения из этого правила могут устанавливаться только в законодательных актах или внутренних документах организации).
Продолжение видео о ДИ как инструменте управления представлено ниже: