Должностные инструкции (ДИ) — тип документаций, цель которых определить место и направление конкретной должности на предприятии. В ДИ принято отражать такие нюансы как основной перечень требований к желающим занять вакантную должность, а также главные обязанности персонала. Также в этом документе записаны основные права работника. Главной целью ДИ является создание понятных, прозрачных условий работы и содействие в адаптации нового человека, управляющего отделами продаж.
Что такое должностная инструкция начальника отдела продаж
Задачи документа
Должностная инструкция начальника отдела продаж (ДИ НОП) дает возможность не только лишь облегчить работу человека, находящегося на руководящем месте, но и упрощает оценку производительности, как отдела продаж, так и его прямого начальства. ДИ НОП представляет собой важнейший инструмент, решающий такие нюансы как установка регламента труда работника, четкое описание обязательств, а также средств, при помощи которых можно оценить эффективность работы.
Содержимое должно в полной мере описывать главные задачи начальника, его трудовые права и обязанности, связанные с занимаемой должностью. ДИ являются документа состоящими из общих требований, задач и функций, обязательств работника, прав НОП, уровня ответственности в рамках занимаемой должности, взаимосвязь с другими работниками.
ДИ НОП решает такие задачи:
- облегчает адаптацию на новом рабочем месте;
- устанавливает перечень обязательств, а также определяет обязательства должности;
- предоставляет начальника отдела продаж заниматься самоуправлением и самоконтролем.
В этом видеоролике даны советы руководителю отдела продаж:
Цели
Цели ДИ таковы:
- создание организационно-правовых основ в рабочей обстановке начальника отдела продаж;
- обеспечение текущей регламентацией труда начальника отдела продаж;
- обеспечение объективности в проведении мероприятия, позволяющего контролировать и аттестовать начальника отдела продаж;
- поощрять начальника или применять дисциплинарные взыскания.
Нормативно-правовые акты
Возможности регулирований трудовых отношений между начальником отдела продаж и непосредственным генеральным начальством прописаны в 9-ой статье Трудового Кодекса России.
Все трудовые формы отношений допустимо осуществлять благодаря заключениям, изменениям и дополнениям трудовых договоров со стороны как работника, так и предприятия. Сторона, предоставляющая работу (первая часть 22-ой статьи) и работающая сторона (первая часть 21-ой статьи) имеют полное право изменять трудовые договора согласно порядкам, которые описаны в Трудовом Кодексе.
Для корректной разработки ДИ, нужно следовать основам, всем необходимым квалификационным характеристикам, которые находятся в едином квалификационном справочнике.
ДИ НОП для структурного подразделения предприятия утверждена приказом Росархива от 7 октября 1998 года.
Обязанности сотрудника
Отметим главные должностные инструкции начальника отдела продаж, которые непременно должны быть упомянуты в ДИ:
- Начальник обязан выполнить согласованые планы продаж;
- Начальник обязан изучать и дополнить клиентские базы, систематизируя их;
- Начальник должен (зависит от типа отдела продаж) держать под контролем дебиторские и кредиторские задолженности клиентов;
- Начальник должен решать конфликты между менеджерами и клиентами;
- Вовремя сообщать отделу о изменениях в работе поставщиков, выполнять своевременные процедуры для развития отношений «менеджеры — поставщик»;
- Участвовать в разработках критериев оплаты менеджерам в отделе;
- Начальник должен участвовать в организации мероприятий, таких как курсы обучения, тренинговые семинары, для развития и мотивации менеджеров;
Функции начальника и сотрудников отдела продаж описаны в этом видео:
Виды ДИ
Поскольку сфера продаж имеет большое число подвидов и типов, обязательство и уровни ответственности могут быть различными, а значит, существуют разные виды начальников отдела продаж и, соответственно разные ДИ:
- Инструкции начальников отделов продаж и маркетинга;
- Инструкции начальников отделов закупок и продаж;
- Инструкции начальников отделов продаж автозапчастей;
- Инструкции начальников коммерческого отдела;
- Инструкции начальников внешних продаж;
- Инструкции для межрегиональных начальников отдела продаж;
- Инструкции руководителей сервиса.
- Инструкции начальников отдела продаж недвижимости;
Структура и порядок создания документа
Процедура
Создание ДИ начальников отдела продаж требует выполнения следующих процедур:
- определение обязательств с учетом общей структуры предприятий, учитывая иерархию всех должностей и взаимосвязей между работниками;
- определение тех обязанностей, которые необходимо выполнять на должности;
- проведение собеседований;
- сбор информации;
- составление списка всех обязательств начальника отдела продаж;
- составление личностных особенностей;
Благодаря всей собранной информации и грамотно проведенного анализа есть возможность создать полную ДИ НОП. ДИ НОП разрабатывают руководители, ими же она и должна быть подписана. ДИ доводится до начальника, — обязательно должна иметь место расписка.
Внесение правок
В случаях, когда в ДИ нужно вносить поправки, нужно издавать приказы руководителя компании, при издании приказа расписка тоже должна быть.
Приказы о внесении поправок могут издаваться, если:
- функциональные обязательства работника перераспределяются;
- рабочие обязательства НОП меняются;
- штат требует реорганизации или сокращения.
ДИ заменяется и утверждается в следующих случаях:
- компания сменила имя или произошла замена структурных подразделений;
- замена названия (или сути) занимаемой должности (например, НОП и маркетинга становится начальником коммерческого отдела);
- меняется фамилия работника.
Организационная структура эффективного отдела продаж — тема видео ниже:
Положения
Содержимое ДИ НОП должно в полной мере охватывать и описывать цели, права и функции должности. ДИ являются документа состоящими из следующих частей:
- Общие требования;
- Задача и функция;
- Обязательства работника;
- Права НОП;
- Уровень ответственности в рамках занимаемой должности;
- Взаимосвязь с другими работниками.
ДИ включают в себя:
- названия должностей и дополнительную информацию, которая связана с начальником отдела продаж;
- детали назначений и освобождений работников от назначенных должностей;
- детали замен исполняющих обязанности работников, в случае отсутствия работника;
Пункт «Обязательства» содержит в себе тот перечень условий работы, которые должен соблюдать НОП в работе:
- выполнение внутреннего регламента, связанного с распорядком;
- условия и правила своевременной подготовки документов;
- выполнение всех этических норм в отношениях с другими работниками;
- соблюдать секретность и конфиденциальность рабочих данных.
Скачать бланк ДИ можно здесь.
Пример ДИ НОП
