Должностная инструкция (локальный документ) начальника и специалистов АХО необходима для того, чтобы очертить обязанности работника на этой должности. Задача начальника АХО заключается в обеспечении и обслуживании предприятия в соответствии с нормами и требованиями санитарии, противопожарной безопасности и пр.
О документе
Суть и цель
Должностная инструкция (локальный документ) начальника АХО необходима для того, чтобы очертить обязанности работника на этой должности. Задача начальника АХО заключается в обеспечении и обслуживании предприятия в соответствии с нормами и требованиями санитарии, противопожарной безопасности и пр.
Должным образом составленная (т.е. такая, которая не противоречит нормативно-правовым актам) инструкция позволяет защищать права работника, определять его обязанности и исключать из его полномочий то, что не входит в его обязательства. Кроме таких главных, определяющих пунктов, должностная инструкция также содержит указания касательно темпа работы, поощрения персонала и внедрения штрафных санкций.
Помимо обязанностей и прав, должностной документ начальника АХО регулирует и помогает разрешить сложные ситуации, связанные с отношениями внутри коллектива, взаимосвязями между работниками, иерархией должностей и полномочий.
Структура административно-хозяйственного отдела
Какими нормативными актами регулируется
Мы уже отметили, что должностной документ начальника АХО содержит не только перечень обязанностей и прав, но и тонкости взаимоотношений между работниками внутри организации. Особую роль играют взаимоотношения между начальником АХО и непосредственным руководством (генеральным директором). Взаимосвязь такого рода регламентирует и регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации. Должностные инструкции не должны противоречить девятой статье Трудового Кодекса, должны полностью соответствовать требованиям статей 21, 22 (части первые) Трудового Кодекса и соответствовать нормам приказа Российского Архива, подписанного 7.10.1998.
Многие пункты должностной инструкции допускается изменять. Если работника что-либо не устраивает (например, в пунктах должностной инструкции он обнаружил пункт, который имеет отношение к обязанностям совершенно другой должности), он может обсудить это с прямым начальством. Начальство может изменить, переписать и внести поправки.
Кто составляет и где используется
Документ должен быть взят в разработку исключительно непосредственным руководством (генеральным директором либо кадровым работником по поручению директора). На практике к составлению привлекаются также эйчары, инспекторы по кадрам Может также понадобиться консультация таких специалистов как юристы и юрисконсульты.
После того как инструкцию можно считать готовой, она должна быть подписана исключительно высшим руководством. Чаще всего кадровый работник относит инструкцию к руководству на подписание.
Инструкция должна быть подписана под расписку – это строгое правило, предусмотренное российским законодательством. Если руководство недовольно документом, то все претензии и пожелания должны быть указаны в этой же расписке. Все комментарии являются весомыми основаниями для окончательной разработки и доработки должностной инструкции.
Существуют также множество причин, согласно которым должностная инструкция должна быть откорректирована даже, если ее содержание всех устраивало. Таковыми причинами являются:
- дополнения в перечне обязательств должности начальника ахо;
- появление новой свободной (или занятой) вакансии, которая предусматривает выполнения части обязанностей начальника АХО компании;
- в силу увольнений, сокращений или кадровых перестановок в организации;
- организация изменила свое наименование (чисто документально все должностные инструкции должны быть переписаны);
- наименование должности поменялось (пример: начальник АХО теперь называется заместителем директора по вопросам хозяйства);
- фамилия или имя директора по юридическим и (или) правовым вопросам изменилась (во избежание серьезной путанницы, должностную инструкцию следует переписать).
Виды документов
Поскольку предприятия и организации бывают абсолютно различны, то и инструкции сотрудника и начальника АХО могут отличается друг от друга. Соответственно существуют различные виды должностных инструкций начальников АХО:
- инструкция начальника АХО муниципальной компании;
- поликлиники, больницы, медицинского центра;
- жилищно-коммунального предприятия;
- финансовой компании;
- отдела продаж;
- фабрики, цеха, производственного отдела;
- общеобразовательного, высшего учебного заведения, школы и т.п.
Обязанности и права начальника АХО являются основой должностной инструкции (это же касается и любой другой должности, даже не руководящей).
Положение должностных инструкций начальника и специалистов АХО
Начальник, согласно положениям должностного документа, должен:
- поддерживать и контролировать состояние предприятия в надлежащем санитарном и противопожарном состоянии;
- начальник АХО должен консультировать (при необходимости) всех работающих на предприятии по вопросам, связанным с пожарной безопасностью, выполнением санитарных норм и пр.;
- директор участвует в составлении, написании, коррекции документов хозяйственного значения.
- руководит работниками АХО.
Помимо прямых обязанностей, начальник АХО занимается составлением методических руководств, оказывает разовую и систематическую помощь персоналу, консультирует работников по вопросам норм, разрешает конфликты внутри предприятия, имеющие связь с нарушением либо невыполнением санитарных, пожарных норм.
- Начальник АХО принимает активное участие в вопросах развития предприятия, контролирует прием на работу сотрудников хозяйственных отделов, занимается лично подбором заведующих хозяйством (либо перепоручает эти процедуры доверенному лицу и подчиненным).
- Спорные вопросы связанные с инвентаризацией, частной собственностью работников, собственностью компании, нарушением нормативов – также лежат на плечах этого сотрудника.
- За невыполнение своих обязательств, прописанных в должностной инструкции, начальник АХО несет ответственность, которая установлена действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За все возможные правонарушения (и даже преступления), которые, пребывая при исполнении обязанностей, начальник АХО несет ответственность согласно уголовному и гражданскому законодательству.
- За материальный ущерб организации начальник несет ответственность согласно трудовому и гражданскому законодательству Российской Федерации (это прописано во всех должностных инструкциях, независимо от должности).
- Контроль получения сертификатов пожарной инспекции, лицензий санитарно-эпидемиологической станции, разрешений – всё это также находится под личной ответственностью начальника ахо.
- Именно он, согласно должностной инструкции, контролирует составление и передачу документов директору по правовым вопросам, привлекающих работников предприятия к ответственности. НачАХО контролирует систему штрафов и поощрений.
- Должностная инструкция начальника АХО предусматривает контроль за выполнением графы «Права и обязанности» в должностных инструкциях работников АХО.
- Вопросы контроля документов, касающихся хозяйственной деятельности организации лежат также в рамках ответственности и обязательств нач-а АХО.
- Он контролирует корректность и своевременность подачи справок, оформление претензий связанных с нарушением санитарно-гигиенических или противопожарных норм, и порядок их удовлетворения. Директор констатирует утрату актуальности нормативных законодательных актов, внедряет новые процессы, связанные с обновлением или изменением законодательства Российской Федерации.
- Полномочия, закрепляемые современными доверенностями и актами, интересы компании – ко всему этому начальник АХО имеет, как руководящее лицо, прямое отношение.
- Он должен руководить и координировать работу касательно подготовки заключений по хозяйственным вопросам, возникающим в деятельности предприятия, должен рассматривать и согласовывать разрабатываемые соответствующими отделами организации проекты нормативных актов, других документов для передачи их на утверждение непосредственному руководству.
- Он должен обеспечивать работников, менеджеров, руководителей, технических специалистов информационными материалами касательно изменений и поправок в действующем законодательстве (естественно, речь идет только о той информации, которая имеет отношение к хозяйственной деятельности
- Среди основных и очевидных прав человека на этой должности, также есть право выполнять запрос и получать из филиалов организации информацию касательно состояния филиала и любых факторов, имеющих отношения к обязанностям начальника.
- Начальник не только обязан, но и имеет право принимать соответствующие меры, если он обнаруживает нарушение дисциплины или закона работника предприятия. Он имеет право потребовать привлечения работника к административной или уголовной ответственности.
- Начальник АХО имеет право привлечь (с разрешения генерального директора) экспертизу (например, для констатации проблем с электрикой).
- Начальник имеет право в любое время знакомится со своими правами и обязанностями, требовать вносить поправки в инструкцию, если его конституционные или трудовые права нарушаются, а в должностной инструкции это не предусмотрено.
Скачать пример ДИ для специалиста отдела можно здесь, для начальника — тут, для его зама — здесь.
Должностная инструкция начальника АХО (образец)
ДИ замначальника АХО (пример)
Должностная инструкция менеджера АХО (образец)
Передовые технологии на службе административно-хозяйственного отдела — тема видео ниже: