Должностная инструкция офис-менеджера: положения и особенности

Различные категории офис-менеджеров могут относиться к категории руководителей среднего звена, выполнять кадровые и управленческие функции, осуществлять управление определенным направлением деятельности компании.

Полный спектр обязанностей, которые входят в компетенцию менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Этот документ кадрового делопроизводство оформляется непосредственно при трудоустройстве сотрудника в организацию.

Общие сведения о документе

Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретарязавхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.

Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия. Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.

Суть и цель

должностная инструкция офис менеджера и ее сутьЦель составления должностной инструкции заключается в максимально подробном описании прав и обязанностей, которыми наделяется сотрудник на все время работы. При составлении инструкции учитываются следующие правила:

  • в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
  • должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
  • даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.

При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.

Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника  ДИ должна быть индивидуализирована.

Виды

В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:

  • кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т.д.;
  • менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
  • менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
  • менеджер по логистике – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
  • менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.

Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.

Кто составляет и где используется

Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.

Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:

  • определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
  • определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
  • требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
  • основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.

Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:

Положения должностной инструкции офис-менеджера

В содержании ДИ офис-менеджера нужно указать следующие пункты:

  • дата и место составления документа;
  • сведения о работодателе и сотруднике;
  • требования к квалификации, опыту работы и навыкам гражданина, принимаемого на должность офис-менеджера;
  • описание рабочего места и основных трудовых функций;
  • порядок выплаты денежного вознаграждения;
  • условия и гарантии за работу вне места расположения основного офиса предприятия;
  • перечень прав и обязанностей менеджера, пределы его компетенции и полномочий;
  • режим рабочего времени, требования к дисциплине труда;
  • условия безопасности и охраны труда, которые гарантируются работодателем;
  • основания для привлечения к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

После оформления должностной инструкции с конкретным менеджером не должно возникать спорных вопросов относительно разграничения полномочий и обязанностей с другими специалистами.

В содержании инструкции не обязательно отражать правила внутреннего трудового распорядка, если офис-менеджер знакомился с ними под роспись при приеме на работу.

Среди профессиональных и деловых навыков, которые предъявляются к менеджеру, отмечается опыт работы, умение работать в основных программных продуктах на ПК, знание основ делопроизводства и кадров. Специальных требований к образованию, как правило, не установлено, однако для отдельных направлений деятельности такой пункт может предусматриваться в ДИ (например, при работе офис-менеджером в финансовой организации).

Подчиняется офис-менеджер непосредственно руководителю предприятия. Условиями инструкции пожжет предусматриваться штат сотрудников, которые по роду деятельности подчиняются менеджеру. Как правило, это штат работников, связанный с обеспечением организационно-хозяйственных функций компании.

Пример ДИ ОФ-секретаря можно скачать здесь, а кадровика — тут.

Образец ДИ офис-менеджера-секретаря

Образец ДИ офис-менеджера-кадровика


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.