Должность помощника руководителя трактуется в каждой компании по-своему. В одних организациях – это специалист, причисляемый к категории руководителей, поскольку помогает директору осуществлять оперативное управление предприятием. Другие же организации считают этого специалиста работником, выполняющим вспомогательные или организационно-технические функции, в связи с чем называют данную должность секретарем-референтом, секретарем-помощником руководителя.
Для того чтобы определить наиболее точно функционал сотрудника, его права и ответственность, потребуется разработка должностной инструкции, в которой будут отражены все особенности возлагаемых на сотрудника обязанностей.
Общие сведения о документе
Разработка в организации должностных инструкций позволяет определить основные обязанности, выполняемые работниками на рабочем месте, закрепить области ответственности и полномочий сотрудников и сформулировать требования к их компетентности.
Наличие такого документа помогает предупреждать возникновение разногласий между работниками и работодателем, возникающих в связи с отсутствием однозначно сформулированных требований к специалистам компании.
Цели и задачи разработки
Разработка должностной инструкции помощника руководителя позволит:
- разграничить обязанности секретаря и помощника директора, определить области их ответственности, убрать дублирующие функции, поскольку в некоторых компаниях работают одновременно и секретари, и офис-менеджеры, и помощники руководителей;
- определить требования к квалификации сотрудников;
- сформулировать обязанности и определить параметры оценки результатов работы;
- определить область ответственности и права и полномочия, необходимые для качественного выполнения обязанностей.
Какими нормативными актами регулируется
Не смотря на то, что законодательство не обязывает работодателей разрабатывать должностные инструкции в обязательном порядке, и достаточным действием является перечисление основных функций работника в трудовом договоре, практически все организации занимаются разработкой ДИ.
Для того чтобы создать качественный документ, компании могут воспользоваться утвержденным профессиональным стандартом №447 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Именно этот стандарт позволяет определить разницу между секретарем руководителя и его помощником, определяя функциональные задачи, которые они должны решать, требования предъявляемые к их образованию и навыкам.
Для того чтобы должностная инструкция помощника директора отражала реальную специфику деятельности работника, для ее разработки необходимо использовать внутренние организационно-распорядительные документы: организационную структуру предприятия, основные положения по документообороту, инструкции по оформлению, регистрации и архивному хранению документации и иные регламенты и инструкции, которыми специалист руководствуется в своей работе.
Виды
При разработке ДИ, как правило, используется две основных формы: типовая инструкция или индивидуальная. Типовой формат применим в том случае, если компания является холдинговым предприятием, в состав которого входит несколько организаций и в каждой из них есть должность помощника директора. Если же речь идет об инструкции для обычной организации, то в этом случае всегда составляется индивидуальный ее вариант, предусмотренный для формирования требований к одной конкретной должности.
Законодательно не запрещено иметь другие форматы документов, заменяющих ДИ. Это может быть профиль должностей, приложение к трудовому договору с подробным описанием функций сотрудника, или иной вариант, удобный для организации.
Кто составляет ДИ
Составлением инструкции должен заниматься непосредственный руководитель сотрудника, поскольку именно он определяет состав функций, выполняемых сотрудником, требования к его квалификации. Но поскольку сам формат документа, требования к его оформлению в большей степени известны сотрудникам отделов персонала, как правило, ответственными за разработку инструкций в компаниях назначаются именно они. В случае если на должность разработан профессиональный стандарт, то кадровые специалисты – первые сотрудники в компаниях, занимающиеся его изучением и дальнейшим использованием в работе организации. Поэтому логично, если кадровики будут привлечены к разработке инструкции.
Менеджеры по персоналу или инспекторы по кадрам могут получить у директора информацию о задачах должности помощника, функциях, которые ему планируется поручить, и далее разработать проект инструкции. Согласование и утверждение текста документа может проводиться после его изучения юристом организации.
Положения должностной инструкции помощника директора
Любая инструкция имеет типовую структуру, в которую каждый работодатель при необходимости может внести изменения.
Общие положения
В данном разделе обязательно указывается правильное название должности, принятая система подчиненности и должность непосредственного руководителя, требования к уровню и квалификации помощника директора.
Цели должности
Основная цель должности помощника руководителя – это обеспечение информационной, аналитической, организационной и административной поддержки деятельности директора.
Для достижения этой цели, специалист выполняет следующие задачи:
- Анализ информации и предоставление результатов руководителю.
- Планирование рабочего времени директора.
- Организация встреч и мероприятий с участием директора организации.
- Обеспечение взаимодействия руководителя с сотрудниками компании и внешними организациями.
- Контроль исполнения решений директора сотрудниками предприятия.
- Ведение документооборота.
Требования к знаниям и навыкам
Для достижения поставленных целей помощнику необходимо иметь высшее образование (бакалавриат). Как правило, для того, чтобы стать помощником директора, необходимо иметь опыт работы. Если опираться на требования профессионального стандарта, то он должен составлять не менее 3-х лет по профилю деятельности предприятия.
Если же организация не попадает под категорию предприятий, обязанных следовать требованиям профессиональных стандартов, то работодатель может по своему усмотрению определять требования к опыту сотрудника.
Для того чтобы качественно выполнять свои обязанности, помощник должен обладать знаниями в области:
- организации документооборота, правил оформления, регистрации и хранения деловой документации;
- методов и способов эффективного планирования рабочего времени;
- правил подготовки мероприятий, совещаний;
- методик трансляции задач директора сотрудникам предприятия, контроля исполнения его решений;
- делового этикета.
Среди основных навыков, имеющих важное значение для выполнения функций должности, можно выделить:
- ведение протоколов рабочих встреч и их оформления;
- использование в работе программных средств, хорошие пользовательские навыки при работе с компьютером и орг. техникой;
- умение проводить анализ информации и готовить на его основе сводных справок;
- разработка отчетов;
- взаимодействие с внешними подрядчиками предприятия;
- планирование рабочего дня руководителя.
О роли помощника директора расскажет видео ниже:
Взаимодействие
Помощник директора взаимодействует со всеми без исключения сотрудниками компании. Поэтому при подготовке этого раздела инструкции, необходимо сделать акцент не на количестве служб, с которыми может работать специалист, а на тех вопросах, по которым он взаимодействует с ними
Например, информация может быть описана следующим образом.
Помощник директора взаимодействует со всеми службами организации в части:
- Организации рабочих встреч и совещаний с директором компании.
- Ознакомления с протоколами и решениями руководителя.
- Постановки рабочих задач и контроля их выполнения.
- Сбора и подготовки информации или отчетов для директора.
Должностные обязанности
Обязанности помощника директора составляются с учетом реальных задач, которые выполняет сотрудник. При разработке раздела можно дополнительно обратиться к описанию функций, предложенных в профессиональном стандарте и адаптировать их с учетом конкретных производственных реалий.
Скачать ДИ можно здесь.
Должностная инструкция помощника директора (образец)
