Должностные инструкции референта и их особенности

Выполнение организационных и распорядительных функций самим руководителем является неэффективным вариантом управления предприятием. Чтобы освободить директора от рядовых и рутинных заданий, не связанных с принятием ответственных решений, в штате юридического лица может предусматриваться должность референта.

Об особенностях составления должностной инструкции этого специалиста расскажем в представленном материале.

О документе

Для каждого сотрудника и специалиста на предприятии предусматривается индивидуальный перечень прав, обязанностей и полномочий. Они отражаются в локальных актах компании, трудовом контракте с работником, а также в содержании должностной инструкции.

Этот документ оформляется на каждого сотрудника, хотя по нормам ТК РФ не входит в состав обязательных бланков и форм, которые должны составить участники трудовых отношений.

Суть и цель

Должностные инструкции референта и ее сутьНаличие у сотрудника должностной инструкции существенно упрощает реализацию трудовых отношений:

  • руководство предприятия сразу оговаривает, чем и как будет заниматься сотрудник на рабочем месте;
  • специалист заранее знает, какой перечень прав и обязанностей передается ему для выполнения трудовых функций;
  • стороны определяют пределы полномочий и ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

При оформлении должностных инструкций на референта нужно учитывать следующие нюансы:

  • инструкция должна содержать перечень прав и обязанностей конкретного специалиста – если в компании работает сразу несколько референтов, для каждого из них составляется собственная должностная инструкция;
  • должностные обязанности референта, как правило, связаны с непосредственным подчинением руководителю предприятия – в содержании ДИ нужно четко оговорить, кто из руководящего состава компании вправе отдавать поручения, указания, распоряжения и приказы;
  • должность референта характеризуется универсальным характером выполняемых обязанностей – в содержании ДИ нужно сразу предусмотреть, по каким направлениям будет осуществляться деятельность референта.

Наличие должностной инструкции позволяет упорядочить работу референта. Документ будет содержать полный перечень прав и обязанностей, пределы полномочий и мер ответственности, квалификационные требования и основания для применения мер дисциплинарного воздействия.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены требования к форме и содержанию должностной инструкции референта. Типовой бланк ДИ может быть утвержден на предприятии, а при его заполнении нужно учитывать следующие нормы:

  • положения ТК РФ – в части гарантий работника и работодателя, общих правил выдачи зарплаты и т.д.;
  • положения локальных актов предприятия – в части обеспечения режима рабочего времени и дисциплины труда, применения системы поощрения и стимулирования, и т.д.;
  • требования профильных нормативных актов в определенных сферах деятельности.

Если локальными актами утверждены правила внутреннего распорядка, дисциплины труда и иные аналогичные документы, они будут учитываться при составлении должностной инструкции.

Виды

Должностные инструкции референта и ее видыОт направлений деятельности референта и самой компании зависят условия должностных инструкций. Можно выделить следующие виды референтов, для каждого из которых будет разрабатываться уникальная ДИ:

  • секретарь-референт – наиболее распространенная группа данных специалистов, в обязанности которых входит полное организационное обеспечение деятельности руководителя;
  • кадровый референт – занимается документальным обеспечением кадровой службы предприятия, ведение журналов учета приказов и трудовых книжек по персоналу, и т.д.;
  • референт-переводчик – занимается сопровождением переговоров с использованием иностранных языков, переводом профессиональной и деловой документации, приемом делегаций иностранных фирм и компаний;
  • референт-делопроизводитель – ведет входящий и исходящий документооборот предприятия, составляет документацию, готовит отчеты и доклады по поручению руководителя.

Это только примерный перечень референтов, которые могут состоять в штате предприятия. Возможно и распределение обязанностей между несколькими референтами, для этого соответствующие положения включаются в каждую инструкцию.

Кто составляет

Оформление должностных инструкций происходит после оформления сотрудника на работу. Как правило, составление документов, связанных с трудоустройством, входит в обязанности начальника и по персоналу, эйчаровначальника и специалистов кадровой службы. Дополнительно могут привлекаться юрист и юрисконсульт. Чтобы оформить должностную инструкцию, необходимо иметь утвержденный приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.

После составления должностной инструкции референт должен ознакомиться с ее содержанием. Для этого ставится собственноручная подпись на бланке ДИ или в специальном журнале кадрового отдела. Один экземпляр инструкции выдается на руки референту, а второй приобщается к материалам личного дела сотрудника.

Использование

Использование инструкции происходит по следующим направлениям:

  • референт должен учитывать содержание ДИ в текущей деятельности, соблюдать зафиксированные обязанности и требования;
  • любые поручения и приказы в отношении референта могут издаваться только в рамках инструкции, а расширение перечня обязанностей или полномочий может происходить только с согласия самого работника;
  • при ненадлежащем исполнении обязанностей возможно применение мер дисциплинарного воздействия – для этого проводится служебное расследование и определяется круг обязанностей по должностной инструкции;
  • содержание ДИ применяется для определения уровней подчиненности – кому должен подчиняться референт в текущей работе, а также перечень специалистов, которым допускается давать указания.

После подписания инструкции сотрудником, и утверждения ее руководителем предприятия, внесение любых изменений в документ допускается только по обоюдному согласию сторон. Исключение из этого правила допускается только при переводе на другую работу с соблюдением требований ТК РФ.

Положения должностной инструкции референта

Положения должностной инструкции референтаСодержание инструкции референта можно условно разделить на две части. В первый блок будут входить положения и правила, которые распространяются на всех сотрудников данного предприятия (они будут соответствовать нормам ТК РФ и локальных актов). Во вторую часть будут входить положения, требования, права и обязанности конкретного специалиста-референта.

Общие требования

В первую часть должны включаться следующие пункты:

  • дата и место составления документа – хотя закон не содержит точного срока оформления ДИ, обе стороны заинтересованы в скорейшем подписании документа, чтобы устранить любые споры;
  • полные реквизиты сторон – компании и ее руководителя, а также референта;
  • сведения о точном и полном наименовании должности;
  • отнесение должности к конкретному структурному подразделению, указание уровня подчиненности;
  • перечень квалификационных требований к референту – наличие образования, опыта работы, профессиональных и личных качеств, навыков.

Как правило, перечисленные положения не будут меняться даже при оформлении нового референта, взамен ранее работавшего специалиста. Особых требований к образованию референта закон не предъявляет, достаточно закончить среднее профессиональное образование.

Специальный блок

В специальный блок должностной инструкции будут входить следующие пункты:

  • определение полномочий референта, а также их разграничение по отношению к другим должностям;
  • указание прав и обязанностей специалиста, которые он будет исполнять в текущей деятельности;
  • условия режима рабочего дня, с учетом специфики выполняемой деятельности (например, для сопровождения руководителя в командировках для референта может устанавливаться ненормированный рабочий день);
  • правила охраны и безопасности труда;
  • список специальных знаний и навыков, которым должен отвечать референт – например, знание определенных иностранных языков или программных комплексов;
  • условия выплаты денежного вознаграждения, в том числе дополнительных сумм поощрительного и стимулирующего характера;
  • основания для применения мер дисциплинарного воздействия, если референт нарушит должностные обязанности.

В этом видео будет рассказано о работе серктаря и отдельно референта:

Обязанности

Должностными инструкциями работников устанавливается перечень их обязанностей. Для референта в их состав могут входить:

  • организация работы руководителя и/или его заместителей – планирование дня, подготовка встреч и переговоров, документальное оформление итогов заседаний и т.д.;
  • ведение делопроизводства – учет входящей и исходящей корреспонденции, ведение регистрационных журналов, архивное дело;
  • решение хозяйственных вопросов, связанных с обеспечением деятельности руководства – приобретение канцтоваров, отправка писем, организация телефонных переговоров и видеосвязи, и т.д.;
  • перевод документации с иностранных языков, сопровождение переговоров с участием зарубежных партнеров;
  • подбор аналитических материалов для руководящего состава или иных специалистов компании, формирование отчетности и докладов.

Чем подробнее и точнее будут изложены должностные обязанности референта, тем проще будет разграничение полномочий и сфер ответственности в текущей работе.

Должностные инструкции референта можно скачать здесь.

Должностные инструкции референта (образец) 


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.