На любом предприятии финансовые операции должны контролироваться надлежащим образом – ревизия является составной частью такого мероприятия. С данной целью ревизоры должны качественно исполнить свои обязанности, которые прописываются в должностной инструкции – очень важном документе для организации, так как она дает возможность руководству индивидуализировать обязанности каждого подчиненного.
О документе
Это организационно-правовой документ являющийся носителем регламента относительно функций, обязанностей, прав и ответственности сотрудника.
Наличие должностной инструкции на производстве для каждого сотрудника обеспечивает возможность руководителю определить способности и квалификацию подчиненного, выявить его потенциал. А также адекватно назначить наказание за уклонение от исполнения прямых обязанностей.
Суть и цель
Ревизия – это комплекс контрольных мероприятий в основе, которых лежит учет и аудит финансовой документации, а также определение наличия по факту активов, финансов, обоснованности всех финансовых операций.
Целью любой ревизии является:
- контроль деятельности сотрудников, которым вменяется материальная ответственность;
- наличие, перемещение и сохранность финансовых активов;
- правильность отражения финансовой деятельности в бухгалтерских проводках и отчетных документах;
- законность выполненных сделок;
- применение трудовых и материальных ресурсов согласно нормативным документам.
Итогом ревизии является официальное заключение – акт, который должен быть грамотно составлен и подписан всеми участниками мероприятия.
В этом вся суть документа – четко обозначить границы полномочий сотрудника, указать ему на его права и обязанности, а также вменить ответственность.
Какими нормативными актами регулируется
Ст. 29 КЗоТ указывает работодателю на его прямые действия в процессе приема на работу нового специалиста, согласно которым он обязан в числе прочих мероприятий ознакомить его с правами и обязанностями, указываемыми в локальном документе предприятия, которым и может быть должностная инструкция. Из этого законодательного акта следует, что инструкция является неотъемлемой документацией на предприятии.
На обязательное наличие инструкции указывает и письмо от 2005 года № 36-508 Минтруда, где сказано, что инструкция должна иметь четкие и конкретные рамки обозначения задач и обязанностей персонала. Составляться такой документ должен, структурировано с применением терминологии.
Этим же законодательным актом указывается на необходимость ознакомления с правами под расписку, чтобы в дальнейшем не было противоречий во взглядах.
Виды
Должностная инструкция может формироваться как самостоятельный документ и утверждаться приказом руководителя по предприятию.
Кроме этого она может быть приложением, например, к трудовому договору или даже вноситься в качестве отдельного раздела в сам контракт.
Кто составляет и где используется
Согласно тому же письму Минтруда от 2005 года, должностной инструкцией обязан заниматься сам руководитель предприятия. В процессе разработки он должен использовать квалифицированные источники, справочники с учетом существующих должностей на предприятии и особенностей штатного расписания.
Важно: так как в качестве документа заинтересован непосредственно руководитель, именно ему решать, кому вменить обязанности по ее составлению и каким образом данный процесс будет выполняться. На практике существует минимум три варианта определения, кто должен исполнить обязанность по составлению должностной инструкции:
- непосредственно руководитель;
- отдел кадров;
- совместная работа отдела кадров, юристов, директора по правовым вопросам, юрисконсульта и коллектива.
Третий вариант является самым перспективным и продуктивным, так как в данном случае учитываются мнения и интересы всех сторон.
Положения должностной инструкции ревизора
Ревизор – это исполнитель воли ревизионного органа, его обязанности и права прописаны в должностной инструкции или в случае с аудиторской фирмой в договоре. В любом случае подробные положения расположены в следующем порядке:
Права проверяющего
- Требовать для изучения необходимую документацию;
- требовать устных и письменных объяснений от сотрудников и руководителей ревизуемых отделов;
- проводить изъятие доказательных документов о расхищении имущества предприятия;
- изучать и осматривать помещения с материальными ценностями;
- проводить ревизию;
- опечатывать необходимые помещения;
- требовать от виновных лиц разъяснений;
- проверять правильность заполнения бланков по тратам на выплату зарплаты, закупку материалов, списание и прочие;
- проводить консультации с независимыми экспертами;
- выносить предписания для устранения недочетов;
- предлагать заказчику меры наказания виновных лиц и пресечения дальнейших хищений;
- доносить сведения до правоохранительных органов по требованию заказчика.
Кроме этого можно оговорить дополнительные права перед проведением ревизии.
Ответственность
Ответственность специалиста уголовная за:
- разглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе проверки;
- сокрытие фактов нарушения в финансовой деятельности компании;
- злоупотребления служебным положением.
При этом следует помнить, что он не вправе участвовать в корпоративах подопечной организации, привлекать к ходу проверки ее сотрудников и использовать материальные ценности с корыстью.
Обязанности специалиста
- Перед началом выполнения мероприятий поставить в известность руководство проверяемой компании;
- в ходе ревизии нужно информировать его обо всех шагах, выявленных недочетах и принятых мерах;
- контролировать законность любых финансовых действий со стороны предприятия;
- контролировать соблюдение бухгалтерской дисциплины в ходе выполнения финансовых операций;
- изучать качество составления и применения первичной и прочей финансовой документации;
- выявлять растраты, недостачи, хищения и расточительство;
- выявлять факты применения государственного имущества в личных целях;
- при этом ревизор должен быть максимально корректным, блюсти конфиденциальность и обсуждать сложившуюся ситуацию с работниками данного учреждения;
- в процессе ревизии и по ее итогам он обязан отчитываться перед уполномоченными органами о результатах мероприятия;
- он должен контролировать все действия компании относительно исправления недочетов;
- кроме этого работать над своими навыками, квалификацией, самодисциплиной.
Полезная информация по теме
Согласно законодательным рамкам ревизор должен действовать с соблюдением следующих правил:
- непрерывность – постоянный контроль подопечного предприятия;
- гласность – проверяемая компания должна быть в курсе грядущих проверок;
- активность – специалист должен быть изобретательным и конструктивным, он вправе выбирать тактику действий и составлять план ревизии;
- обоснованность – все итоги и обвинения должны иметь обоснованное объяснение;
- внезапность – после выполнения основной ревизии и составления рекомендаций, ревизор вправе появляться неожиданно без подготовки компании и ее оповещения.
Ревизор – это важная личность, которая должна действовать согласно инструкции, а также проявлять лучшие человеческие качества, воспитанность, корректность, дипломатичность.
Скачать образец ДИ ревизора можно здесь.
Образец ДИ ревизора