Сегодня мы рассмотрим правовые аспекты должностной инструкции (далее – «ДИ») с точки зрения трудового законодательства в целом, и в частности разбирает детали документа регулирующего работу заместителя генерального директора. Ниже мы опишем, как, кем и зачем составляется ДИ.
Что такое должностная инструкция заместителя генерального директора
Суть и цель
ДИ для любого сотрудника, в том числе заместителя генерального директора необходима для того, чтобы отразить необходимые требования предъявляемые работодателем к сотруднику в отношении:
- образования;
- квалификации;
- опыта;
- обязанностей;
- прав;
- ответственности.
Грамотно составленная и утвержденная ДИ является внутренним документом организации. Законодательно утвержденные образцы существуют для 6 видов должностей заместителей различного профиля, о которых речь будет идти ниже. Для других направлений документ составляется в произвольной форме.
Имея в арсенале грамотно составленную ДИ, работодатель четко определяет ожидания от работника, предоставляет ему права и уведомляет об обязанностях. В руках опытного кадровика ДИ является мощным оружием для:
- подбора кадров;
- повышения квалификации;
- распределения труда, функций и ответственности;
- регулирования трудовых отношений;
- управления персоналом.
При найме сотрудника, не хочется говорить и думать о плохом, но работа кадровика и юриста предприятия заключается в предотвращении и минимизировании негативных последствий для предприятия. Поэтому не следует пренебрегать оформлением кадровой документации, к которой относится и обсуждаемый в статье документ. ДИ нужна для проведения аттестации сотрудников и увольнения вследствие несоответствия занимаемой должности.
Какими нормативными актами регулируется
Говоря о правовой базе определяющей природу существования ДИ, нужно упомянуть два постановления Минтруда России:
- № 37 от 1998 г. – утвердившее Единый квалификационный справочник должностей;
- №9 от 2004 г. – разъясняющее порядок применения вышеуказанного справочника.
В ТК РФ прямых упоминаний о ДИ нет, но представляется целесообразным упомянуть 8 статью ТК РФ, которая устанавливает порядок принятия локальных актов на предприятии, к которым относится, в том числе, и ДИ.
Виды
Содержание ДИ заместителя директора зависит от профиля деятельности и масштабов организации, а также сферы, за которую несет ответственность заместитель. Разумеется, ДИ в ООО, в котором работают 3 человека: директор, заместитель и секретарь будет отличаться содержанием и объемом от документа, составленного на производственном предприятии, в котором трудятся более 1000 человек.
Обратите внимание, что влияние на содержание, объем функций и полномочий заместителя директора также оказывает штатное расписание, регулирующее вертикальную подчиненность и горизонтальное сотрудничество руководителей подразделений, и предусматривающее или не предусматривающее наличие в штате первого заместителя, количество заместителей и т.д.
Вышеуказанный классификатор должностей предлагает 6 видов должностных инструкций для заместителей с требованием соответствующего образования и пятилетнего опыта работы по специальности в руководящей должности по следующим направлениям:
- по финансам – в документе предусматривается, что в соответствии с должностными обязанностями заместитель:
- определяет финансовую политику организации;
- управляет финансами согласно стратегическим целям;
- анализирует и предотвращает финансовые риски;
- контролирует финансовую дисциплину;
- обеспечивает оформление и исполнение договорных обязательств;
- формирует налоговую и учетную политику;
- проводит эмиссию ценных бумаг;
- взаимодействует с кредитными организациями;
- разрабатывает и обеспечивает выполнение планов и бюджетов;
- совместно с заинтересованными подразделениями разрабатывает план продаж, затраты на производство;
- предоставляет необходимую информацию заинтересованным организациям и лицам;
- организует внутренний аудит;
- руководит финансовыми подразделениями.
- по капитальному строительству – сотрудник выполняет следующие функции:
- осуществление капитального строительства на объектах различного назначения;
- обеспечение целевого использования ресурсов;
- сокращение издержек;
- внедрение прогрессивных методов строительства;
- повышение качества строительных работ;
- составление заявок на строительные материалы и оборудование;
- участие в разработке соответствующих бизнес-планов;
- заключение договоров с подрядчиками;
- контроль исполнения договоров;
- разработка заданий для последующего утверждения контролирующими организациями;
- оформление банковских операций;
- контроль выдачи разрешительной документации;
- соблюдение законодательства в сфере экологии и охраны труда;
- контроль сроков и качества;
- обеспечение соответствия строительным стандартам и нормам;
- проведение сдачи, приемки и ввода в эксплуатацию объектов.
- по коммерческим вопросам – совместно с подчиненными подразделениями:
- руководит финансово-хозяйственной деятельностью;
- осуществляет закуп сырья и сбыт продукции;
- составляет планы производства и реализации;
- определяет стратегию;
- разрабатывает стандарты качества продукции;
- заключает договоры;
- обеспечивает выплату зарплаты;
- рекламирует продукцию;
- составляет сметно-финансовую документацию.
- по связям с общественностью – осуществляет следующие функции:
- разрабатывает и реализует политику развития компании по своему направлению;
- представляет компанию в работе со СМИ и третьими лицами;
- обеспечивает положительный имидж;
- осуществляет информационное сопровождение деятельности;
- по управлению персоналом – должностные обязанности заключаются в следующем:
- формирует и развивает персонал;
- разрабатывает кадровую политику;
- разрабатывает программы мотивации и оценки деятельности сотрудников;
- готовит резерв на руководящие должности;
- создает привлекательные социальные условия работы;
- обеспечивает стандартизацию и унификацию кадровой документации.
- научной работе – на заместителя возлагаются следующие обязанности:
- руководство научной деятельностью;
- организация фундаментальных или прикладных исследований;
- обоснование целей и задач;
- составление перспективных и ежегодных планов;
- разработка ТЭО;
- сотрудничество с зарубежными партнерами;
- применение существующих достижений науки и техники;
- обеспечение соответствия стандартам и нормативам;
- закуп, контроль и ремонт оборудования;
- руководство секцией научно-технического совета;
- подготовка кадров;
- участие в конференциях.
Как видно из вышеперечисленного, ДИ заместителя руководителя сильно различаются в зависимости от направления и других факторов. Спектр деятельности предприятий функционирующих на рынке обширный, и соответственно возникает необходимость разработки должностных инструкций для заместителей по таким направлениям, как:
- производство;
- продажи;
- безопасность;
- экономика;
- развитие;
- услуги;
- качество;
- инновации;
- снабжение;
- проектирование;
- логистика.
И этот перечень не исчерпывающий. Общее содержание ДИ приводится далее.
Кто составляет и где используется
В зависимости от документооборота принятого на предприятии ДИ разрабатывается отделом кадров или подразделением, которое работает в подчинении у соответствующего заместителя директора.
Разработанная ДИ подлежит утверждению руководителем организации. Желательно чтобы ее страницы были пронумерованы, прошиты и содержали печать отдела кадров. Эти меры, предпринятые вовремя, могут предотвратить большое количество разногласий и споров между сторонами трудового договора.
ДИ нужна:
- при объявлении конкурса на должность заместителя требования выставляются в соответствии с инструкцией;
- при оформлении на работу кандидата прошедшего отбор, помимо заключения трудового договора, под роспись знакомят с ДИ и передают ему копию;
- при выполнении трудовых обязанностей работник руководствуется ДИ.
Положения инструкции
Упоминаемое выше постановление Минтруда №9 предусматривает следующие разделы в содержании ДИ:
- должностные обязанности – где указываются основные функции сотрудника;
- должен знать – раскрывает требования к знаниям по своей специальности, например производству, законодательству, методам и средствам и т.д.;
- требования к квалификации – отражают необходимый стаж работы, образование и профессиональную подготовку.
Скачать ДИ можно здесь бесплатно.
Пример ДИ заместителя гендиректора
Полезная информация по теме
- Резюмируя содержание статьи, отметим, что ДИ является крайне полезным и важным документом для обеих сторон трудового договора. С ее помощью работодатель регулирует все стадии трудовой деятельности сотрудника, а последний осуществляет свои права и обязанности.
- ДИ должна быть написана понятным языком, без лирических отступлений и перечислений всего синонимического ряда существующих существительных. Чем проще и понятнее изложен документ, тем выше уровень его полезности.
- ДИ для заместителя генерального директора необходимо разрабатывать с учетом специфики деятельности предприятия, ожиданий производительности специалиста и штатного расписания.