Оптимальное место проживания в командировке: порядок оплаты и необходимые документы

Направление сотрудника в командировку всегда связано с определенными расходами, часть из которых составляет съем жилья.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

Или позвоните нам по телефонам:

+7 (499) 450-01-33 (Москва)
+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!

Нормативное регулирование вопроса

До недавнего времени гостиничный счет являлся документом строгой отчетности. Заполненная форма № 3-Г подтверждала предоставление жилого помещения в определенное время. Постановление Правительства № 359, принятое 06 мая 2008 г., позволяло предприятиям гостиничного сектора самостоятельно выбирать форму бланка, гарантирующего срок нахождение гостя. 

Руководитель организации должен утвердить Положение о командировании сотрудников. В составе документа обычно оговариваются следующие моменты: порядок возмещения расходов, минимальные и максимальные размеры затрат, список бумаг, подтверждающих авансовый отчет.

Где может остановиться сотрудник

Где можно проживать во время командировкиКомандированный работник имеет право разместиться:

  • в гостинице;
  • на служебной квартире;
  • в самостоятельно арендованном помещении;
  • у родственников.

В основе выбора места расположения могут лежать объективные или субъективные причины, а также личные обстоятельства.

  • Размещение в отеле или гостинице — обычно самый дорогой вариант, но взамен гражданин получает бытовые и коммунальные услуги, разнообразие которых зависит от выбранного уровня комфорта.
  • Жилое помещение, находящееся на балансе предприятия, вполне обоснованное действие, особенно, если приглашение квалифицированных специалистов со стороны является регулярной мерой. Многие работники положительно относятся к подобным жилищным условиям, так как они максимально приближены к домашней обстановке.
  • А размещение командированных сотрудников у родственников также позволяет решить бытовые проблемы и увидеться с близкими.

Документы для работодателя

В соответствии с Постановлением Правительства № 749, утвержденном 13 октября 2008 г., первое, что должен сделать работник по возвращении из командировки – это приступить к составлению авансового отчета.

Подтвердить расходы на проживание можно при помощи разных документов:

Место проживанияПодтверждающие документыФорма расчета
Гостиничный номерДоговор, счет, квитанция или приходный кассовый ордерНаличные или перечисление на счет
КвартираДоговор о найме и распискаНаличные
Служебное жильеСчет и бумага о предоставлении помещенияБезналичный расчет
РодственникиНетНет

При заключении договора с отелем, следует руководствоваться Постановлением Правительства № 1085, принятом 09.10.2015 г., гласящем о порядке предоставления гостиничных услуг. А если речь идет о частной аренде, то главой 35 Гражданского Кодекса РФ.

Постановление № 1595, утвержденное в декабре 2014 года, придало важности отчетным бумагам, касающимся места проживания. Так, если командированный потеряет проездные билеты, то бухгалтерия будет определять срок нахождения в другом городе (стране) по документам о найме жилого помещения.

Оплата проживания без подтверждения продолжительности аренды и стоимости, возможна с согласия работодателя — руководителя частной компании.

Оплата проживания в командировке

Оплата проживания в командировкеДля возврата материальных трат, связанных с местом проживания в командировке, используется код 112, подстатья 212 КОСГУ. Если для выполнения служебных обязанностей в другой город был направлен сотрудник МВД, работник прокуратуры или другого силового ведомств, то бухгалтер-расчетчик будет руководствоваться едиными стандартами.

Бюджетное предприятие вправе определить собственный порядок возмещения стоимости проживания в гостинице. Стандартное предельное значение – 1500 рублей. Наличие дополнительных обстоятельств позволяет немного снизить или увеличить размер компенсации за жилье.

Для расчетов с отелем можно выбрать наиболее подходящую форму:

  • получение денег под отчет (при условии, что место проживания, срок и точная цена известны заранее);
  • внесение собственных средств с последующей компенсацией в соответствии с подтверждающими документами;
  • перечисление необходимой суммы на расчетный счет гостиницы из средств организации.

Расчет

Во время командировки сотрудник получает заработную плату. В основе расчета лежит не оклад, а средний годовой доход (сумма заработной платы за 12 месяцев делится на число рабочих дней и получается стоимость 1 дня). Оплата отпуска, больничного и другие выплаты социального характера не учитываются. Если командированный работник трудится на предприятии менее 1 года, то для расчета используются фактически отработанные дни и полученная заработная плата.

Рассмотрим пример:

  • Летчика-испытателя Смирнова А.Л., устроившегося на работу в октябре 2017 года, с 01 декабря отправляют в командировку. За время выполнения должностных обязанностей он отсутствовал на рабочем месте в течение 7 рабочих дней в связи с временной утратой трудоспособности.
  • Заработная плата Смирнова за октябрь 2017 г. составила 37850 руб., а за ноябрь – 39480 руб. Количество рабочих дней 22 и 21 соответственно.
  • Летчик отсутствовал 7 дней по причине болезни, значит, он отработал 36 рабочих дней.
  • Определяем размер среднего заработка: (37850+39480)/36 = 2148,05 руб. Именно эта сумма полагается Смирнову за каждый день выполнения должностных обязанностей в другом городе.

На законодательном уровне не закреплен порядок оплаты питания. Работодатель может проявить инициативу или скорректировать величину суточного довольствия. Последнее предоставляется командированному сотруднику на сопутствующие расходы. Суточные начисляются даже за дни, проведенные в дороге, а также праздничное и выходное время.

Проводки и учет

Оплата проживания в командировке и ее особенностиКомандировочные расходы, соответствующие установленным нормам, относятся к прочим расходам и влияют на величину налога на прибыль. НДФЛ взимается с суточных выплат: 700 руб. по России и 2500 руб. за границей. Страховые взносы распространяются на сопутствующие расходы, превысившие границы.

  • Когда сотрудник получает аванс на командировку, бухгалтер делает проводку: дебет по ст. 71 и кредит по ст. 50.
  • Для списания затрат используются следующие статьи: 20,26 и 44 по дебету и 71 по кредиту.

Направление сотрудника в командировку требует не только сохранения заработной платы, но и возмещения всех расходов, связанных с поездкой. Возврат средств может быть произведен только после сдачи авансового отчета и предоставления документов, подтверждающие целевое назначение и размер трат. Безосновательное перечисление компенсации за проживание чревато взысканием налога на прибыль.

О проживании в командировки с юридической точки зрения расскажет видео ниже:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 450-01-33 (Москва)
+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург)


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.