Кем и в каких случаях составляется приказ об отмене командировки

Служебная командировка – это направление предприятием своего сотрудника в другой населенный пункт для исполнения задач, связанных с трудовой деятельностью (ст.166 ТК РФ). Для отправления в командировку требуется приказ директора предприятия.

Если появляются обстоятельства, требующие отложить или отменить поездку, то требуется составить еще один приказ — об отмене командировки, который также подписывается руководителем.

Причины составления

Трудовое законодательство определяет порядок и правила направления сотрудника в командировку, но отмена и перенос служебной поездки законом никак не регулируется, поэтому на каждом предприятии сложился собственный порядок действий в таких ситуациях.

Командировка может быть отменена по инициативе директора или по другим причинам с целью оперативно оформить перерыв в командировке, перенести ее на другой срок или полностью отменить. При этом запрещено вносить какие-либо поправки в уже изданный приказ о командировке, нужно создать новый приказ с указанием оснований для его создания.

Такие действия необходимо заранее разработать и отразить во внутренних нормативных актах предприятия. Командировка может быть отменена по инициативе работника или руководителя, а причинами могут стать:

  • задача, которую планировалось решить в ходе командировки, уже решена до отправления сотрудника;
  • обнаружилась болезнь командируемого сотрудника;
  • возникла более серьезная задача, которую нужно решить именно этому сотруднику;
  • появились обстоятельства, не зависящие от воли работника, например, письмо из той организации, куда намечалась поездка о невозможности принять командированного или отсутствии необходимости в командировке;
  • другие причины, например, болезнь или смерть родственников командируемого.

Кроме того, могут возникнуть обстоятельства непреодолимой силы, бедствие, чрезвычайная ситуация.

Основанием для отмены может стать служебная записка, предоставленная руководителем подразделения, где работает командированный, с указанием причины, или другие документы, например, больничный лист, Свидетельство о смерти родственника, письмо из сторонней организации. Они должны быть обязательно приложены к приказу.

Прежде чем составить записку руководитель подразделения обязан тщательно изучить возникшую ситуацию и только на основании своих выводов составить документ на имя директора.

Как возвращаются авансовые платежи

Как возвращаются авансовые платежиЕсли принято решение отменить командировку, но приказ о ней уже выпущен и на имя сотрудника уже перечислены авансом средства, то требуется данные средства вернуть в кассу организации. Для этого и издается приказ об отмене командировки.

Согласно п.11 «Порядка ведения кассовых операций» (Письмо Центробанка от 04.10.1993 года № 18) командированный по окончания командировки должен вернуть авансовые суммы не позднее трех дней со дня возвращения. Если издается приказ об отмене командировки, в нем указывается срок возврата. При этом следует учесть следующие условия:

  1. Если сотрудником не потрачено ни рубля из полученного аванса, он возвращает полную сумму одновременно (с составлением приходного кассового ордера) с указанием оснований возврата.
  2. Когда сотрудник потратил некоторую часть полученных денег, но приобретено оборудование, которое может быть полезно для производственных целей, он составляет авансовый отчет, передает кассиру остаток средств, прилагает чеки.

Нужно учесть некоторые особые случаи при возврате средств, например, билеты были уже куплены, но их не удалось возвратить обратно в кассу вокзала или удалось компенсировать лишь часть их стоимости. Сотрудник не может возвратить деньги в кассу предприятия.

Он должен указать эти обстоятельства в авансовом отчете, к которому необходимо приложить:

  • документ о возврате билетов с указанием комиссии;
  • копии билетов;
  • оригиналы документов, подтверждающих расходы.

Кроме того, сотрудник несет дополнительные убытки, поэтому издается приказ о возмещении ему стоимости билета (или билетов), который не был использован.

Такие расходы учитываются в бухгалтерской документации в целях снижения размера базы для налогообложения, но при условии, что:

  1. Командировка планировалась в целях получения дополнительного дохода для предприятия.
  2. Имеются все подтверждающие документы.

Как составить приказ об отмене командировки

Сведения и структура

Ввиду отсутствия законодательных норм в отношение возвращения сотрудника из командировки, законодательством не предусмотрен и унифицированный бланк приказа об отмене командировки. Его относят к категории «по личному составу», поэтому он может быть написан на фирменном бланке предприятия или на обычной бумаге с внесением всей необходимой информации. Необходимо вписать:

  1. Сведения о работодателе: наименование и реквизиты в полной и краткой форме согласно учредительной документации.
  2. Название документа: «Приказ об отмене…» посередине строки.
  3. Порядковый номер, число и место подписания (адрес предприятия).
  4. Вступительную часть, обычно 4-5 строчек с кратким изложением сути приказа.
  5. Основание и причину издания приказа, например, «Отмена командировки Иванова И. И. по причине…».
  6. На следующей строчке – решение руководителя: «Приказываю…».
  7. ФИО и личные данные сотрудника, ФИО руководителя его структурного подразделения;
  8. Место, куда намечалась служебная поездка;
  9. Реквизиты приказа о направлении в командировку;
  10. Основания для отмены командировки.
  11. ФИО сотрудника, который отвечает за исполнение данного приказа.

В самом низу пишется должность руководителя организации, его подпись с расшифровкой.

Образец типового приказа об отмене командировки

Про оформление и отмену командировки в 1С расскажет видео ниже:

Образец и бланк

После ознакомления работника с данным приказом, он ставит свою подпись с расшифровкой. Подпись не означает, что работник согласен с текстом приказа. Это только доказательство ознакомления. При несогласии подписать руководитель должен составить акт об этом, пригласив еще двух лиц для подписания акта. Сроки ознакомления сотрудника с приказом не устанавливаются нормативными документами, но затягивать с этим не стоит.

После этого необходимо составить отчет по невозвратным расходам, если они были. К нему прилагаются все подтверждающие документы. Если расходов не было, средства возвращаются в кассу. Командировочное удостоверение сотрудника подлежит аннулированию, об этом делается запись в Журнале регистрации работников, выезжающих в командировки.

Если работник не возвращает суммы в указанные сроки, то они будут удержаны с его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Решение об этом принимается не позднее одного месяца со дня возврата средств, указанного в приказе об отмене командировки при условии, что сотрудник признает наличие задолженности и не оспаривает основания к возврату и сумму. При этом размер удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы для каждого случая выплаты зарплаты.

Приказ об отмене считается основанием для бухгалтерской и налоговой отчетности, поэтому правильное их заполнение должно отслеживаться работниками бухгалтерии.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Приказ об отмене командировки по болезни

Приказ об отмене командировки по болезни

Отмена командировки находится в полной компетенции руководителя предприятия, именно он вправе самостоятельно устанавливать и изменять сроки служебных поездок и отменять их. Все это делается по причине производственной необходимости, для того, чтобы в итоге достичь основной цели служебного задания.


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.