Служебная записка на командировку: понятие, назначение и порядок составления

Служебной запиской называется внутренний документ предприятия, который составляется сотрудником после возвращения из командировки в целях подтверждения поездки, установления конкретного срока пребывания на другом предприятии и доказательства всех расходов.

Оформление и порядок представления служебных записок регламентированы Распоряжением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 года и № 771 от 29.07.2015 г. Служебные записки заменяют командировочные удостоверения, отчеты о командировках, служебные задания.

Когда требуется такой документ

Важный момент каждой командировки – ее продолжительность, которая необходима для составления отчетности и осуществления выплат. Фактически дни пребывания подтверждаются:

  • по датам, имеющимся в проездных документах;
  • при отсутствии проездных – по дате проживания, при этом время отъезда и возвращения устанавливаются по служебной записке;
  • если не имеется ни проездных, ни документа о проживании, составляется служебная записка.

Следовательно, составление служебной записки обязательно, если:

  • не имеется проездных или любых иных документов, подтверждающих работу в другом населенном пункте по заданию своего предприятия;
  • для поездки потребовалось применение личного, служебного или арендованного транспорта.

Законом не устанавливается конкретная дата подачи служебной записки, но п.7 Положения № 749 предписывает сдавать ее сразу после возвращения, поэтому ее принято сдавать в день завершения командировки или в первый рабочий день после нее.

Если поездка была совершена на личном транспорте, эти расходные документы становятся единственным доказательством того, что использовался такой вид транспорта для поездки к месту назначения и обратно.

Служебная записка на командировку

Служебная записка на командировку

Как составить служебную записку на командировку

Единых требований к составлению служебной записки не предусмотрено. Поэтому каждое предприятие вырабатывает собственный порядок ее оформления с учетом некоторых обязательных условий.

Работнику остается только от руки заполнить выданный ему бланк. Согласно ст. 9 закона № 402 «О бухучете» от 06.12.2011 года, обязательно соблюдение следующих условий:

  1. Если нет фирменных бланков данного предприятия, записку составляют на стандартном листе А4.
  2. Документ пишется на имя руководителя организации или другого лица, которым было подписано распоряжение о направлении в командировку.
  3. Указываются ФИО командированного, его паспортные данные, должность.
  4. Вписывается наименование документа.
  5. Далее идет основная часть с подробным описанием причин направления в командировку, ее целей, пишется, кто и кем был направлен и на какой период.
  6. Обязательно упомянуть какой транспорт применялся: личный или рабочий. Указываются номера автомобиля, информация о водителе.
  7. Отмечается продолжительность поездки: ее начало и конец.
  8. Далее идет приложение, где перечисляются все документы, которые прилагаются к данной служебной записке. Чем больше документов, тем лучше для бухгалтерии для проведения расчетов и выплат.
  9. Внизу ставится подпись и дата составления записки.

Служебная записка на командировку (пример №2)

Служебная записка на командировку (пример №2)

Инструкция по заполнению бланка

Командированному крайне важно составить служебную записку правильно, так как именно по ней производятся все выплаты и компенсации по командировке:

  1. В правом верхнем углу ставится ФИО генерального директора предприятия в дательном падеже. Здесь же, при наличии структурного подразделения, требуется поставить ФИО его руководителя. Чуть ниже ставится ФИО сотрудника, составляющего документ.
  2. По центру следующей строки следует вписать наименование документа: «Служебная записка» без точки в конце.
  3. Далее в основном тексте следует указать: дату отъезда и возвращения, цель и причину поездки, все реквизиты автомобиля для командировки.
  4. Далее пишется список приложенных документов.
  5. Внизу ставится подпись командированного с расшифровкой и дата.

Служебная записка на командировку (пример №3)

Служебная записка на командировку (пример №3)

Приложения к записке

Служебную записку заполняет командированный сотрудник. К моменту возвращения она должна быть уже полностью готова.

Служебная записка должна быть подтверждена реальными доказательствами перемещений и расходов по служебным делам. При отсутствии таких документов, служебная записка не может считаться достаточным условием для обоснования трат, факта использования транспорта.

Поэтому в этом случае командированный обязан взять у принимающего предприятия отметки о первом и последнем дне пребывания. Обычно составляется справка с подписью ответственного работника принимающей организации и печатью.

К служебной записке обычно требуется приложение:

  • путевого листа;
  • отчета о проделанной работе;
  • документов об аренде, топливных и амортизационных расходах;
  • любых других документов, подтверждающих расходы.

Документ необходимо передать в бухгалтерию для регистрации, согласования и последующего применения по назначению. По итогам рассмотрения начисляются суточные, составляются бухгалтерский и налоговый отчеты, компенсируются затраты работника из собственных средств. Подписать служебную записку должен руководитель предприятия.

Образец служебной записки на командировку на личном авто

Образец служебной записки на командировку на личном авто

Может ли служебная записка подтвердить поездку в командировку, расскажет данное видео:

Командировка директора или ИП

Согласно письма Минфина РФ от 05.07.2013 г. в командировки направляются только наемные работники, поэтому ИП освобождается от заполнения служебной записки. Вся остальная документация составляется ИП в общем порядке.

При зарубежной командировке служебная записка составляется и предоставляется в обычном порядке. Если предполагается, что компенсация будет выплачена в валюте, нужны отметки пограничных пунктов на границе (ФЗ «О валютном регулировании».)

Особым случаем считается направление в командировку директора предприятия. Многие предприятия не считают нужным требовать составления записки от своего руководителя, так как ему нужно отчитываться о поездке только перед самим собой, он сам себя направил в командировку. Роструд также считает, что служебная записка просто дублирует приказ о командировке.

Но для целей налогообложения такие факты не имеют значения, более того директор является сотрудником данного предприятия, на которого распространяются все правила. Поэтому обязательно составление служебной записки для подтверждения продолжительности поездки и размера затрат. Для этого одного приказа на командировку недостаточно. В любом случае следует заранее предусмотреть такие ситуации и внести пункт об этом в локальные акты.

Образец служебной записки на командировку на машине по доверенности

Образец служебной записки на командировку на машине по доверенности


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.