Важным элементом всякого принятого в работу или на рассмотрение документа является подтверждение его подлинности и правильности. И это может сделать только подпись руководителя предприятия. Причем в некоторых случаях она является единственным реквизитом, делающим документ легитимным.
Что такое подпись руководителя организации
Понятие и роль
Хозяйственная деятельность любой компании сопровождается значительным документооборотом. И обязательным реквизитом каждого из документов является подпись ответственного лица. Она:
- Подтверждает личность руководителя, утвердившего данный документ.
- Подтверждает подлинность документа.
- Указывает на то, что он одобрил данную бумагу и гарантирует ее исполнение.
Печати и подписи в документах программы 1С Бухгалтерия — тема данного видеоролика:
Расшифровка
Подпись ставится в конце текста, одновременно с датой утверждения данного документа (перенос подписи на отдельную страницу – не допускается). Этот реквизит включает три части:
- Должность. Причем если документ составлен не на фирменном бланке, то надо указать и название компании.
- Непосредственно подпись, представляющую собой сокращенную запись фамилии или инициалов.
- Подробная (фамилия полностью, а имя и отчество заглавными буквами) расшифровка инициалов подписанта.
На каких документах ставится
Правом подписи без ограничений обладает руководитель компании и председатель правления. Они подписывают документы, связанные с финансовыми и имущественными правами фирмы. Это:
- Договора.
- Банковские и кассовые документы.
- Доверенности.
- Счета-фактуры.
- Декларации.
- Ведомости и отчеты.
- Документы по приему на работу и увольнению.
Кроме того они могут делегировать свое право подписи другим лицам в тех случаях, если это допускается уставом, путем:
- Издания приказа.
- Доверенности.
У нас вы можете скачать доверенность на право подписи ЭЦП от руководителя (ее бланк-образец).
Доверенность на право подписи ЭЦП от руководителя
ЭЦП
Внедряемый в обиход электронный документооборот требует новых подходов и в подтверждении этих документов подписью руководителя. Данный формат позволяет:
- Избежать искажения электронных документов.
- Привязать их к определенной личности.
Электронная подпись применяется:
- Для заверки отчетности, предоставляемой в государственные органы контроля.
- Для ускорения процесса подписания коммерческих договоров.
По степени защиты есть три типа ЭП:
- Простая, представляющая собой набор кодов.
- Неквалифицированная, то есть преобразованная в форме криптограммы.
- Квалифицированная. Это та же криптограмма с усиленной защитой.
Что такое ЭЦП? Для чего нужна цифровая подпись? Об этом — в видео ниже:
Право подписи за руководителя
Устав компании должен предусматривать возможность подписания документов лицами, замещающими руководителя во время его отсутствия или по его указанию. Такими как:
- Заместитель директора.
- Исполняющий обязанности по приказу.
- По доверенности на отдельный случай или на определенный срок (например, год).
- По приказу руководителя на подписание конкретного документа.
- В некоторых случаях допускается использование факсимиле.
Образец приказа о применении факсимильной подписи руководителем организации
Карточка ПР
При открытии расчетного счета банку необходимо предоставить карточку с образцом подписи руководителя. Форма карточки должна содержать:
- Подлинную и собственноручную подпись 1-го руководителя.
- Собственноручная подпись лица, обладающего правом 2-ой подписи (как правило, это главный бухгалтер).
- Оттиск печать юрлица.
Карточка заполняется по образцу, предоставленному банком. Отклонения не допускаются. В момент росписи в карточке руководителей компании должны присутствовать представители банка или нотариус. Что они должны письменно подтвердить своими подписями в специальной графе карточки.
Бланк карточки можно скачать здесь.
Карточка образцов подписей руководителя и главного бухгалтера (образец)
Смена подписи
Если по какой-то причине произошла смена подписи руководителя, то необходимо предпринять такие действия:
- Перед сменой подписать все скопившиеся не утвержденные документы.
- В течение 3-ех дней проинформировать об этом налоговую.
- Подготовить необходимый набор документов для информирования об этом банковских учреждений.
- Заменить карточку с ПР в банке.
Подделка ПР
Если возникло подозрение, что подпись на документе поддельная, то назначается почерковедческая экспертиза. В случае положительного результата (подпись признана поддельной) виновникам грозит уголовная ответственность. И это независимо от того принял ли работник решение о подделке самостоятельно, или сделал это по указанию директора. Последствия могут быть такие:
- Если подделавший подпись сотрудник извлек из этого личную выгоду, то может быть мошенничеством.
- Если нет, то ему грозят судебные разбирательства за подделку документов.
- Если это сделано по указанию или с ведома руководства, то суд грозит и директору.
- Документы с подделанной подписью будут считаться недействительны, а все сделки, в которых они фигурировали должны быть аннулированы.
Как настроить вывод расшифровки подписи руководителя в кадровых приказах через 1С ЗУП 8, смотрите в видео ниже: