Замещение сотрудника на время ежегодного отпуска в России

В то время, когда начинается пора отпусков, деятельность предприятий в значительной степени страдает, поскольку не хватает рабочих рук. Вопрос необходимо решать, и он предусмотрен трудовым законодательством Российской Федерации.

Сотрудника, который уходит в отпуск (по графику или другим причинам), временно замещает другой сотрудник организации или предприятия. Существует несколько путей замены, каждый характеризуется индивидуальными особенностями и имеет свои нормативы.

Суть и нормы

Замещение работника на время его отпуска можно осуществить несколькими путями:

1. Дополнительная нагрузка другому работнику, такой момент регулируется как совмещение должностей,
2. Освобождение другого работника от его основной должности и временный перевод на другую должность,
3. Оформить на эту должность нового работника по срочному договору.

Все три варианта являются вполне законными и имеют свои нормативы, установленные ТК РФ:

• Статья 155 ТК РФ регулирует вопросы оплаты при совмещении должностей и замещении сотрудника на время его отпуска,
• Статьи 60.2 и 72.2 ТК РФ являются фундаментальными при нормативном регулировании вопроса временного замещения работника на время отпуска,
• Статья 59 ТК РФ регулирует вопрос замещения сотрудника при оформлении временного работника по срочному договору.

Как оформляется замещение на время отпуска

Оформление замещения будет зависеть от его формы, которая строго регламентируется ТК РФ.

Документы

• Заявление сотрудника о том, что он берет на себя ответственность за выполнение работ (обязательно указывают сроки) в другой должности,
• Если работник совмещает две должности, то необходимо составить дополнительное соглашение к ТД, именно на его основании будет издаваться приказ,
• При непосредственно замещении на время отпуска также составляется письменное соглашение между руководителем и сотрудником, аналогичное дополнительному соглашению.

Скачать образец приказа и заявления можно здесь и тут соответственно.

Допсоглашение на совмещение должностей при уходе в отпуск сотрудника

Как выглядит приказ на замещение на время отпуска

Заявление на замещение на время отпуска (образец)

Приказ о замещении имеет унифицированную форму, в которой указываются все основные моменты соглашения: причина, сроки, обязанности, размер доплаты и пр. В личных документах работника (трудовая, личная карточка) и табеле учета информация о замещении не отображается.

Алгоритм

1. Подбор кандидата, который сможет заменить отсутствующего работника,
2. Получение его согласие на замену другого работника,
3. Обсуждение условий замещения: сроки, оплата труда и пр.,
4. Заявление о замещении или совмещении должностей,
5. Если работник вынужден совмещать две должности, то необходимо составить дополнительное соглашение, в котором указывают причину и условия совмещения должностей,
6. На основании заявления и дополнительного соглашения руководитель издает приказ, после которого соглашение вступает в силу,
7. Поскольку все сроки в приказе должны быть указаны, то при выходе на должность основного работника, дополнительных бумаг оформлять не требуется, в момент окончания срока каждый работник автоматически возвращается к выполнению своих прямых обязанностей.

Оплата и расчеты

• При замещении на период отпуска работника, оплата замещающему производится соответственно той, которая приемлема и установлена для данной должности,
• Если работник совмещает две должности (свою и работника, ушедшего в отпуск), то оформляется доплата за совмещение,
• НДФЛ и страховые взносы при оплате замещения являются обязательными.

Возможность замещения руководителей

Замещение руководителя значительно отличается от замещения рядового сотрудника, что является вполне очевидным ввиду большей ответственности. Руководитель должен подготовить себе замену заблаговременно:

• Полностью ввести в курс дела,
• Обозначить все ключевые моменты,
• Поставить в известность специалистов кадровой службы и пр.

Кандидатуру на должность заместителя руководитель выбирает самостоятельно. Отличительным моментом в таком замещении является составление доверенности, на основании которой заместитель должностного лица сможет самостоятельно ставить подписи, издавать приказы, представлять интересы предприятия в других учреждениях и пр.

Кого и кто замещает

На предприятии заменить отпускника может любой сотрудник, который имеет соответствующие знания, квалификацию, образование, опыт и пр., т. е. хорошо разбирается в этой должности.

• Если в отпуск уходит руководитель предприятия, то чаще всего его заменяет непосредственно заместитель или главный бухгалтер, знакомый с обязанностями руководителя.
• На технических предприятиях заместителем руководителя обычно назначают главного инженера.

Можно ли отказаться от замещения

Существует только одна причина, по которой отказаться от замещения на время отпуска нельзя. Такой причиной являются чрезвычайные обстоятельства.

В остальных случаях требуется безусловное согласие самого работника. Заставить его против желания никто не имеет права, что так же прописано в трудовом законодательстве. Если работодатель грозит в случае отказа увольнением, то это пустая угроза, не имеющая основания. Даже если он приведет свою угрозу в исполнение и уволит сотрудника, то через суд сотрудника снова восстановят в его должности.

Замещение на период отпуска — тема видео ниже: