Документ, отражающий структуру, состав и численность работников предприятия, размеры их зарплат и должности, называется штатным расписанием. В данный нормативный акт изменения вносятся только по веским основаниям, например, если происходят изменения в уровне зарплат работников.
Ввиду важности информации, заносимой в штатное расписание, корректировки в него также вносятся по определенным правилам.
Когда и как оно меняется
Работодатель вправе вносить измененные сведения в штатное расписание в любое время, как только появляется такая необходимость. Основания для изменения штатного расписания:
- изменяется размер МРОТ;
- принято решение простимулировать материально отдельного работника или весь коллектив;
- проводится оптимизация штата;
- компания реорганизуется;
- производится сокращение отдельных должностей или их введение.
Договорные условия оплаты труда могут меняться в сторону увеличения или уменьшения. Это касается окладов, надбавок. По всем производимым изменениям составляется соответствующий приказ.
Изменения по новому размеру должностного оклада возможно внести двумя путями:
- Штатное расписание переделывается полностью и утверждается с присвоением ему следующего порядкового номера. Это необходимо, когда изменения размеров зарплат касаются всех работников предприятия, открывается новое подразделение.
- Штатное расписание сохраняется, но в его текст вписываются отдельные корректировки, если изменения касаются одного сотрудника. Составляется приказ «О внесении изменений в штатное расписание».
Большинство компаний изменяют и утверждают такой документ в конце каждого года, в него вносятся сведения о структуре организации и заработной плате.
Как происходит изменение штатного расписания в связи с изменением окладов
Заработная плата рассматривается, как одно из главных условий при составлении трудовых договоров. Работодатель не вправе уменьшить ее в одностороннем порядке, потребуется получить письменное согласие работника.
Снижение заработков негативно воздействует на качество работы, моральный настрой людей, поэтому у работодателя должны быть веские основания для этого. Более того, размер оклада не может быть меньше МРОТ, требуется документальное подтверждение необходимости его изменения.
Например:
- Изменилось финансовое положение предприятия, снизились продажи, произошел кризис.
- Сокращение штата решено заменить снижением зарплаты.
- Произошла смена руководства или реорганизация компании.
- Часть функций снимаются с данной должности и передаются другому лицу.
В зависимости от масштаба запланированных действий штатное расписание составляется заново или в него вносятся коррективы.
Снижение
При планировании снизить уровень оклада работодатель:
- Вначале выпускает приказ о внесении изменений в штатное расписание. Это происходит не позднее 2 месяцев до намеченной даты изменений (ст. 74 ТК РФ).
- Гражданин получает уведомление о запланированном понижении размера оплаты с обоснованием причин, вызвавших такую необходимость (также за 2 месяца до предполагаемой даты снижения).
- Если сотрудник соглашается со снижением зарплаты, составляют дополнительное соглашение к подписанному ранее трудовому договору.
- Выпускается приказ об уменьшении оклада.
Увеличение
Если намечено увеличение размера заработка, то работодатель действует по той же схеме, хотя многие считают, что в этом нет необходимости, потому что никто из работников не будет возражать против увеличения своего заработка. Но закон требует также внести поправки в штатное расписание при увеличении оклада, поэтому необходимо оформить следующую документацию:
- приказ об изменении штатного расписания;
- письменное оповещение гражданина о предстоящем повышении зарплаты;
- допсоглашение, подписанное работодателем и сотрудником;
- приказ об увеличении зарплаты работнику, с его подписью после ознакомления.
С момента подписания приказа изменения считаются вступившими в силу. После этого сведения заносятся в личные карточки сотрудников, при необходимости — в трудовые книжки.
Как составляется приказ
Составление и утверждение приказа об изменении уровня оплаты относится к обязанности генерального директора или руководителя компании. Примерный проект приказа составляет работник кадровой службы, так как формирование штатного расписания является сферой деятельности данного отдела.
Согласование
Составленный пробный документ передается для согласования:
- руководителю отдела кадров;
- главному бухгалтеру;
- юристу;
- генеральному директору.
Далее приказ оформляется в окончательном виде, его подписывают все уполномоченные должностные лица, в последнюю очередь – гендиректор. Приказ передается для ознакомления работникам, которых он касается, им также передаются выписки из приказа.
К приказу прилагается лист ознакомления, куда вносятся все лица, перечисленные в данном приказе. Работник подписывается, ставит дату в знак того, что он согласен с условиями приказа.
При необходимости потребуется внести изменения и дополнения в трудовую книжку сотрудника, также на основании приказа.
Оформление
Приказ должен быть оформлен по форме, принятой на этом предприятии. Обычно это фирменный бланк с указанием реквизитов предприятия. Этот документ относится к документации по основной деятельности организации.
Кроме этого, приказ должен содержать следующие пункты:
- наименование документа;
- дата составления и номер согласно нумерации (если составляется новое штатное расписание, оно получает новый номер);
- причины, по которым требуются изменения;
Далее заполняется основная часть, в которую по пунктам вносятся следующие данные:
- Пункт 1. ФИО, должность, новый размер оплаты труда каждого сотрудника.
- Пункт 2. День начала вступления в силу данного штатного расписания.
- Пункт 3. Распоряжение об оформлении допсоглашений к трудовым договорам.
- Пункт 4. Распоряжение бухгалтерии производить начисление зарплат по новым условиям с намеченной даты.
Затем указывается лицо или лица, на которых возлагается задача проконтролировать исполнение данного приказа. После этого все указанные сотрудники должны ознакомиться и поставить свои подписи.
Пример приказа скачайте тут.
Образцы приказа об изменении штатного расписания
Хранение
Штатное расписание по закону выделяется отдельным делом по первым номерам номенклатуры. Оно должно сохраняться до тех пор, пока предприятие функционирует. Все произведенные корректировки должны быть подшиты к штатному расписанию, в том числе приказы по изменениям.
Приказы по основной деятельности также должны хранится постоянно. Вначале они некоторое время остаются в отделе кадров, затем передаются в архив.
Наличие штатного расписания не считается обязательным, поэтому никто не вправе оштрафовать предприятие при его отсутствии. Оно не нужно для целей налогового учета. Но работодателю необходимо иметь такой документ, так как оно содержит общие сведения о численности работников, структуре предприятия и его расходах на оплату труда. Форму такого документа предприятие вправе разработать самостоятельно.
Внесение изменений в штатное расписание — тема видео ниже: