Утверждение штатного расписания в компании

Штатное расписание – это внутренний нормативный документ предприятия, в котором указываются следующие факторы:

Нормативное регулирование

Следующие нормативно-правовые акты регламентируют утверждение штатного расписания:

  • Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 определяет приказ, подписанный руководителем организации, как запуск для данного документа.
  • Постановление Правительства №452 от 28.07.2005 (в редакции от 2017-го года) касается исключительно персонала федеральных органов исполнительной власти и прописывает правила составления штатного расписания и его утверждения на этом уровне.
  • Статья 15 Трудового кодекса упоминает штатное расписание при объяснении сущности трудовых отношений.
  • Статья 57 Трудового кодекса также ссылается на этот документ при перечислении обязательных компонентов трудового договора, где среди прочего должна быть указана трудовая функция, соответствующая штатному расписанию.

Утверждение ШР

Утверждение штатного расписания в РоссииПроцесс составления и одобрения этого документа многоэтапный, он занимает определённое время и за него несут ответственность конкретные сотрудники предприятия. Все эти вопросы раскрыты ниже.

Подготовка

Квалификационный справочник, описывающий все руководящие и обычные должности и утверждённый Постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998), налагает обязанности по подготовке штатного расписания на экономиста по труду, однако фактически этой работой занимаются следующие сотрудники:

В небольших компаниях, где нет даже полноценного отдела кадров, штатным расписанием занимается бухгалтерия, а в крупных корпорациях существует целый отдел, заведующий штатом и оплатой труда.

Подготовленный документ подписывают и утверждают главный бухгалтер и руководитель предприятия. Эти должности не регламентированы законодательно, но их выбор логически вытекает из руководящих функций этих должностных лиц. Они несут официальную ответственность за состав и исполнение штатного расписания. Процесс подготовки подробно описывается в Инструкции по делопроизводству, где указываются следующие сведения:

  • сроки разработки документа;
  • сроки рассмотрения и внесения поправок;
  • форма приказа, утверждающего штатное расписание;
  • список внутренних нормативных актов, на которые опирается документ;
  • список сотрудников, которые согласовывают и утверждают его.

Приказ об утверждении штатного расписания и другие необходимые документы

В составе Приказа об утверждении штатного расписания имеются следующие элементы:

  • краткое и полное наименование предприятия;
  • номер;
  • дата;
  • заголовок: «ПРИКАЗ об утверждении штатного расписания»;
  • ниже заголовок: «ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст приказа, где упоминаются количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы;
  • назначение сотрудника, ответственного за контроль за исполнением приказа и соблюдением штатного расписания (обычно это главный бухгалтер и/или руководитель отдела кадров);
  • приложение: штатное расписание (указывается номер документа и дата его составления);
  • должность руководителя;
  • его личная подпись;
  • расшифровка подписи;
  • должности и подписи ответственных лиц, перечисленных в приказе (своей подписью они подтверждают ознакомление с этим документом).

Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания

Порядок

Штатное расписание утверждается следующим образом:

  1. составление проекта надлежащего приказа;
  2. согласование этого проекта;
  3. подтверждение приказа подписью руководителя;
  4. регистрация приказа;
  5. оформление грифа на штатном расписании в подтверждении его официального запуска;
  6. направление приказа вместе со штатным расписанием в дело.

Дата и сроки

Законодательство не регламентирует ни сроки, ни даты утверждения штатного расписания, поэтому здесь руководитель обладает полной свободой решений. Поскольку штатное расписание содержит сведения о заработной плате, логично приводить в действие этот документ с первого числа любого месяца.

Следующие даты связаны со штатным расписанием:

  • дата составления;
  • дата утверждения;
  • дата вступления в силу.

Что касается периодичности составления, здесь возможны два варианта:

  • штатное расписание утверждается один раз в год, а по истечении этого срока оформляется заново с учётом текущей ситуации на предприятии;
  • документ утверждается один раз и действует всё время без изменений.

Если в документ было внесено множество изменений, рекомендуется через год после его первого запуска оформить его с нуля и утвердить заново.

Оформление в 1С

В разных вопросах удобно опираться на штатное расписание, если оно находится в компьютере, а не только на бумаге. Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» («1С: ЗУП») позволяет автоматизировать многие процессы в работе отдела кадров. Среди возможностей этой программы в контексте ШР особенно полезны следующие:

  • Хранение истории внесения изменений в штатное расписание и его утверждений со всеми сопряжёнными датами. Опция позволяет отследить, каким был этот документ в тот или иной период времени.
  • Проверка соответствия всех кадровых документов со штатным расписанием. Эта возможность устанавливается опционально и помогает проводить кадровую политику единообразно.
  • Автоматическое формирование штатного расписания на основе сведений о каждом сотруднике, если сначала решено работать с этой программой без формирования этого документа.
  • Возможность приёма и перевода сотрудников в пределах ШР с автоматическим формированием надлежащих начислений.

Правовые последствия

Утверждение штатного расписания и его последствияТот факт, что указанное выше Постановление Госкомстата лишь рекомендует форму штатного расписания, может ввести в заблуждение работодателей, полагающих, что этот документ на предприятии необязателен и даже нежелателен, особенно если руководство предпочитает назначать оклад сотрудникам исключительно в трудовых договорах, не подтверждая суммы где-либо ещё. Однако этот документ обязательно потребуют представители трудовых и налоговых инспекций при выполнении плановых или внеплановых проверок.

Его отсутствие будет считаться нарушением законодательства, касающегося охраны труда. Сотрудник, который был ответственным за составление штатного расписания, будет оштрафован на сумму в 1-5 тысяч рублей, а всей организации будет грозить штраф в размере 30-50 тысяч рублей в соответствии со Статьей 5.27 КоАП.

Также данный документ необходим для подтверждения целесообразности сокращения штата, если на суде придётся доказывать, что в организации не было предусмотрено вакансий, которые бы смогли удовлетворить увольняемых сотрудников.

Итак, штатное расписание – это важный внутренний документ, который требует официального утверждения. Этот процесс довольно прост, если выполнять его правильно.

Как сделать штатное расписание, смотрите в этом видео:


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:
И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.