Штатное расписание – это внутренний нормативный документ предприятия, в котором указываются следующие факторы:
- структура организации;
- наименование имеющихся в организации должностей (профессий и специальностей);
- численность персонала;
- заработная плата на каждую должность;
- возможность надбавки и её размер.
Нормативное регулирование
Следующие нормативно-правовые акты регламентируют утверждение штатного расписания:
- Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 определяет приказ, подписанный руководителем организации, как запуск для данного документа.
- Постановление Правительства №452 от 28.07.2005 (в редакции от 2017-го года) касается исключительно персонала федеральных органов исполнительной власти и прописывает правила составления штатного расписания и его утверждения на этом уровне.
- Статья 15 Трудового кодекса упоминает штатное расписание при объяснении сущности трудовых отношений.
- Статья 57 Трудового кодекса также ссылается на этот документ при перечислении обязательных компонентов трудового договора, где среди прочего должна быть указана трудовая функция, соответствующая штатному расписанию.
Утверждение ШР
Процесс составления и одобрения этого документа многоэтапный, он занимает определённое время и за него несут ответственность конкретные сотрудники предприятия. Все эти вопросы раскрыты ниже.
Подготовка
Квалификационный справочник, описывающий все руководящие и обычные должности и утверждённый Постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998), налагает обязанности по подготовке штатного расписания на экономиста по труду, однако фактически этой работой занимаются следующие сотрудники:
В небольших компаниях, где нет даже полноценного отдела кадров, штатным расписанием занимается бухгалтерия, а в крупных корпорациях существует целый отдел, заведующий штатом и оплатой труда.
Подготовленный документ подписывают и утверждают главный бухгалтер и руководитель предприятия. Эти должности не регламентированы законодательно, но их выбор логически вытекает из руководящих функций этих должностных лиц. Они несут официальную ответственность за состав и исполнение штатного расписания. Процесс подготовки подробно описывается в Инструкции по делопроизводству, где указываются следующие сведения:
- сроки разработки документа;
- сроки рассмотрения и внесения поправок;
- форма приказа, утверждающего штатное расписание;
- список внутренних нормативных актов, на которые опирается документ;
- список сотрудников, которые согласовывают и утверждают его.
Приказ об утверждении штатного расписания и другие необходимые документы
В составе Приказа об утверждении штатного расписания имеются следующие элементы:
- краткое и полное наименование предприятия;
- номер;
- дата;
- заголовок: «ПРИКАЗ об утверждении штатного расписания»;
- ниже заголовок: «ПРИКАЗЫВАЮ»;
- текст приказа, где упоминаются количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы;
- назначение сотрудника, ответственного за контроль за исполнением приказа и соблюдением штатного расписания (обычно это главный бухгалтер и/или руководитель отдела кадров);
- приложение: штатное расписание (указывается номер документа и дата его составления);
- должность руководителя;
- его личная подпись;
- расшифровка подписи;
- должности и подписи ответственных лиц, перечисленных в приказе (своей подписью они подтверждают ознакомление с этим документом).
Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания
Порядок
Штатное расписание утверждается следующим образом:
- составление проекта надлежащего приказа;
- согласование этого проекта;
- подтверждение приказа подписью руководителя;
- регистрация приказа;
- оформление грифа на штатном расписании в подтверждении его официального запуска;
- направление приказа вместе со штатным расписанием в дело.
Дата и сроки
Законодательство не регламентирует ни сроки, ни даты утверждения штатного расписания, поэтому здесь руководитель обладает полной свободой решений. Поскольку штатное расписание содержит сведения о заработной плате, логично приводить в действие этот документ с первого числа любого месяца.
Следующие даты связаны со штатным расписанием:
- дата составления;
- дата утверждения;
- дата вступления в силу.
Что касается периодичности составления, здесь возможны два варианта:
- штатное расписание утверждается один раз в год, а по истечении этого срока оформляется заново с учётом текущей ситуации на предприятии;
- документ утверждается один раз и действует всё время без изменений.
Если в документ было внесено множество изменений, рекомендуется через год после его первого запуска оформить его с нуля и утвердить заново.
Оформление в 1С
В разных вопросах удобно опираться на штатное расписание, если оно находится в компьютере, а не только на бумаге. Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» («1С: ЗУП») позволяет автоматизировать многие процессы в работе отдела кадров. Среди возможностей этой программы в контексте ШР особенно полезны следующие:
- Хранение истории внесения изменений в штатное расписание и его утверждений со всеми сопряжёнными датами. Опция позволяет отследить, каким был этот документ в тот или иной период времени.
- Проверка соответствия всех кадровых документов со штатным расписанием. Эта возможность устанавливается опционально и помогает проводить кадровую политику единообразно.
- Автоматическое формирование штатного расписания на основе сведений о каждом сотруднике, если сначала решено работать с этой программой без формирования этого документа.
- Возможность приёма и перевода сотрудников в пределах ШР с автоматическим формированием надлежащих начислений.
Правовые последствия
Тот факт, что указанное выше Постановление Госкомстата лишь рекомендует форму штатного расписания, может ввести в заблуждение работодателей, полагающих, что этот документ на предприятии необязателен и даже нежелателен, особенно если руководство предпочитает назначать оклад сотрудникам исключительно в трудовых договорах, не подтверждая суммы где-либо ещё. Однако этот документ обязательно потребуют представители трудовых и налоговых инспекций при выполнении плановых или внеплановых проверок.
Его отсутствие будет считаться нарушением законодательства, касающегося охраны труда. Сотрудник, который был ответственным за составление штатного расписания, будет оштрафован на сумму в 1-5 тысяч рублей, а всей организации будет грозить штраф в размере 30-50 тысяч рублей в соответствии со Статьей 5.27 КоАП.
Также данный документ необходим для подтверждения целесообразности сокращения штата, если на суде придётся доказывать, что в организации не было предусмотрено вакансий, которые бы смогли удовлетворить увольняемых сотрудников.
Итак, штатное расписание – это важный внутренний документ, который требует официального утверждения. Этот процесс довольно прост, если выполнять его правильно.
Как сделать штатное расписание, смотрите в этом видео: