Многие предприятия переводят сотрудников в другую местность на постоянную работу, отправляют в командировки, используют выездной труд. Работодатель жилье снимает редко, чаще сотрудники сами его выбирают и оформляют соответствующие документы.
Компенсация выплачивается одним из двух способов: сумму арендной платы прибавляется к зарплате или перечисляется прямо на счет сотрудника. Расчеты и отражение в учете зависит от конкретной ситуации.
Нормативное регулирование
Мнение законодательства:
- порядок оплаты жилья во время командировок – ст. 168 ТК (Трудового кодекса);
- порядок возмещение издержек при выездной работе – ст. 166 ТК;
- порядок возмещения затрат при переезде – ст. 169 ТК.
Мнение Налоговой инспекции: выплаты, связанные с компенсацией арендной платы при переезде, возникают как следствие трудовых отношений, поэтому необходимо рассчитывать НДФЛ и страховые взносы (письма № 03-03-06/1/16789 и № 03-04-06-01/165). Минфин квалифицирует подобные компенсации как экономическую выгоду, облагаемую НДФЛ и взносами (письмо № 03-04-06/44206) согласно ст. 255 НК (Налогового кодекса).
Позиция ВС (Верховного суда): возмещение издержек по аренде жилья является компенсацией, а не частью зарплаты согласно ст. 15 ТК (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ), поэтому НДФЛ и взносы не начисляются.
Компенсация арендной платы не учитывается при расчете базы для начисления налога на прибыль (письмо ФНС № ВЕ-22-3/6@), так как не относится к издержкам, обозначенным в п. 29 ст. 270 НК. К производственным расходам можно отнести объем арендной платы, не превышающую 20% от начисленной зарплаты за месяц (ст. 131 ТК).
Когда положена компенсация жилья сотрудникам
Закон обязует работодателя компенсировать арендную плату во время командировок и при выездной работе. Во время командировок арендная плата является частью командировочных расходов. При выездной работе для возмещения требуется счет.
При переезде в другую местность арендная плата формально не является возмещаемой, но она может быть предусмотрена внутренними нормативами (коллективными и трудовыми договорами). Подход к начислению НДФЛ и взносов зависит от желания работодателя решать споры с налоговиками.
Если нет желания обращаться в суд, необходимо эти выплаты считать частью дохода сотрудника и начислить НДФЛ и взносы. Позиции ВС может придерживаться работодатель, готовый отстаивать свою правоту в суде. Он на своем предприятии признает данные выплаты социальными компенсациями и не начисляет НДФЛ и взносы.
Основанием может служить Постановление ФАС СКО (Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа) № А63-14146/2012. Суд признал возмещение арендной платы выплатой, не связанной с выполнением трудовых обязанностей, и вынес решение отказать налоговикам в возмещении НДФЛ и взносов.
Расчет выплат
Документация
Перед командировкой сотруднику выдаются командировочные (в том числе на аренду жилья), по возвращении обязательно составление авансового отчета. Перерасход (траты, превышающие 700 руб. в день) должен утвердить руководитель. Объем и порядок возмещения определяется во внутренних нормативах.
Сума командировочных рассчитывается на основе:
- приказа;
- табеля учета времени;
- авансового отчета.
Оформление счетов и налогообложение
Расходы сотрудник подтверждает платежной документацией, в том числе квитанцией или распиской, удостоверяющей оплату жилья. При выдаче аванса сумма фиксируется на К 50 (51) и Д 71. Компенсация при превышении выданной суммы фиксируется на Д 71 и К 50. При наличии в платежных документах выделенного НДС, он отражается на Д 68 и К 19.
Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, это отражается в трудовом соглашении. Все компенсируемые расходы (проезд, аренда жилья, иные расходы, разрешенные руководством, кроме пропитания) сотрудник обязан подтвердить документально. Суммы начисляются на основании платежных документов и отражаются на Д 26 (08, 44 и др.) и К 73.
Если разъездному сотруднику средства выдаются авансом, то операция отражается на Д 71 и К 50. В подобной ситуации обязателен авансовый отчет. После его утверждения бухгалтер отражает операцию на Д 26 (08, 44 и др.) и К 71. Компенсации разъездных работников не облагаются НДФЛ, на них не начисляются взносы.
При переезде сотрудников предприятие может заключить договор аренды самостоятельно, если такая обязанность установлена внутренними нормативами. Если сотрудники сами занимаются поиском жилья, то в договорах не указано, что квартирой обеспечивает работодатель. Бухгалтеру ничего рассчитывать не нужно, так как суммы должны быть указаны в договорах аренды.
Если жильем обеспечивает работодатель, расходы отражаются на К 91 и Д 76. При оплате проводка Д 76, К 50 (51). Если жилье оплачивается вперед, то расходы отражаются на К 97 и распределяются ежемесячно на внереализационные. В подобной ситуации это не часть зарплаты, а компенсация, поэтому НДФЛ и взносы не начисляются.
Если работник снимает жилье самостоятельно, для получения компенсации он должен предоставить:
- копию договора аренды (обязательно должна быть указана сумма арендной платы);
- копии платежных документов.
Обязанность возмещать арендную плату должна быть указана в трудовом соглашении. Начисление отражается на Д 91 и К 73, выплата – на Д 73 и К 50 (51).
- Если компенсация требуется согласно нормам законодательства, все суммы включаются в расходы на зарплату, снижающие базу для начисления налога на прибыль.
- Если по закону компенсация не положена, то при отсутствии указания на подобную обязанность в трудовых договорах эти расходы налогооблагаемую базу не снижают.
- При наличии соответствующего пункта в контрактах расходы увеличиваются на суммы, равные 20% от начисленных зарплат.
НДФЛ за аренду жилья для сотрудника: платить или нет? Рассказывает об этом видео ниже:
Что делать при невыплате
О подаче жалобы может идти речь, если компенсация предусмотрена законом или внутренними нормативами. Заявление можно подавать в Трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
Документ оформляется на бумаге или в электронной форме. В теле указывается суть претензии и просьба провести проверку. Желательно предоставить максимум документов, подтверждающих нарушение. Специалисты считают, что самый эффективный вариант – обращение в суд.