Для перерасчета зарплаты могут быть различные основания: изменения законодательства, индексация, недоплата или переплата из-за ошибок бухгалтера. Процедура зависит от причины, но в любой ситуации основным документов является приказ руководителя.
Нормативно регулирование
Размер зарплаты не может быть ниже МРОТ, процедура пересчета определена в ст. 133 Трудового кодекса (ТК). Основания для увеличения определены в ст. 134 ТК. Индексация в соответствии с инфляцией законом не установлена, но она обязательна (письмо Роструда № 1073-6-1 и определение Конституционного суда № 2618-О). Процедура индексации (период и дата) должна быть указана в локальных нормативах. Пересчет за прошедшие периоды осуществляется при просрочке (ст. 236 ТК).
- Если работник увольняется перед индексацией, в расчет выключаются все доплаты. Работающие пенсионер может пересчитать пенсию после индексации.
- Случаи, при которых допускаются удержания при согласии работника, перечислены в ч. 9 ст. 137 ТК. Пересчет отпускных при отзыве сотрудника до окончания отдыха законом не предусмотрен.
Удержать из зарплаты закон позволяет:
- неотработанный аванс;
- переплаченные суммы подотчетных средств;
- излишне выплаченные из-за счетных ошибок средства;
- суммы, излишне выплаченные при простое или невыполнении нормы (ч. 3 ст. 155 и ч. 3 ст. 157 ТК);
- суммы, выплаченные в связи с признанными судом неправомерными действиями;
- выплаты за неотработанные дни отпуска, если работник увольняется до конца периода, за который отдых предоставлялся.
Работодатель может удержать все эти суммы только в том случае, если работник не возражает.
- Зарплата всех сотрудников может снижаться при организационных изменениях на предприятии (ст. 74 ТК). Одновременно меняются условия трудовых договоров.
- Если работодатель отказал работнику возместить недоплату, существует возможность обратиться в суд в течении года с даты, определенной для выплаты (ст. 392 ТК).
Мероприятия при перерасчете заработной платы
Распоряжение руководства требуется при индексации, уменьшении или увеличении зарплат всем сотрудникам, при начислении большей или меньшей суммы по ошибке, по решению суда.
Что понадобится
Если пересчет требуется в связи с индексацией или увеличением выплат из-за повышения МРОТ, необходимости в доплате из-за ошибки, требуется только приказ руководителя. При любом виде удержания обязательно письменное согласие сотрудника.
Основания
Для увеличения существуют 3 причины:
- индексация;
- недоплата по причине ошибки;
- увеличение по согласию сторон.
Объем заработных плат закон позволяет менять в сторону увеличения или снижения, исходя из размера МРОТ и финансовых возможностей предприятия по результатам финанализа в конце года. Если существующие зарплаты выше МРОТ, а показатели ухудшились, допускается снижение выплат.
Ошибками считаются:
- арифметические ошибки;
- внесение неверных данных всех или отдельных сотрудников в бухгалтерскую программу.
Пересчет осуществляется независимо от того, кто обнаружил ошибку. При переплате сотруднику предлагается вычесть из следующей зарплаты или вернуть лишнюю сумму. Он может согласиться или отказаться. Переплаты не возвращаются, если вызваны неправильными расчетами без счетной ошибки или неверным толкованием законодательства.
Определение периода
Конкретные периоды и срок давности пересчета законодательством не установлены. Если работник продолжает выполнять свои обязанности, начисления проводятся за весь срок действия договора.
Если сотрудник увольняется, перерасчет производится за 3 месяца до прекращения действия договора или в течение 3-х месяцев после того, как правонарушение было совершено.
Пошаговая процедура
Для повышения заработной платы из-за изменения уровня инфляции или объема МРОТ руководитель определяет коэффициент повышения и издает приказ. Письменное согласие работников не требуется.
Одновременно с индексацией вносятся изменения в трудовые договора. Вносятся данные:
- о перечне выплат, подлежащих индексации;
- о порядке, который применялся при определении коэффициента;
- о порядке пересчета окладов;
- о дате и периодичности выплат.
Бухгалтер на основании информации из ведомости составляет справку. На ее основании разрабатывается текст приказа.
Документ содержит:
- полное название предприятия;
- дату и регистрационный номер;
- название документа;
- основания для издания;
- данные о дате и порядке перерасчета;
- ФИО и должность лица, отвечающего за выполнение;
- подпись.
После издания приказа меняются данные штатного расписания. Если зарплата меняется одному или нескольким сотрудникам, составляется уведомление. Сотрудники знакомятся с ним под роспись, только потом издается приказ.
- Если работник самостоятельно обнаружил недоплату, он подает заявление руководителю. Обязательно указание полного названия предприятия, ФИО руководителя, ФИО сотрудника; просьба начислить выплату правильно с указанием периода, основания для перерасчета, число и подпись. Руководитель может отказать или издать приказ о перерасчете.
- Если пересчет происходит по решению суда, приказ издается на основании судебного распоряжения.
Скачать пример заявления на пересчет можно здесь, а приказа — тут.
Образец заявления на перерасчет заработной платы
Приказ о перерасчете заработной платы (образец)
Налоговое обложение
В справках 2-НДФЛ доходы отражаются в том периоде, в котором фактически получены. Если из-за счетной ошибки работник получил больше, требуется корректировка декларации (ст. 54, 81 Налогового кодекса). При других основаниях декларация не уточняется.
В корректирующих справках указывается:
- номера поданных ранее 2-НДФЛ;
- дата оформления новых справок;
- цифра «1» в поле «номер корректировки»;
- правильные суммы..
При доплате сроки подачи справок законом не определены. Если произведен вычет, справки подаются после выплаты излишне удержанного НДФЛ.
Что делать при отказе в перерасчете
Перерасчет может потребоваться одному или нескольким сотрудникам, коллективу. Поэтому жалобы бывают индивидуальные и коллективные.
Куда обращаться и как составить жалобу
Жалобы по недоплате рассматривает Трудовая инспекция и суд. Конкретной формы для заявлений нет.
Документ составляется в свободной форме, обязательно содержит:
- данные о заявителе или представителе коллектива (ФИО и электронный или почтовый адрес);
- полное наименование и адрес предприятия;
- суть жалобы;
- просьбу;
- перечень документов в приложении;
- подпись и число.
Описывая суть, следует перечислить все факты в хронологическом порядке. Просьба может выглядеть так:
- провести проверку;
- обеспечить внесение изменений;
- выплатить компенсацию;
- сохранить конфиденциальность (при необходимости).
Готовое письмо можно отнести в инспекцию, послать по почте (заказным письмом). Существует возможность подать жалобу через интернет. Для этих целей на сайте Трудовой инспекции предлагается специальная форма.
Другой вариант – иск в суд по местоположению работодателя. Документ составляется письменно, подается в канцелярию или отправляется по почте (заказным письмом с подтверждением получения).
Одновременно с иском подается:
- второй экземпляр заявления (для ответчика);
- копии трудового договора и приказа о приеме на работу;
- копии приказов об объеме оклада и доплатах;
- справка о средней зарплате;
- справка о начисленных выплатах.
Как все происходит
Трудовая инспекция рассматривает жалобы 30 дней. После проверки составляется акт, фиксирующий нарушения. Руководству выдается предписание с указанием срока устранения. При серьезных нарушениях документы передаются в суд или прокуратуру.
Заявитель по результатам проверки получает уведомление. В этом документе указываются так же действия, которые следует предпринять. Если результат заявителя не удовлетворяет, подается иск в суд, прилагается переписка с Трудовой инспекцией.
При обращении в суд миную Трудовую инспекцию необходимо ждать вынесения решения. Если требования удовлетворяются, работодатель выплачивает недостающую сумму. Суд может отказывает, если работодатель предоставляет документы, доказывающие его правоту.
Ответственность работодателя
При нарушениях с выплатой зарплат Трудовая инспекция и суды применяют наказание, установленное ст. 5.27 КоАП.
Это штраф:
- 30-50 тыс. руб. для предприятия со статусом юридического лица;
- 1-5 тыс. руб. для руководителя предприятия и ИП.
На руководителя предприятия могут наложить дисциплинарное наказание и собственники.
В этом видео рассматривается необходимость проведения перерасчета зарплаты, а также механизм перерасчета: