Что делать сотруднику и работодателю при утере трудовой книжки?

Трудовая книжка на сегодняшний день — это основной бумажный носитель, который подтверждает информацию про трудовой стаж гражданина для получения пенсии в будущем либо подтверждения факта работы по определенному профилю для приема на работу у того или иного работодателя.

Нормативное регулирование

Вопросы, связанные с утерей и восстановлением трудовой книги, регламентируются положениями следующих нормативно — правовых актов:

  • Трудовой кодекс РФ (ст.65). В данной статье речь идет о том, что работодатель имеет право выписать новую трудовую книгу в случае утраты, отсутствия вообще (особа не имела ранее трудового стажа);
  • постановление Министерства труда РФ от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек;
  • постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книгах». В этом постановлении четко регламентированы нормы ведения ТК, внесения изменений, выдачи дубликата ТК, выдачи ТК при увольнении сотрудника, хранения и учета трудовых книжек, а также утверждена ответственность работодателя за ведение и заполнение данных бланков.

Справка при утрате трудовой книжки

Справка при утрате трудовой книжки

Порядок действий при утере трудовой книжки

Пакет документов

Информация в дубликат трудовой книги вносится исключительно на основании документов, подтверждающих факт наличия трудового стажа у особы. В качестве подтверждающих документов могут быть использованы:

  • архивные справки (если предприятие или организация уже ликвидированы и проведена передача архива в соответствующие учреждения);
  • справки из отдела кадров организации, в которой особа работа раньше;
  • профсоюзный билет;
  • выписки или копии приказов о приеме на работу либо об увольнении;
  • расчетная книжка;
  • акт об установлении стажа. Согласно нормам п.34 Постановления №225 в случае массовой утраты трудовых книжек по причине техногенных или природных катастроф в организации создается специальная комиссия по установлению стажа сотрудников, в которую входят представители администрации, кадровой службы, профсоюзных либо других выборных органов коллектива;
  • решение суда об установлении физическому лицу стажа работы на основании показании двух или более свидетелей;

Заявление сотрудника

Заявление об утере трудовой книги (если это произошло по вине физического лица) является основанием для выдачи дубликата.

Для удобства приведем образец заявления о выдаче дубликата трудовой книги сотруднику, который был уволен ранее:

Директору ООО «Альтан»

Егорову И.П.

от Самуровой И.В

г.Долгопрудный,

ул.Семейная, 23

000000

конт.тел: ……

Заявление

Прошу выдать мне дубликат трудовой книги взамен утерянной. Документы, подтверждающие мой трудовой стаж до момента принятия на работу в вашу организацию, прилагаются на 4 листах в 1 экземпляре.

13.08.2018 года Самурова И.В.

Образцы заявления работников при утере трудовой книжки

Инструкция по шагам

По вине работника

Порядок действий полностью определен нормами действующих НПА, поэтому очень важно соблюдать все нюансы. Итак, в случае утери трудовой книги физическим лицом необходимо:

  • получить справки либо другие подтверждающие документы от предыдущих работодателей либо в архивном отделе городского (районного) совета. В случае наличия данных документов на руках у особы их необходимо заверить в организации, которая выдала (ставится «мокрая печать», прописывается запись «Копия верна» либо «Согласно оригиналу», ставится подпись и фамилия руководителя организации либо кадровой службы);
  • написать в канцелярию либо отдел кадров заявление об утере трудовой книги;
  • предоставить все документы, которые подтверждают трудовой стаж до оформления на последнее место работы;
  • после этого последний работодатель на основании норм п.33 Постановления №225 вносит данные в новый бланк трудовой книги. Информация о работе до поступления на предприятие, которое заполняет дубликат, вносится общая без детализации по работодателям (суммарный трудовой стаж, который исчисляется на основании предоставленных особой документов). Информация о работе у последнего работодателя отображается в полном объеме (название предприятия, дата принятия, должность, номер приказа о принятии, дата увольнения, номер приказа об увольнении особы). Также обязательно необходимо отразить все сведения о поощрениях особы (премии, награды, грамоты).

Важная особенность при оформлении заявления на выдачу новой ТК

Важная особенность при оформлении заявления на выдачу новой ТК

По вине работодателя

В случае утери трудовой книги по вине работодателя алгоритм действий по восстановлению немного отличается, так как все действия должен выполнить работодатель:

  • отдел кадров уведомляет сотрудника про факт утери трудовой;
  • кадровая служба узнает у работника где он раньше был трудоустроен и направляет запросы в эти организации, архивные учреждения и орган Пенсионного фонда РФ (информация о зарегистрированных трудовых договорах подается в том числе и в ПФР);
  • проходит период ожидания ответов;
  • заполняется бланк дубликата трудовой по принципу, который описан выше;
  • происходит ознакомление сотрудника с внесенными данными в его трудовую книгу после получения информации по запросам.

Сроки и особенности

В аспекте сроков необходимо поговорить про несколько моментов. Например, если трудовая утеряна работником. Прежде чем ожидать выдачу дубликата, он должен получить документальные подтверждения про стаж работы до поступление на последнее место работы, то есть подать запросы в организации, архивы и т.д.

Согласно нормам ст.22 ФЗ «Об обращениях граждан» срок ответа на официальные запросы граждан составляет 30 календарных дней. Кроме этого, в законе предусмотрена позиция, согласно которой в случае отсутствия возможности предоставить ответ на запрос в установленный период срок продлевается с уведомлением автора запроса о причинах невозможности предоставить ответ. По отношению к запросам от юридических лиц действуют такие же сроки.

После получения ответов на запросы у работодателя есть 15 календарных дней для заполнения дубликата трудовой книги и выдачи его физическому лицу. Несоблюдение данных сроков должно быть объяснено особе, которая подала заявление о выдаче дубликата трудовой согласно нормам законов. Причиной задержки может быть:

  • отсутствие печати в связи с изготовлением новой;
  • отсутствие особы, которая имеет право подписи, по причине командировки или больничного.

Ответственность

Работодатель

В случае утери трудовой книги работодателем предусмотрена административная ответственность должностных лиц работодателя в таких случаях:

Во-первых, предусмотрена возможность наложения административного штрафа.

  • Если особа была официально трудоустроена у ИП, то максимальная сумма наказания составит 5000 рублей.
  • Если же человек работал в штатной структуре юридического лица, то санкции могут составить до 50000 рублей. Кроме этого, работодатель должен будет выплатить особе средний заработок за все дни вынужденных прогулов, когда человек не имел возможности официально трудоустроится.

Дубликат при утрате трудовой книжки

Дубликат при утрате трудовой книжки

Работник

В случае потери трудовой по вине работника никакой юридической административной ответственности не предусмотрено, но все затраты по восстановлению документа несет работник, а именно:

  • отправка запросов в организации, ПФР или архив;
  • приобретение бланка трудовой книги.

Алгоритм и правила восстановления трудовых книг в случае их утери по вине работника или работодателя четко установлен нормами российского законодательства.

Что делать при утрате или порче трудовой книжки? Рассказывает видео ниже:


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.