При поставках товара от поставщика бывают ситуации, когда обнаруживается брак. Стоит подойти к этому моменту серьезно и спокойно. Брак случается даже у ответственных сотрудников и не по прямой их вине или недоработке.
Важно правильно оформить документы на бракованный товар, чтобы после того, как он вернется к поставщику, вы получили обратно внесенные средства. Также смогли правильно оприходовать партию товара.
Понятие брака
Прежде чем узнать, как правильно оформить акт о браке товара, стоит разобраться, что представляет собой настоящий брак. Для товаров установлены нормативные требования, несоответствие которым и считается браком или дефектом.
Бывают следующие виды брака:
- Обнаруженные сразу, видимые невооруженным глазом;
- Скрытые или выявленные в процессе подробного осмотра, а также при проверке работы прибора или оборудования.
Если товар доставляется из другого города или страны транспортной компанией, при осмотре должны присутствовать, по возможности, представители поставщика и транспортной компании, осуществившей перевозку груза.
Функции и роль акта о браке товара
В том случае, когда при приеме партии товара был обнаружен брак, данный документ может стать полноправным законным источником возврата средств за него. Представители вашей компании на основании данного акта смогут составить письменную претензию поставщику или производителю.
- При оприходовании товара бухгалтер вашей организации должен будет учесть товар в количестве за минусом бракованного.
- Когда брак обнаруживается уже после приема всей партии товара, то после составления такого документа, товар подлежит списанию с вашего учета.
Данное видео представляет собой пример покупки бракованного товара и его последующий возврат со сотавлением соответствующего акта:
Нормативное регулирование
Документ, в котором фиксируется информация о бракованном товаре может быть написан в свободной форме. Также, его можно разработать для своей компании, как отдельный документ. Он должен соответствовать всем требованиям закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Возможно также использование официальных бланков, разработанных Госкомстатом РФ. Они бывают двух видов:
- Брак или неправильное количество, обнаруженное при приемке товара – форма № ТОРГ-2;
- Несоответствие количества или обнаруженные дефекты импортных товаров – форма № ТОРГ-3.
В документе указываются выявленные дефекты, количество экземпляров, название, цвет и так далее. При необходимости можно сделать фотоотчет.
Подписан акт должен быть представителем поставщика, представителем транспортной компании и непосредственно, представителем получателя. Допускается также присутствие независимого эксперта и его подпись.
Составление такого документа
При поступлении заказанного вами товара транспортная компания обычно оповещает вас об этом СМС или звонком по телефону. Вы обязаны приехать к месту разгрузки самостоятельно или отправить туда своего представителя.
Осмотрите, по возможности, товар и его количество. Если было обнаружено несоответствие количества единиц товара, заявленного в товарной накладной или какие-либо видимые дефекты продукции, смело можете писать акт о браке товара.
Пригласите представителей компании перевозчика, которые занимались доставкой груза и укажите им на обнаруженные недостатки. Если товар дорогостоящий можно также пригласить независимого эксперта, который сможет официально подтвердить и подписать данный документ.
- В начале документа должны быть указаны реквизиты компании получателя груза, а также проставлена дата подписания акта и порядковый номер.
- В конце документы указываются личные данные всех членов, подписывающих акт.
- В самом акте опишите подробно какой именно товар бракованный, в чем это выражается, как выглядит и сколько единиц товара не соответствует стандарту. К акту обязательно прикладывается фото или видео бракованного товара.
Подписывают документ:
- Представитель поставщика или посредник, действующий по доверенности поставщика. В этом случае нужна будет копия доверенности;
- Представитель компании, осуществившей перевозку груза;
- Независимый эксперт, проводивший осмотр;
- Представитель получателя груза или сам получатель.
Акт о браке товара оформляется в 3-х экземплярах. Первый отправляется в бухгалтерию получателя. Следующие два, соответственно, поступают поставщику и транспортной компании. Отправлять акты нужно вместе с претензией.
Скачать бланк претензии можно здесь.
Образец заполнения претензии
Скачать бланк такого Акта можно здесь абсолютно бесплатно.
Акт о браке товара при приемке
Последующие действия
После всех проведенных процедур с актом о браке, этот документ должен быть передан на хранение в архив вашей компании. Там его нужно оприходовать и подшить к документации. Хранить его следует на протяжении 3-х лет.
Как выиграть диспут и вернуть деньги за товар с браком, заказанный на Aliexpress, расскажет видео ниже: