Если вы, как частный предприниматель или ваше предприятие решили открыть торговую точку, магазин, кафе, где расчеты будут производиться наличными деньгами, то вам необходимо будет использовать кассовый аппарат. ККМ надо регистрировать в налоговой, а кассиру обязательно нужно заполнять данный журнал.
Все эти действия производятся независимо от того являетесь ли вы частным предприятием, государственной организацией или частным предпринимателем.
Для чего нужен журнал кассира-операциониста
Согласно постановлению Госкомитета по статистике от 25.12. 98 №132 этот журнал обязаны заполнять все торгующие организации у которых установлены ККМ. Касса устанавливается для того, чтобы можно было продавцу принять наличные деньги от покупателя, а взамен выдать вместе с товаром чек, как документ о проданном товаре.
На чеке будет занесена вся информация о
- Приобретенном товаре, его стоимость и количество;
- Предпринимателе, у которого приобретен товар;
- Реквизитах предприятия;
- Дате и времени покупки.
Журнал кассира-операциониста служит источником сведений для проверяющих служб. При проверке они могут потребовать журнал и сверить наличие денег в кассе и указанных в документе. Это могут быть и проверяющие фискальные службы, и работники, уполномоченные руководством. В документ заносятся сведения о начальных сведениях ККМ в день торговли, и сведения на окончание смены.
В том случае, когда ваше предприятие перешло на онлайн кассы, заполнять журнал кассира-операциониста нет необходимости. Так как, в случае применения электронной кассы вся информация сразу же передается в налоговую и кроме этого, она сохраняется в памяти устройства. Но если возникнет острая необходимость, то можно будет получить информацию о любом чеке просто распечатав ее.
Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста, расскажет это видео:
Форма документа
Журнал кассира – это документ, относящийся к бланкам первичной документации. Это общепризнанная форма, которая была утверждена Госкомстатом в 1998 году.
На титульном листе такого журнала нужно указывать
- Название предприятия, организации или частного предпринимателя;
- Регистрационные данные компании и коды ОКУД и ОКПО;
- Сведения о контрольно-кассовом аппарате;
- Дата начала заполнения журнала;
- ФИО ответственного за ведение журнала.
Внешний вид Журнала
Журнал обязательно прошнуровывается, все страницы пронумеровываются. Общее количество страниц одним числом должно быть прописано на обратной стороне журнала. Это указывается на бумажной пломбе, которой скрепляется шнуровка журнала. Все визируется представителем налоговой инспекции, руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Как зарегистрировать журнал
Перед покупкой ККМ уточните, находится ли она в Реестре разрешенных к эксплуатации приборов. В противном случае вы не сможете ее поставить на учет, а соответственно и работать на ней будет невозможно. Чтобы начать работать с кассой нужно подать заявление нужно подать заявление на регистрацию журнала кассира-операциониста.
В заявлении формы КМ-4 в верхней части нужно указать полное название вашего предприятия и его ИНН. Дальше следует указать модель кассовой машины, ее заводской и регистрационный номер.
Потом вписываем адрес где будет работать кассовая машина и указываем причину обращения с заявлением. Это может быть первичная регистрация, перерегистрация или в связи со сменой адреса установки ККМ. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия или частным предпринимателем и ее бухгалтером.
Как исправить ошибку в кассовой книге, смотрите в видео ниже:
Как правильно заполнить
В данном документе нужно правильно отражать данные о дневной денежной выручке, поэтому нельзя допускать искажения при заполнении. Заполнять журнал желательно одинаковыми чернилами и без исправлений. Но если не получилось обойтись без исправлений, то эти записи визируются продавцом-кассиром, директором предприятия и бухгалтером.
- Если в магазине выходной и нет выручки в документе следует ставить прочерк. Если в документе не будет сделано никакой записи это может быть засчитано проверяющими службами как сокрытие дохода.
- Первую запись в журнале делает налоговый инспектор, который регистрирует ККМ. Потом оформлением занимается сотрудник, который выполняет обязанности кассира. Для этого каждый раз нужно снимать Z-отчет и заносить данные в соответствующие графы. Разница между начальными и окончательными сведениями и будут считаться дневной выручкой. Далее все записи подписываются администратором или старшим кассиром. Для этого предусмотрены графы 7 и 8.
- Если были выбиты ошибочные чеки нужно сохранить их и подклеить их в конце рабочего дня. На количество этих чеков должно быть уменьшено общее количество выручки.
- В случае если во время смены были выплаты по платежным фактурам в графе 13 нужно указать общую сумму. В случае, когда выплат не было ставим прочерк.
- В строке 11 должно быть указано общее количество наличных уже за вычетом сумм, которые были выплачены по фактурам или возвращены покупателям.
Бланк Журнала можно скачать здесь.
Образец-пример заполнения Журнала
Замена документа и его продление
Когда документ заполнен до последней страницы нужно закрыть его одновременно с открытием нового журнала. Руководитель или частный предприниматель обязан самостоятельно регистрировать журнал кассира-операциониста.
Можно переложить эту функцию на другого сотрудника, но в этом случае понадобиться доверенность, заверенная нотариусом. Остаток суммы нужно перенести в новый документ и с этой суммы начать записи.
Все время журнал должен храниться рядом с самой кассой. После того как журнал будет закончен и закрыт, он храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет. Потом журнал можно уничтожить, но только под наблюдением комиссии, утвержденной руководством. После этой процедуры должен быть составлен акт, под которым ставят подпись все члены комиссии.
Как заполнять журнал кассира, расскажет это видео: