Командировка – это необходимая составная часть успешной деятельности предприятия, так как не всегда все вопросы можно решить дистанционно. Во многих случаях требуется личное присутствие представителя предприятия для подписания договоров, передачи важной документации, проведения контроля за производственными процессами.
То есть командировка – это служебная поездка сотрудника на строго определенный срок с целью исполнения поручения руководства предприятия (ст. 166 ТК). Для этого администрация издает несколько документов, а работник пишет заявление на командировку.
Кто его заполняет
Любой работник может быть отправлен в командировку, если его трудовая деятельность связана с постоянным присутствием на одном рабочем месте и осуществляется по трудовому соглашению. Если работа связана с разъездами, то они к разряду командировок не относятся и этот сотрудник в командировку не может быть направлен.
Инициатива командировки всегда исходит от руководителя предприятия. Направление в командировку, оформление всех документов производится согласно Положения № 749 «О направлении в командировку» от 13.10.2008 г.
Ограничения
Руководитель вправе отправить сотрудника в командировку даже без получения его согласия. Но есть отдельные категории лиц, которые могут быть направлены в служебную поездку только с их согласия (ст. 259 и ст. 264 ТК РФ).
К ним относят сотрудников:
- имеющих детей-инвалидов и младше трех лет;
- имеющих на своем иждивении престарелых или недееспособных родственников и других лиц;
- в одиночку воспитывающих ребенка или детей младше 5 лет.
Если они не желают ехать в командировку, директор не имеет права их вынуждать. При нарушении этой нормы закона к руководителю применяются штрафные санкции.
Образец заявления о праве на отказ от командировки
Кроме того, законодательством определены некоторые категории сотрудников, которых руководитель не имеет права направить в командировку. К ним относят:
- сотрудников младше 18 лет;
- беременных работниц;
- сотрудников, работающих по гражданско-правовым или ученическим договорам.
Следовательно, данные категории работников вообще не пишут заявление на командировку, так как вопрос об их отправлении в командировки не должен стоять.
При желании руководства направить кого-нибудь из этого списка лиц в командировку они пишут заявление от своего имени, в котором выражают свое согласие на поездку. От остальных работников заявления не требуют.
Заменяющие документы
То есть заявление не всегда входит в число обязательных документов перед отправлением в служебную поездку. Основанием отправить работника в командировку при отсутствии заявления становятся:
- приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
- служебное задание на поездку;
- командировочное удостоверение.
Оформление этих документов обязательно.
Кроме того, от сотрудника может потребоваться написание некоторых других заявлений, связанных с командировкой. Например, заявлений о выдаче аванса, о досрочном возвращении из командировки и некоторых других.
Как составляется заявление на командировку
Заявление можно напечатать на компьютере или написать от руки. Но в каждом случае подписи и даты пишутся вручную. Это делает только тот сотрудник, который направляется в командировку.
Единой установленной формы для написания заявления нет. Он может быть составлен в произвольной форме, но должен отвечать некоторым условиям.
Обычно сотрудники бухгалтерии или отдела кадров предоставляют образцы таких заявлений. Многие предприятия имеют собственные бланки, разработанные по своему усмотрению. Документ обычно делится на 3 части:
- В правом верхнем углу следует написать, от кого и на имя кого пишется заявление.
- Затем идет собственно текст, при этом указывается цель написания заявления: о выдаче средств, выражение согласия на поездку, о возврате излишне потраченных сумм, о досрочном прерывании командировки.
- Внизу ставится дата и подпись.
Оформление содержания заявления на поездку:
- Вписываются ФИО и должность руководителя, наименование и реквизиты организации (юридический адрес, ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО, ОКАТО, ОКВЭД и т.п.).
- Вносятся ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- Далее в середине строки пишется «Заявление на командировку».
- Затем составляется текст заявления, в котором сотрудник выражает свое согласие на поездку и указывает, что ознакомлен со своим правом отказаться от командировки, то есть знание статей 264 и 259 ТК РФ.
- Вносится запись о том, что нет никаких медицинских факторов, препятствующих поездке.
- Внизу страницы ставится подпись с расшифровкой и дата.
Образец
Скачать бланк заявления вы можете здесь. Образцы даны ниже.
Образец заявления на командировку
Дата заполнения и сроки
Заявление должно быть написано за несколько дней до командировки. Важное значение при заполнении документа имеет дата. Первым днем командировки считается день убытия работника на транспорте, независимо от того, является этот транспорт личным или общественным.
- Если транспорт общественный, в заявлении нужно указать время и день отправления.
- Когда сотрудник едет на собственном или служебном транспорте, то необходимо наличие путевого листа, служебной записки или любых иных документов с подтверждением расходов и маршрута.
Последний день командировки – это день возвращения транспорта, на котором работник возвращается по адресу своего постоянного проживания. Если последним днем становится выходной, то сотрудник выходит на работу в первый рабочий день после него. Это важно по причине того, что выходной в командировке оплачивается в двойном размере, в том числе транспортные расходы, выпавшие на выходные.
Заявление на получение денежной суммы под отчет
В обязанности работника входит покупка билетов, бронирование номеров в гостинице, оформление доверенности для представления интересов работодателя. В период командировки он сохраняет все документы, подтверждающие расходы, связанные с целью выполнения задач командировки, так как после возвращения из поездки он должен доказать все затраты и ему будут возмещены все расходы, сделанные за свой счет.
Поэтому перед командировкой сотруднику нужно написать еще одно заявление – на получение денег под отчет для покрытия предполагаемых в поездке расходов. В тексте работник пишет, что обязуется предоставить после возвращения все подтверждающие документы. На его основании бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и производит выдачу средств на руки работнику.
Кроме того, командированный может написать заявления при возникновении нестандартный ситуаций, например, при досрочном возвращении из командировки, при прогулах в этот период, на вычет из зарплаты нецелевых расходов. Все заявления пишутся на имя руководителя предприятия, но фактически они направляются в бухгалтерию.
Скачать примеры документов для выдачи средств сотруднику вы можете здесь, а директору — тут.
Образец заявления о выдаче денег под отчёт (директору)
Пример заявления о выдаче денег под отчёт (сотруднику)
Как выдать деньги под отчет в командировку, расскажет видео ниже: