Поставка товара всегда должна документально оформляться особенно если вопрос касается перемещения продукции за рубеж. При этом такое оформление происходит вне зависимости от результата договоренностей. Если стороны не достигли консенсуса ими применяется проформа инвойса.
Нормативное регулирование
Регулируют весь процесс международных перевозок конвенции, составленные между союзниками, на основании данных документов определяются все тонкости перемещения груза. Для каждого вида транспортного перемещения существует своя международная конвенция. При этом нормативами определены составляющие папки документов необходимых для передачи товара через таможню. Инвойс как основной документ папки применяется на международном уровне и крайне редко внутри России.
Среди основополагающих документов, указывающих на правила перемещения и состав документации, указывают следующие международные законы:
- Гаагский Протокол и Правила от 1955 и 1924 годов соответственно;
- Варшавская конвенция от 1929 года;
- Гвадалахарская конвенция от 1961 года;
- Правила Висби от 1978 года;
- Женевское соглашение относительно перемещения скоропортящихся продуктов от 1970 года.
О документе
В переводе с английского инвойс – это счет, предъявляемый продавцом покупателю. Такой документ узкоспециализирован и важен как накладная, документация для вычитания налоговой базы, так как в нем содержаться все основные данные относительно стоимости товара.
Его понятие и назначение
Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, после уточнения всех деталей выписывается его коммерческий вариант. Составляется документ продавцом для предъявления покупателю.
Это документ, выписанный до уточнения окончательной стоимости продукции и не может быть использован в качестве предъявления к оплате. Он содержит предварительные данные относительно стоимости, количества товара и его характеристик.
Чем отличается от обычного инвойса
Основным отличием проформы от обычного инвойса является ее предварительное предназначение, то есть он выписывается, когда по продукции остались незакрытые позиции и вопросы по определению ее стоимости или количества, так как они могут быть еще изменены.
Виды и особенности
Инвойс бывает двух видов коммерческий и проформа. Оба предназначены для сопровождения товара, но коммерческий вариант – это предъявление к оплате, та как он окончателен, а проформа необходима для его сопровождения и предварительного указания на особенности партии до уточнения всех обстоятельств.
При этом следует учитывать, что данные в этих двух документах по одной партии могут иметь отличия, так как проформа – это предварительный документ. Важно: проформа определена таможенными органами как платежный документ и обеспечивает возможность определять стоимость продукции на таможне.
Когда он используется
Составляется проформа в нескольких случаях, когда товар передается:
- на безвозмездной основе;
- по частичной предоплате;
- на еще не реализованный товар и наоборот.
Как оформить проформу-инвойс
Проформу следует заполнять таким образом, чтобы у таможни не возникало вопросов относительно продукции, что в свою очередь может привести к задержке поставки. Поэтому в ее заполнении следует учитывать следующие моменты:
- дата заполняется без сокращений, обязательное указание номера;
- указание в полном объеме названий компаний, их реквизитов и контактных данных, включая страну и индекс.
В целом документ должен иметь следующую структуру:
- название документа;
- дата и номер;
- сведения относительно продавца и покупателя;
- страна происхождения продукции;
- описание товара;
- стоимость одной единицы продукции;
- валюта определения стоимости;
- общие условия поставки;
- базисные условия поставки.
Бланк, как и любой другой документ должен заверяться подписями уполномоченных лиц.
Скачать бланк ПФ можно здесь.
Образцы проформы-инвойса
Полезная информация по вопросу
Важно: при ввозе / вывозе продукции с территории России формирование счета-проформы необходимо выполнять на русском и английском языках. Кроме этого следует уделить особое внимание описанию продукции:
- указание моделей и артикулов продукции, недопустимо обобщенное описание;
- количество или изменение каждого изделия;
- код ТН ВЭД, исходя из справочника по номенклатуре для внешнеэкономической деятельности;
- по каждой позиции – отдельно указывать цену одного изделия и стоимость партии;
- в указании валюты партии необходимо использовать буквенную аббревиатуру, например, USD;
- в итоге должна быть учтена сумма всех построчных показателей и сумма выводится в используемой валюте за единицу продукции;
- в базисных поставках следует использовать нормы согласно ИНКОТЕРМС, с указанием наименования товара, брутто / нетто, общее количество товарных мест.
При этом тип экспорта бывает:
- Permanent (постоянный)
- mporary (временный)
- Re-export (реэкспорт)
Кроме этого проформа должна содержать цель экспорта, которую оговорили стороны и внесли в контракт. В частности, это может быть:
- продажа (sales);
- предоставление образцов (samples);
- ремонт (repair).
Проформа необходима для определения стоимости продукции предварительно, указания ее основных параметров и характеристик. При этом в дальнейшем будет выписана для предъявления к оплате коммерческая форма, в которой данные могут существенно отличаться. Однако несмотря на косвенные данные в проформе, она используется таможенными органами для определения стоимости продукции с целью вычитания сборов. Поэтому в ее заполнении очень важно указывать точные данные, составлять ее правильно без ошибок.
Про обычный инвойс и проформу расскажет видео ниже: