Многие сталкивались с необходимостью арендовать автомобиль (не путать с лизингом). Но часто встречается отсутствие желания или возможности самому садиться за руль. Или требуется специальная техника, для управления которой нужны услуги специалиста.
В этих случаях выход один – аренда авто с экипажем. И сегодня мы поговорим более детально о договоре на сдачу в аренду транспортного средства (автомобиля) с экипажем у физических, юридических лиц и сотрудников, налогообложении такого мероприятия по нормам ГУ РФ.
Что такое аренда транспортного средства с экипажем
Это вид аренды транспортных средств, при котором арендатор получает не только автомобиль, но и водителя. Характерные особенности:
- Арендное соглашение заключается на определенный срок без права автоматической пролонгации.
- Арендодатель в лице водителя несет ответственность за техническое обслуживание эксплуатации авто.
- При составлении договора требуется детализация расходов на аренду, эксплуатацию и услуги по вождению машины.
О важных нюансах сдачи в аренду авто с экипажем сотрудником организации расскажет данное видео:
Обязательные условия сделки
При заключении договора аренды с водителем желательно обратить внимание на выполнение обязательных условий:
- Арендодатель выплачивает водителю заработную плату и командировочные самостоятельно.
- Эти расходы должны быть учтены при начислении арендной платы отдельным пунктом, где прописаны взаимоотношения арендатора с экипажем.
- Арендодатель несет ответственность за проведение всех видов ремонта во время срока аренды, в том числе и при необходимости замены запчастей.
- Арендованное ТС используется только с целью прописанной в договоре аренды.
- За безопасную эксплуатацию отвечает арендодатель.
- Квалификация водителя (экипажа) должна соответствовать целям аренды или классу арендуемого авто.
- Водитель авто состоит на службе у арендодателя, поэтому должен выполнять его требования, касающиеся технического содержания авто.
- Страховка авто и водителя находятся в компетенции арендодателя.
- А вот затраты, связанные с непосредственной эксплуатацией авто (ГСМ, оплата необязательных сборов и налогов), лежат на арендаторе.
Оформление
Необходимость учитывать услуги водителя несколько усложняет процедуру заключения договора аренды с экипажем, поэтому при соблюдении сделки важно учитывать все требования Гражданского кодекса.
Необходимые документы
При оформлении аренды сторонам, заключающим договор, необходимо подготовить следующие документы:
- Удостоверения личности (паспорта) лиц, заключающих договор.
- Права водителя ТС.
- Если арендатор организация, то копии регистрационных документов.
- Техпаспорт автомобиля.
- Подтверждение страховки ОСАГО (полис).
- Договор на аренду и сопутствующие ему акты приемки-передачи ТС и акт о предоставлении услуг водителя автомашины.
Скачать бланк-образец договора аренды транспортного средства (грузового или легкового автомобиля) с экипажем вы можете в специальном материале о договорах аренды.
О том, чем отличается и как составить договор аренды авто с экипажем и без, расскажет данное видео:
Процедура
Обычно процедура заключения договора аренды выглядит так:
- Выбор надежной организации-арендодателя.
- Подбор нужной модели авто и проверка его работоспособности и технического состояния.
- Знакомство с водителем и проверка его водительских документов.
- Подготовка необходимых документов: договора, полиса и актов.
- Согласование и подписание договора, внесение арендной платы.
- Обязательно нужен тест-драйв. Хотя за техническое состояние автомашины арендатор не отвечает, но проблемы с ремонтом во время арендного срока тоже не нужны.
- Подписание акта приемки авто.
Про расторжение договора аренды транспортного средства с экипажем читайте ниже.
Расторжение договора
Досрочное расторжение договора может быть осуществлено в двух случаях:
- По письменному обоюдному согласию двух сторон договора.
- Одной из сторон сделки, при несоблюдении другой стороной условий арендного соглашения.
Такими условиями могут быть для арендатора:
- Предложенный в аренду транспорт оказался в техническом состоянии, которое делает невозможным его использование по назначению.
- Арендодатель срывает срок передачи авто в аренду, который был согласован в договоре.
Для арендодателя:
- Использование арендатором автомобиля не по назначению, предусмотренному в договоре.
- Просрочка с внесением арендной платы.
- Нанесение вреда автомобилю с существенным ухудшением его работоспособности и технического состояния.
Про подтверждение расходов аренды транспортного средства с экипажем
Налогообложение
Аренда авто с экипажем скажется на всем налогообложении предприятия:
- При таком виде договора налогооблагаемая прибыль уменьшается на сумму арендной платы. Зарплата водителя и страховка оплачивается арендодателем.
- НДС может быть засчитан только в том случае, если арендодатель выступает как плательщик данного налога.
- При аренде автомашины у частного лица арендатор должен удерживать у него НДФЛ с обязательным предоставлением справки об этом.
- А вот с начислением единого социального налога могут возникнуть вопросы. Этот налог начисляется только на ту часть арендной платы, которая касается оплаты услуг водителя. А сама аренда не является объектом для начисления ЕСН. Поэтому в договоре сумму за работу экипажа следует выделять, и закрывать ее актом о предоставлении услуг.
Следующее видео поможет вам отразить в бухгалтерии аренду авто с экипажем: