Иметь правильное понимание о том, что такое представительские расходы в бухгалтерском учете, особенно важно относительно к налогу на прибыль. Ведь их правильное применение может существенно уменьшить представляемую в ФНС долю доходов в отчетности, а, следовательно, и величину налога.
Общие сведения
Понятийная база
Для успешного продвижения бизнеса многие фирмы организуют встречи с представителями действующих, или предполагаемых партнеров или другими заинтересованными в развитии отношений лицами. Организация подобных встреч обходится не бесплатно и влечет определенные расходы, которые и называются представительскими. Так как данный вид расходов включается в расходы, снижающие налогооблагаемую базу (если они не превышают 4% от общей суммы) то при их определении следует исходить из действующих норм.
К таким расходам можно отнести:
- Затраты на мероприятия по-официальному приему для приглашенных и для принимающих их представителей компании (включая завтрак или обед).
- Оплата транспорта или транспортных расходов для прибытия на место проведения официальных мероприятий или приемов.
- Затраты, связанные непосредственно с проведением переговоров (все что надо для организации и ведения переговоров).
- Оплата услуг наемных переводчиков.
Особо отмечается, что к данным расходам нельзя отнести траты на:
- Развлечения.
- Отдых.
- Лечение.
О том, что такое представительские расходы и уменьшают ли они налогооблагаемую прибыль, расскажет видео ниже:
Нормы
- Это зафиксировано в 264-ой статье НК РФ, нормы которой регламентируют применение представительских затрат к списанию с налога на прибыль.
- А вот процесс их учета и списания с налога на прибыль описывается в 25-ой главе НК.
Оформление
Там же (в Налоговом кодексе) прописано и то, каким образом надо оформить этот вид расходов для того, что бы он был принят к зачету. Можно выделить три этапа:
- Установление действующего в компании порядка приема и работы с официальными делегациями. Это должен быть приказ, в котором расписаны не только порядок работы и утверждения суммы расходов на мероприятия, но и ответственные за выполнение каждого из пунктов.
- Утверждения порядка проведения каждого конкретного мероприятия и смету на его осуществление. Это тоже оформляется приказом.
- Оформление и оприходование документов, подтверждающих истраченные на представительские расходы суммы. Это могут быть первичные документы и авансовые отчеты, но и те и другие должны соответствовать требованиям законодательства.
Для обеспечения возможности занести эти траты в необлагаемые расходы необходимо представить в бухгалтерию отчет о прошедшем мероприятии, в котором отражается:
- Место и время прошедшего события.
- Его цель.
- Утвержденный план проведения.
- Посписочный состав участников с той и другой стороны.
- Достигнутые результаты.
- Величина расходов (официально подтвержденных первичными отчетными документами).
Проводки по бухгалтерии представительских расходов показаны в этом видеоролике:
Расчет представительских расходов при налоге на прибыль
Правила и особенности
Расходы на представительские мероприятия суммируются в графу прочих издержек и могут быть списаны в пределах отведенного лимита (4% от общей суммы) в текущем отчетном периоде Перенос на следующий период возможен при определенных условиях, описанных в 27-ой статье НК.
По бухгалтерии они учитываются на 26-ом счете в полном объеме. Поэтому между бухгалтерским и налоговым видом учетом представительских расходов могут регулярно возникать постоянные или временные разницы, что обязывает компании вести дополнительные формы учета (налоговый регистр). Форму подобного регистра каждая компания разрабатывает самостоятельно и вносит в перечень документов, задействованных в учетной политике фирмы.
В расчете налога представительские расходы могут быть учтены таким способом: Сумма налога к уплате = (полученные доходы – затраченные в этом периоде расходы) × налоговая ставка в процентах.
В этой формуле представительские расходы внесены в сумму затраченных расходов.
Пример
Представительские расходы компании при переговорах с потенциальными клиентами составили:
- Стоимость обеда – 25000 рублей.
- Транспортные расходы – 5000 рублей.
- Всего – 30000 рублей.
Сумма необлагаемых расходов компании за налоговый период составляет 750000 рублей. Допустимый необлагаемый минимум для компании в этом квартале будет:
- 750000×4% = 30000 рублей.
Следовательно, вся сумма расходов на представительские действия налогом на прибыль не облагается.
Еще больше полезной информации по вопросу нормируемых расходов содержится в видео ниже: