В больших предприятиях зачастую сотрудникам или руководству необходимо уехать в отъезд по организационным вопросам. Однако для того чтобы с точки зрения законодательства Российской Федерации данная процедура была оформлена верно, необходимо учитывать формальные моменты. Если быть точнее – должен быть издан документ о направлении директора или руководителя в командировку.
В этой статье мы рассмотрим процедуру оформления такого документа и выясним как правильно это сделать, кроме этого отметим изменения в законодательстве, которые появились в 2018 году.
Когда требуется такой документ
Приказ об отправке руководства в командировку следует применять для того, чтобы процесс командировки был подтвержден официально (письменно, документально). Это должно быть сделано, в противном случае такая командировка состоится с нарушениями законодательства.
Любое отклонение от выполнения законов РФ, имеет следствие – ответственность, штрафные санкции (особенно во время проверок, когда факт командировки имеется, а соответственного документа нет).
Как составить приказ о направлении в командировку директора
Необходимые сведения и документы
До того, как приступить к оформлению документа (написанию направления) касательно командировки, можно оформить специальную служебную записку, являющуюся правовым основанием для отправки в командировку. Служебная записка является локальным документом, в ней указывается цель отъезда, период, в течение которого руководитель не будет на рабочем месте, транспорт. Подобные документные меры позволяют значительно сокращать уровень налогообложения организации.
После того как служебная записка составлена (или, учитывая поправки в законодательстве, с самого начала) уполномоченный работник (инспектор отдела кадров, секретарь руководителя и т.д.) должен составить распорядительный акт на командировку. Здесь следует указать основные положения:
- Длительность поездки — следует определять в зависимости от специфики самой командировки;
- Гарантированное сохранение должности за руководителем (директором);
- Некоторые ограничения, которые распространяются в случае командировки (они также имеют место и для непосредственного директора).
Кому запрещено ездить
Поездка не разрешается, если:
- Руководителем является беременная женщина. Запрет на командировку имеет место быть даже, если директор сама согласно на поездку. Если отъезд является приказом со стороны учредителей или высшего руководства, то женщина-руководитель имеет полное право отказаться от командировки;
- Руководителем является одинокий родитель, воспитывающий ребенка, возраст которого меньше 5 лет, ребенка-инвалида либо директор ухаживает за недееспособным членом свей семьи.
Директора, которые являются одинокими родителями детей младше трех лет, можно отправлять в командировку, если:
- руководитель на это напишет личное письменное согласие;
- директору будет оформлено медицинское подтверждение, что командировка не вредит состоянию здоровья;
Действия
Законы Российской Федерации гласят, что руководителю в полном объеме должны возмещаться все расходы, связанные с командировкой, в том числе стоимость жилья, питание и пр. Бухгалтерия должна предоставить аванс.
Для того, чтобы проверка не могла обнаружить нарушения, связанные с оформлением командировки руководителя, необходимо выполнять все законные предписания и не отклоняться от норм. Для начала, следует внимательно изучить Устав: здесь, в обязательном порядке, должно указываться ответственное лицо, у которого есть полномочия на оформление служебных записок и направлений. Если согласно уставу, таковым является секретарь, а выполнять данную работу будет работник отдела кадров, то такое направление может быть признано незаконным. Чаще всего, такими полномочиями обладает либо заместитель, либо главный бухгалтер.
Последовательность действий следующая:
- Описать суть служебного задания. Именно оно является основанием для составления приказа и направления.
- Создать полноценный приказ, подтверждающий направление в отъезд. Этот документ является координационным для действия всех работников отдела кадров.
- Шапка документа должна содержать порядковый номер и код общероссийского классификатора предприятий и организаций.
Основная часть документа должна содержать:
- продолжительность;
- дату отъезда и возвращение к обязанностям на предприятии;
- цель (полное совпадение с написанным в поручении);
- данные директора – ФИО, должность и пр.;
- основания (как правило, в этой графе пишут «согласно предписаниям служебного задания»);
Инструкция по составлению
В бланках (согласно образцам и формам) отсутствуют поля начисления оплаты за отсутствие по служебным вопросам (делам предприятия).
Распорядительные акты должны быть в оригинале и с одной копией. Затем два экземпляра следует отправить в бухгалтерию. Если этого не сделать, директору могут не быть начислены суточные отчисления во время командировки, из-за этого, чаще всего, руководителю приходится оплачивать поездку лично.
В период отсутствия директора, в обязательном порядке должно быть назначено лицо, выполняющее его временные обязанности. Помимо стандартной формы Т-9, следует также добавить еще один распорядительный акт о назначении исполняющего обязанности директора на время командировки.
Документ (акт) в котором указывается о назначении временного руководителя должен содержать не только информацию касательно нового директора, но и факт отсутствия старого. Также должны сдержаться списки его обязанностей, полномочий и прав; должно быть указано время, в течение которого эти полномочия действуют (как правило, совпадает с периодом командировки) и нюансы касательно временного финансирования.
Правильно выполнив все вышеуказанные пункты обеспечат руководителю спокойную рабочую поездку, оформленную по закону.
Приказ о направлении в командировку директора (бланк) можно скачать здесь.
Приказ о направлении в командировку директора
Подпись и печать
Приказ о направлении руководителя в командировку, согласно образцу, должен обладать следующей информацией:
- Реквизиты предприятия и тип его учреждения – идентификационный номер, код общероссийского классификатора предприятий и организаций;
- Полные сведенья касательно места прибытия (адрес, улица, дом и т.д.);
- Источники получения финансов;
- Данные директора;
- Период его пребывания (дата отъезда и возвращения) в командировке;
- Цель поездки;
- Ссылка на служебную записку (если таковая имеется, она не нужна, но желательна);
- Инициалы руководителя, подписи и печати.
Все поездки (начиная с 2018 года) поддаются регулировке с письменного разрешения руководства. Такое разрешение является одновременно и распоряжением касательно необходимости поездки. Документ принято подписывать руководителем, даже, если он и является тем самым лицом, которое отправляется в командировку.
Командировка директора в 1С Бухгалтерия 8 — тема видео ниже: