Несмотря на кажущуюся простоту, работа секретаря достаточно ответственная и сложная. Поэтому, как и любая другая профессия, она требует четкого определения круга ответственности и обязанностей, что и должно отражаться в должностной инструкции.
Что такое должностная инструкция секретаря
Наличие должностной инструкции не является непременным условием, так как обязанности работника обычно прописываются в трудовом договоре, но там, как правило, они прописаны в общем виде, а для более эффективной работы в данном случае необходима конкретика, которой можно наполнить инструкцию.
Данный видеоролик расскажет, как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы:
Суть и цель
В рабочей инструкции должно присутствовать то, чего нельзя указать в трудовом договоре, а именно:
- Полное и подробное описание обязанностей сотрудника, привязанных к его конкретному месту работы.
- Профессиональные навыки, которые необходимы на данном месте работы.
- Уровень компетенции сотрудника и перечень документы, знание которых обязательны на этом рабочем месте.
Цели документа:
- Для сотрудника – ознакомление со своими функциональными обязанностями и правами.
- Для руководителя – возможность оценки уровня профессионализма секретаря, и возможность точечного управления его действиями.
- Кроме того, ДИ может определить правую сторону при возникновении трудового конфликта.
Какими нормативными актами регулируется
Законодательно правила составления инструкции не регулируются, но это не значит, что авторы ДИ ни чем не ограничены. При разработке документа должны учитываться нормы:
- Трудового кодекса.
- Квалификационного должностного справочника.
- Трудового договора.
Виды
Секретарь – это общее название целой группы профессий, которые в зависимости от специализации могут отличаться малозначительными нюансами, но все-таки их стоит рассмотреть.
Референт
Задачами для секретаря на этой должности являются обеспечение руководства компанией как документально, так и организационно. Отсюда и особенности в обязанностях. Он должен:
- Владеть способностью видения перспективы развития компании.
- И основами в знаниях финансово-хозяйственных вопросов.
- Анализировать содержание справок и иных документов, поступающих руководителю и предоставлять их краткий обзор.
- По поручению руководителя получать и обрабатывать в нужном аспекте информацию.
- Организовывать личные и телефонные переговоры руководителя.
- Создавать условия для эффективной работы руководства фирмы.
Пресс-секретарь
Должность пресс-секретаря несколько отличается от предыдущей. И это влечет определенное изменение его должностных обязанностей, которые дополнительно включают:
- Работу по формированию привлекательного имиджа компании.
- Организацию рекламно-информационных мероприятий, таких как брифинги и пресс-конференции.
- Работа со средствами массовой информации. Подготовка пресс-релизов, официальных сообщений.
- Комментарии для прессы по различным событиям, связанным с деятельностью компании.
- Подготовка выступлений, интервью и прямых эфиров руководителей фирмы.
- Создание информационных материалов для СМИ.
- Подготовка обзоров прессы и других источников.
- Работу на официальном сайте организации.
Кто составляет и где используется
Во всех компаниях и организациях где в штате имеется должность секретаря, желательно должностная инструкция для этой профессии, которую может разработать:
- Один из сотрудников отдела кадров.
- Юрист компании.
- Кто-то из обладающих необходимой квалификацией сотрудников компании по указанию директора.
О проблемах, поджидающих на должности секретаря, расскажет девушка в видео ниже:
В школе
На этой должности необходимо вести делопроизводство и обеспечивать работу директора школы в техническом плане. Поэтому в ее обязанности входит:
- Предоставление необходимой информации в вышестоящие образовательные инстанции в указанные сроки.
- Контроль над списочным составом учащихся и своевременное внесение изменений. Оформление данных изменений приказами.
- Ведение личных дел учащихся.
- Подготовка приказов по школе, доведение их до сведения коллектива и контроль исполнения.
- Прием заявлений от учащихся или их родителей к директору школы.
- Подготовка собраний и заседаний педсовета.
Делопроизводитель
Делопроизводитель — это секретарь, его главной задачей является контроль над документацией, появление которой сопутствует деятельности компании. Он обязан:
- Вести учет всей поступающей корреспонденции. Регистрировать ее.
- Контролировать передачу данных документов адресату, в том числе и руководителю.
- Перенаправлять документы исполнителям в соответствии с резолюцией директора.
- Контролировать движение документов внутри компании.
- Следить за своевременностью ответов на запросы вышестоящих и контролирующих организаций.
- Готовить документы к хранению и следить за работой архива документов.
Машинистка
Ее функции:
- Обеспечение работы руководителя.
- Организация приема посетителей у руководителя.
- Делопроизводство.
Поэтому ее особенности ее функций следующие:
- Обеспечивать телефонную связь руководителю.
- Принимать телефонограммы и записывать телефонные сообщения в его отсутствие.
- Печатать различные материалы по указанию директора.
- Их рассылка электронной почтой.
- Ксерокопирование.
- Подготовка документов к тиражированию.
Положения документа и его образец
Положения рабочей инструкции секретаря обычно укладываются в стандартную схему, которая включает:
- Общую часть.
- Должностные функции.
- Права секретаря.
- Ответственность.
Итак, подробнее.
Бланк ИД можно скачать бесплатно здесь.
Пример ДИ секретаря
Общие положения
Общие положения касаются статуса секретаря и его квалификации, а точнее:
- Категории работника.
- Его подчиненности.
- Порядка назначения и освобождения от должности.
- Требований к образованию и знанию компьютера, множительной техники и программного обеспечения.
- Знания документов, которыми надо руководствоваться при выполнении своих функций.
Обязанности
Здесь надо отметить, что кроме специфических обязанностей, связанных со специализацией секретаря, у него есть общие профессиональные функции:
- Организационно-техническая поддержка административной части работы руководителя.
- Прием, сортировка и подготовка к просмотру руководителем входящей корреспонденции.
- Прием на подпись входящей документации и направление к исполнению уже подписанной.
- Прием телефонных сообщений с последующей передачей их директору.
- Составление писем и других документов.
- Печатание приказов, ознакомление с ними указанных лиц и контроль исполнения.
- Подготовка совещаний и заседаний.
- Обеспечение руководителя необходимыми канцелярскими атрибутами.
- Организация хранения документации.
- Организация приема посетителей.
- Подготовка командировок директора.
Права
Данный раздел инструкции очерчивает права, отведенные секретарю:
- На получение информации в известных пределах, включая и конфиденциальную.
- На запрос необходимых для работы документов.
- На обеспечение условий, необходимых для качественного исполнения своих обязанностей.
- На принятие самостоятельных решений, в пределах компетенции своей должностной инструкции.
Ответственность
Вместе с тем, работа по данной специальности налагает и свою ответственность:
- За нарушение требований трудового договора и должностной инструкции.
- За нарушение требований внутреннего распорядка в компании и рабочей дисциплины.
- За неисполнение приказов и распоряжений руководства.
Полезная информация
При оформлении данного документа необходимо выполнение определенного формата, который включает:
- Соблюдение ГОСТа Р-6.30-2003.
- Утверждение ДИ подписью руководителя под грифом «Утверждаю».
- Прошивку с печатью и нумерацию страниц, если инструкция имеет их несколько.
Должностные инструкции работающие и эффективные — тема видео ниже: