Командировки – явление распространенное. Если решение вопроса на месте более целесообразный вариант, то фирма направляет своего сотрудника в командировку.
Но если в приезде вашего работника более заинтересованы партнеры, то есть смысл отправить его за счет принимающей стороны, хотя случается и так, что работник едет за свой счет.
Нормативное регулирование вопроса
Командировки, в том числе и за счет принимающей компании, связаны с расходами и отражаются на временном статусе сотрудника в компании, поэтому важно при их оформлении опираться на нормативную базу, которая представлена в Трудовом кодексе. А именно это:
- Ст. 166 – о смысле понятия командировка.
- Ст. 167 – о гарантиях командированным сотрудникам.
- Ст. 168 – о расходах в командировке и их возмещении.
Когда возможно оформление командировка за счет принимающей стороны
В командировке сотрудника компании ждут дополнительные расходы. Это:
- Транспорт (в т.ч. если отправлен в командировку на личном авто).
- Жилье.
- Прочие расходы на проживание, имеющие традиционное название суточные.
Фирма обязана оплатить работнику эти затраты, ведь работник производит их не на себя, а работая на компанию. Но, в некоторых случаях, командировка принимающей стороне нужна более чем самой компании. И тогда она готова оплатить все расходы.
При этом во избежание возможных негативных последствий, необходимо заключить соглашение об этом. В нем должно отразиться:
- Время начала и конца командировки.
- Ее цель.
- Количество командированных.
- Условия оплаты их командировки, то есть обязательства принимающей стороны оплатить все расходы с перечислением какие именно, и в каком размере.
И только после его заключения можно оформлять командировку.
Как все оформить
При оформлении командировки важно полностью компенсировать расходы сотрудника. Причем если платит принимающая сторона, то и работодатель не освобождается полностью от финансовых нагрузок. Обычно этот отражается в договоре, и по нему местная фирма оплачивает:
- Проезд туда и обратно.
- Проживание.
Работодатель:
- Среднемесячный оклад за время командировки.
- Суточные расходы за время проживания в отъезде (если по договору эту обязанность на себя не взяло принимающая компания).
Какими документами сопровождается
Командировка – это элемент хозяйственной деятельности компании, поэтому все действия с ней связаны должны быть отражены в первичной документации, которая в дальнейшем хранится в архиве бухгалтерии. Это такие документы:
- Задание на командировку (бланк Т10а).
- Удостоверение командировочного (бланк Т10).
- Приказ (бланк Т9).
Приказ
Приказ является основанием для действий служб компании, связанных с отправлением указанного сотрудника в командировку. В обязательной форме Т9 необходимо указать:
- Фамилию.
- Место командировки.
- Ее цель.
Приказ занимает одну страницу и полностью выглядит так:
- Наименование формы.
- И ниже название компании и ее код ОКПО (ОКУД).
- Название документа, номер и дата оформления.
- Данные о командировочном: фамилия, подразделение, должность.
- Срок и продолжительность поездки.
- Цель командировки.
- Источник финансирования (в данном случае принимающая сторона).
- Основание (служебное задание).
- Подписи руководителя и командировочного.
Поэтапная инструкция
Командировка за счет принимающих оформляется так:
- Вначале с ними заключается соглашение или договор, в котором оговариваются все условия. А именно: оплата за проезд, оплата за проживание (с указанием места и условий), возможно компенсация за питание (с указанием режима питания и места).
- Затем директор компании издает приказ на командировку, в котором определяется назначенный в поездку сотрудник, место командировки, ее цель и источник финансирования, то есть принимающая компания.
- Бухгалтерией производится расчет суточных.
- Командировочный получает удостоверение, задание и деньги на поездку или билет, которые впоследствии будет оплачен по заключенному соглашению.
Оформление командировок в 1С «Зарплата и управление персоналом» описано в видео ниже: