Командировка – это поездка сотрудника предприятия с целью осуществить какие-либо действия в интересах руководства, выполнить определенные задачи. Обязанность работодателя — возместить все расходы, которые он считает разумными и связанными с целью поручения.
Расходы на командировку (в т.ч. суточные) обычно берет на себя предприятие-работодатель или принимающая сторона. По закону служебная поездка за свой счет незаконна. Однако в некоторых организациях (в основном бюджетных) такая практика существует. Сотрудник за все платит свои деньги, по возвращении получает компенсацию.
Возможность такого мероприятия
Оправлять сотрудника с поручением за его счет незаконно. Но нормы законодательства соблюдаются не всегда.
На практике случается, что работник:
- покупает билеты;
- оплачивает жилье;
- тратится на продукты и проезд;
- покупает запасы или основные средства.
После возвращения работодателю предоставляются документы, подтверждающие затраты, которые подлежат возмещению. В большинстве случаев их возвращают. Но суды рассматривают множество исков из-за того, что работники бухгалтерий с целью снижения затрат отказываются оплачивать расходы полностью или частично.
По закону билеты для командировок покупает учреждение по контракту или сотрудник из подотчетных средств. На практике часто случается, что работник использует собственные средства. По возвращении из поездки он пишет заявление на имя директора о возмещении и прилагает к нему билеты (при покупке через интернет посадочный талон или электронный билет, если покупка оформляется на сайте РЖД, распечатывается электронный билет). После утверждения в кассе создается расходный ордер, по которому выдаются деньги.
Нормы законодательства
Цель трудового законодательства – гарантировать гражданам права, связанные с наемной работой. Причем ни коллективные, ни трудовые договоры не могут содержать положений, снижающих гарантии, определенные в Трудовом кодексе (ТК). Оплата расходов, связанных с командировками, гарантирована ст. 165 ТК. Порядок выплаты должен быть установлен в коллективном или трудовом договоре.
Постановление Правительства №749 определяет, что аванс на расходы должен быть выплачен до поездки. За несоблюдение данного правила предусмотрено административное наказание:
- штраф руководителю в размере 30-50 тыс. рублей за невыплату аванса;
- при наличии корыстных целей – до полумиллиона рублей или отстранение от занимаемой должности на какой-то срок (ч.2 ст.145.1 УК).
Если работодатель предлагает оплатить командировочные расходы своими средствами, работник может отказаться, если не доверяет руководству. При положительном ответе сотрудника оформляется приказ с указанием целей поездки, сроков, условий и пределов возмещения издержек.
Если руководство не возмещает расходы, его можно привлечь к ответственности (ст. 236 ТК). Работодателю придется выплатить компенсацию и дополнительное начисление за каждый день просрочки в размере 1/300 от ставки рефинансирования.
При необходимости в срочном выезде или экономии средств используются и другие незаконные способы: оформление отпуска без содержания на время поездки, требование написать заявление, удостоверяющее готовность покрыть расходы собственными средствами.
Случай срочного отбытия
Если требуется срочная командировка в конце рабочего дня по докладной руководителя подразделения или письму сторонней организации, аванс выплатить не всегда возможно. Работник все равно выезжает, но обязательно оформляется приказ с указанием даты отбытия и прибытия, длительности поездки, отсутствия авансовой выплаты, порядком выплаты компенсации. Сотрудник может отказаться от поездки, нарушающей его права.
Необходимо учесть, что подобное оформление командировки нарушает требования с п.213 Приказа Минфина РФ №157н, устанавливающего, что аванс выдается до поездки, а не после. На практике работник после поездки вместе с авансовым отчетом предоставляет билеты, чеки и другие документы, подтверждающие издержки.
По сути, это нарушение закона. Наличие заявления сотрудника, удостоверяющего готовность оплатить поездку из своих средств, ситуацию только усугубляет. Любая проверка квалифицирует подобные действия руководства как нарушение.
Как отправить в командировку за свой счет
Законодательством предусмотрен всего один способ:
- издание приказа руководителя с указанием цели и направления поездки;
- расчет бухгалтером размера авансовой выплаты;
- выплата аванса.
Любой другой метод формально является незаконным.
Если работник в отпуске за свой счет
Прекратить отпуск без содержания работодатель не может, даже, если имеется согласие сотрудника (ст. 125 ТК). Важно все правильно оформить, чтобы не получить штраф согласно ст. 5. 27 КоАП РФ.
Из отпуска сотрудник чаще всего отзывается по служебной записке руководителя подразделения. Потом к работнику обращаются устно (лучше письменно, хотя закон этого не требует) и предлагают прервать отпуск. При положительном ответе сотрудник пишет на предложении «Согласен» и расписывается. Далее разрабатывается приказ об отзыве из отпуска. Когда он подписан, создается другой приказ — о командировке, в котором указывается:
- причина отзыва из отпуска;
- дата начала и окончания перерыва;
- продолжительность командировки;
- условия возобновления отпуска.
Изменения должны быть отражены в личной карточке.
Сотрудник остался в месте командировки
Если сотрудник во время выполнения поручения просит предоставить отпуск без содержания, руководство может согласиться, если считает это целесообразным. Продолжительность определяется после получения согласия, билет на обратный проезд может быть и не оплачен.
Если оплата производится, сумму разрешается учесть при расчете налогооблагаемой базы. Обязательно удержание НДФЛ, так как эта выплата не относится к компенсации расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей.
Отражение в учете
Во время командировки работнику сохраняется средняя зарплата, что должно быть отражено в табеле, в котором учитывается рабочее время (№ Т-12 или № Т-13).
- Возмещение расходов отражается проводкой Д 71, К 50.
- Если в документах, подтверждающих затраты, выделен НДС, то учитывается он на Д 19, К 71, принимается к вычету на Д 68, К 19.
При списании в расходы на коммерческом предприятии для налогообложения затраты списываются с учетом назначения:
- основной вид предпринимательской деятельности — Д 20, К 20 (23, 25, 26, 29) К 71 на производстве и Д 44, К 71 – в торговле;
- покупка основных средств – Д 08. К 71;
- покупка запасов для производства – Д 10, К 71;
- выявление причин брака – Д 28, К 71;
- культурно-развлекательное мероприятие – Д 91, К 71.
Хотя законодательством не предусмотрены командировки за свой счет, на практике они применяются. Чтобы избежать санкций при проверках, важно правильно оформить документы и проводки для бухгалтерского и налогового учета.
На что обратить внимание при отправке сотрудника в командировке, расскажет видео ниже: