Штатное расписание относится к локальной нормативной документации предприятия, которое служит отражением структуры организации, численности штата сотрудников, размера их заработка и наименования должностей. В нем содержится список подразделений предприятия, название всех должностей, профессий, размеры окладов и дополнительных выплат.
Общие сведения
Суть и назначение документа
Этот документ оформляется по унифицированной форме № Т-3 согласно Постановления № 1 Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 с учетом задач, поставленных перед данным предприятием, объема труда и финансовых возможностей. Организация имеет право добавлять свои графы и пункты в установленную форму, но убирать имеющиеся нельзя.
Оно является обязательным только для бюджетных организаций. Но на практике все работодатели считают необходимым вести его, так как:
- Это наиболее оптимальный способ анализировать ситуацию на предприятии, выявлять необходимость что-то изменить.
- Ст. 15 ТК РФ прописывает возможность возникновения трудовых отношений на основании содержания штатного расписания.
- Ст. 57 предписывает, чтобы должность отдельного сотрудника соответствовала наименованию в штатном расписании.
- Проверяющие структуры также изучают данный документ для установления реальной картины производственной и организационной деятельности на предприятии.
Штатное расписание не рассматривается как документ, который всегда остается в неизменном виде. При необходимости он подвергается изменениям или составляется новый экземпляр. Работодатель вправе изменять штатное расписание в каждом случае, когда возникает такая необходимость.
Это обусловлено тем, что любое предприятие постоянно находится в процессе развития, подвергается изменениям и новшествам: увольняются сотрудники, нанимаются другие, происходит сокращение штата, меняется финансовое положение организации, а значит, изменяются порядок оплаты и размер заработков.
Все документы сотрудников требуется заполнить в точном соответствии с данными штатного расписания. Трудовые книжки дополняются названиями должностей и структурных подразделений исходя из сведений, заново занесенных в штатное расписание.
Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)
Основания для исправления
При изменении штатного расписания основаниями для этого считаются следующие ситуации:
- меняется структура предприятия, например, появляются новые или закрываются подразделения, отделы, филиалы;
- отделы и подразделения получают новое наименование;
- происходит сокращение штата или численности сотрудников, оптимизация на предприятии;
- изменяется порядок выплаты и размер заработной платы;
- должность убирают из штата или наоборот, вводится новая единица;
- фирма реорганизуется.
Пути произведения
Изменить штатное расписание в таких случаях требуется обязательно. Это делается двумя путями:
- Действующее штатное расписание подвергается отдельным корректировкам. Основанием считается соответствующий приказ гендиректора.
- Составляется другое штатное расписание, оно получает номер согласно принятой нумерации, а прежнее считается утратившим силу (это также подтверждается приказом).
Основой для внесения любого вида корректировок становится приказ генерального директора. Без такого документа изменения законной силы не имеют. Но наличие приказа недостаточно при полной замене штатного расписания.
Полная замена штатного расписания предусмотрена при значительных кадровых изменениях, которые касаются не отдельного работника, а нескольких, или всего предприятия в целом, например, при значительном сокращении штата или его расширении, при изменении наименования предприятия, его реорганизации, при переводе сотрудников в другие подразделения внутри предприятия.
Как происходит изменение штатного расписания
Сроки для этого
Сроки внесения изменений в штатное расписание принципиального значения не имеют при введении новой должности, вакансии или их сокращении, создании новых подразделений, то есть если они не касаются ныне работающих сотрудников. Если же затрагиваются интересы действующих сотрудников, то законодательство определяет точные сроки:
- При массовых увольнениях штатное расписание требуется утвердить за 3 месяца до намеченной даты увольнения (ст. 82 ч. 1 ТК РФ).
- Если меняются наименования отдельных подразделений или должностей, если предполагается сократить штат, предусматривается срок 2 месяца для того, чтобы изменить штатное расписание. Работников также требуется оповестить за 2 месяца в письменной форме (ст. 74 ч. 2 ТК РФ). Профсоюзная организация также оповещается за 2 месяца до предполагаемого изменения, при массовых сокращениях – за 3 месяца.
Работнику вручается письменное уведомление о предстоящих изменениях с указанием их причин и сути. Работодатель подробно перечисляет основания, приводит ссылки на статьи закона, выдвигает предложения. При сокращении работодатель обязан предложить сотруднику другие должности, соответствующие его квалификации и опыту.
Работник после ознакомления с уведомлением должен подписать его в знак того, что согласен с предложениями с указанием даты. При его несогласии конфликт может быть разрешен в судебном порядке.
Какие документы оформляются
Все структурные изменения, снижение и увеличение зарплат или численности работников проводятся только по решению учредителя или совета директоров, которое оформляется в виде протокола.
- Инициировать изменения может руководитель одного из структурных подразделений, если появляется такая необходимость. Он пишет служебную записку в адрес руководства предприятия с подробным и четким обоснованием требуемых изменений и их сути.
- После изучения этого документа руководитель принимает решение. Если он соглашается с предложенными условиями, то работники кадровой службы получают от него устное распоряжение о составлении соответствующего приказа.
- Проект приказа передается для ознакомления в экономический, юридический и другие отделы предприятия. Затем его подписывает руководитель предприятия, после чего данный документ становится основанием для того, чтобы начать менять штатное расписание.
- Когда изменения незначительные, их оформляют в виде приложения к штатному расписанию. Для этого применяют унифицированный бланк, на первой странице которого необходимо вписать реквизиты приказа. Затем приложение нужно зарегистрировать и подшить.
- С работниками, которых коснулись изменения, заключаются допсоглашения к трудовым договорам, где указываются измененные должности или новый размер оплаты труда.
- Если составляется новое штатное расписание, выпускаются приказы об утверждении нового штатного расписания и о признании старого утратившим силу.
Штатное расписание вступает в силу с момента его подписания директором (с указанием его должности и даты подписания). Его требуется зарегистрировать в специальном журнале.
Служебная записка о внесении изменений в штатное расписание (образец)
Распоряжение руководителя
Единой установленной формы такого документа как приказ на изменение ШР не предусмотрено. Но он составляется по определенным правилам и имеет следующую структуру:
- наименование предприятия, его реквизиты;
- название документа («Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с…»);
- суть запланированных изменений с полным обоснованием причин;
- дата вступления данных изменений в силу;
- лицо, ответственное за контроль за исполнением данного приказа.
Подписывают приказ директор и главный бухгалтер.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
Штатное расписание возможно изменить в любой момент, когда появляется потребность изменений на предприятии. Но работодатель обязан помнить, что изменить условия труда и оплаты допускается только при возникновении серьезных технологических или организационных причин, без нарушения трудового законодательства и только при условии, что изменения не ухудшают положение работника.
В этом видео рассматривается проблема разработки и внедрения штатного расписания: