Изменение численности работников производится только на основании локальных актов предприятия, например, штатного расписания. Данный документ отражает количество работников, которое может меняться по производственной необходимости и при оптимизации кадров.
Нормативная база при изменении штатного расписания
Установленные основы
Штатное расписание составляется в конце года с внесением изменений по итогам года. Но его можно изменять каждый раз, когда на предприятии происходят изменения численности работников или их зарплаты. В этом документе, кроме количества сотрудников, отражены организационная структура предприятия, взаимосвязь структурных подразделений, форма и размер оплаты труда на основе тарификации и дополнительных выплат.
Ведение такого документа обязательно для бюджетных организаций, хотя на практике большинство работодателей считают необходимым включать его в перечень своей обязательной документации (оформляется по единой установленной форме №Т-3). Это очень удобно и наглядно при анализе ситуации на предприятии, при планировании изменения штата и уровня оплаты.
В Трудовом кодексе подчеркивается, что:
- возникновение трудовых отношений должно быть основано на локальных актах (ст. 15);
- работник занимает должность, исходя из записей в штатном расписании (ст.57);
- изменения в штатном расписании не должны противоречить нормам закона, а также ухудшать положение работника (ст. 8);
- работник должен быть оповещен обо всех изменениях в штатном расписании, касающихся условий его труда и оплаты (ст. 22).
Изменение штатного расписания производится при изменении количества работников, размеров и форм оплаты, реорганизации, а также при оптимизации производства и перераспределении обязанностей.
Примеры
Пример 1. У руководителя предприятия возникает необходимость в еще одном заместителе, который должен курировать финансовую или коммерческую часть. Но объема работы недостаточно для оформления полной ставки, поэтому обязанности заместителя возлагаются на начальника одного из отделов. При этом круг его обязанностей расширяется, а оклад увеличивается.
Пример 2. В штатное расписание вводится дополнительная единица кассира, так как бухгалтер не справляется с увеличившимся объемом работы. По принципу внутреннего совместительства бухгалтер получает дополнительно полставки кассира, в результате чего работа выполняется в полном объеме, а работник получает оплату в полторы ставки.
Как проводится оптимизация
При необходимости оптимизации производства требуется оптимизировать штатное расписание, то есть оно приводится в полное соответствие с реальными потребностями предприятия. Целью оптимизации служит определение того:
- какое наименьшее количество работников и структурных подразделений требуется для полноценного функционирования предприятия;
- насколько возможно уменьшить затраты на оплату труда без ущемления прав работников;
- какие «слабые места» имеются на предприятии, каким образом можно изменить штат с учетом прогнозов его дальнейшего развития;
- как рационально распределить обязанности между сотрудниками предприятия.
Над изменением штатного расписания при оптимизации работают несколько отделов: бухгалтерии, юридического, отдела кадров и экономистов. Штатное расписание при оптимизации может быть изменено двумя путями:
- Полностью переписывается в новом варианте, получает новый номер согласно нумерации, ведущейся на предприятии. Это делается при серьезных перестановках кадров, при переводе сотрудников из одного отдела в другой, при других серьезных нововведениях в штатном расписании.
- Штатное расписание остается в прежней редакции, но в него вносятся некоторые корректировки, если изменения несерьезные. Для внесения поправок необходим приказ руководителя предприятия.
Если изменения касаются нескольких работников, а тем более целых подразделений, штатное расписание меняется полностью.
Оптимизация производится с учетом ст. ст. 81, 82, 180 ТК РФ и предусматривает:
- перевод на другую должность в связи с сокращением штата;
- массовое сокращение;
- сокращение должности;
- увольнение в связи с сокращением штата и исключением данной должности;
- расширение штата сотрудников за счет привлечения новых людей.
Если оптимизация предусматривает сокращения численности работников или штата, снижение заработной платы, на предприятии созывается специальная комиссия, которая совместно с профсоюзом следит за соблюдением прав и интересов увольняемых работников.
Порядок действий при изменении штатного расписания в случае оптимизации
Для этого предусмотрена установленная процедура, которая подразумевает оформление определенного количества документов и соблюдение некоторых правил.
Служебная записка
Первым шагом должна стать служебная записка на имя генерального директора, в котором приводится полное обоснование необходимости проведения тех или иных изменений. Она составляется в произвольном виде, хотя в Интернете можно найти образцы таких документов.
Служебная записка передается на рассмотрение руководителя предприятия. В некоторых случаях проводится внутренний или внешний аудит для определения необходимости изменений. Аудиторы изучают возможность:
- сокращения расходов на оплату неэффективных работников;
- возможность перераспределения обязанностей внутри организации;
- необходимость расширения или сокращения штата.
Кроме того, изучаются трудовой стаж работников, выплачивающих страховые выплаты, дополнительные выплаты и льготы сотрудникам. Гендиректор, после изучения служебной записки или акта по итогам аудита, выносит решение.
- Если решение положительное, следующим шагом становится составление приказа об изменении штатного расписания с отражением всех изменений, которые планируется провести. Приказ должен содержать подробное разъяснение запланированных изменений. Копии приказа должны быть переданы всем лицам, интересы которых затрагиваются этим документом. При согласии с ним работник подписывает документ с указанием даты ознакомления.
- Если предстоят перемены в условиях труда и зарплате работников, администрация обязана уведомить их за 2 месяца до предполагаемой даты изменений (ст. 180 ТК РФ). То есть в этом случае штатное расписание изменяется только спустя 2 месяца с даты уведомления работников.
- Если работника увольняют по сокращению штата, ему должны предварительно предложить другие должности в соответствии с его квалификацией и уровнем образования.
Пересмотр документов
После внесения изменений в штатное расписание необходимо внесение соответствующих записей в документы работников, которых коснулись данные изменения:
- Если изменяются условия труда и оплаты составляется допсоглашение к трудовому договору.
- Вносятся записи в личную карточку.
- При изменении должности заносятся сведения об этом в трудовую книжку с указанием приказа и его номера.
Все эти записи должны полностью совпадать с тем, что написано в штатном расписании.
Как составляется приказ
Целесообразно включить в текст приказа следующие формулировки: «В целях оптимизации организационной структуры» или «В связи с производственной необходимостью». Приказ обязательно содержит следующие пункты:
- его наименование: «Приказ»;
- даты подписания документа и вступления в силу штатного расписания;
- подробный перечень изменений с пошаговым указанием должностей или отделов;
- лицо, ответственное за оформление штатного расписания;
Внизу ставится подпись руководителя предприятия.
Образец приказа при сокращении доступен для скачивания здесь.
Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата (образец)
Оптимизация не должна производится только с учетом односторонних интересов. Необходимо помнить, что непродуманные сокращения могут закончиться снижением качества работы. Оптимизация требуется, только если расходы на зарплату сотрудников составляют преобладающую часть бюджета предприятия или в условиях кризиса, когда финансовые возможности работодателя ощутимо снижаются.
Оптимизация – это процедура, которая не имеет четкой регламентации по закону, но во многих случаях важная и необходимая. Если провести ее правильно и без нарушения прав работников, она может дать большие положительные изменения.
Про изменения в ШР расскажет видео ниже: