Кем и для чего заполняется авансовый отчет по итогам командировки

После принятия решения направить сотрудника в командировку предприятие выделяет ему под отчет некоторую сумму денег. Кроме того, командировка предполагает определенные финансовые затраты, которые необходимо возместить сотруднику из средств компании.

По возвращении командированный составляет авансовый отчет о расходовании данных средств с приложением соответствующих чеков и квитанций. С его помощью бухгалтерия устанавливает, на что были потрачены деньги, имеется ли остаток или перерасход, каким образом учитывать эти средства.

О документе

Главный законодательный акт, который регламентирует методы и правила составления и предоставления авансовой отчетности — Указание «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. Банка России. Он четко устанавливает правила и условия для юридических лиц, ИП и субъектов малого бизнеса.

Частично при составлении отчета можно руководствоваться Постановлением Правительства от 13.10.2008 г. «Об условиях направления работников в служебную командировку».

Перед командировкой сотрудник пишет заявление, где отмечается цель получения средств, размер и период, на который они выдаются. Заявление подписывается руководителем при условии, что у данного командированного нет задолженностей по предыдущим подотчетным суммам.

Заполнение авансового отчета считается обязанностью командированного, который в данном случае выступает в качестве подотчетного лица, которому предприятие авансом выдало наличными деньгами некоторую сумму под отчет. Обычно в командировку направляется сотрудник компании.

В отдельных случаях командированными могут стать физические лица, оказывающие предприятию услуги по условиям гражданско-правовых договоров: по оказанию услуг или по договору подряда. В этом случае они приравниваются к штатным сотрудникам компании, соответственно авансовый отчет входит в их обязанность после командировки. Также его составляют и дистанционные сотрудники.

Условия выдачи средств и проведения расчетов с внештатными сотрудниками ничем не отличаются от условий для штатных сотрудников. Предприятие может самостоятельно составить список тех, кто вправе получить авансовые суммы перед служебными поездками.

Когда предоставляется отчет

Когда предоставляется авансовый отчет по командировкиАвансовый отчет заполняется и сдается в течение трех дней:

  • с последнего дня командировки;
  • или по истечении периода, установленного для расходования авансовых сумм.

Затем бухгалтерия проверяет все сведения и одобряет отчет, если он полностью отвечает всем требованиям.

Как правильно рассчитать сроки

  • Пример 1. Средства получены сотрудником под отчет в четверг 12. 04. 2018 г. на 7 дней. Первым рабочим днем становится пятница 13. 04. 2018, последним – 23. 04. 2018, понедельник. Следовательно, начиная со вторника 24 апреля до четверга включительно, сотрудник должен написать и сдать отчет.
  • Пример 2. Сотрудник направлен в командировку с предоставлением ему авансовой суммы. Последним днем его командировки будет пятница. В понедельник он начинает работу на своем постоянном месте. Для отчета ему дается три дня, начиная со вторника и заканчивая четвергом.

Авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где все сведения должны быть проверены и согласованы, в документ вписываются номера и суммы по дебету и кредиту.

Последним шагом становится подписание отчета, это делает директор предприятия. Затем финансовые затраты учитываются в бухгалтерском учете, после чего производится полный расчет с сотрудником.

Предприятие самостоятельно устанавливает, в какой срок требуется проверить сведения по расходам, каковы условия подтверждения отчета и окончательного расчета с сотрудником. Окончательным расчетом считается:

  • возврат сотрудником неизрасходованного остатка авансовой подотчетной суммы в кассу предприятия;
  • возмещение предприятием сотруднику средств, которые он затратил сверх авансовой суммы.

Содержание

Заполняется по форме NАО-1 (согласно Постановления № 55 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» от 01.08.2001 г.) в единственном экземпляре.

Начиная с 2013 года, данная форма перестала считаться обязательной для юрлиц. Любое предприятие может разработать бланк авансового отчета для своего первичного учета по собственному усмотрению. Главное условие – это соответствие формы обязательным условиям, перечисленным в ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» (06. 12. 2011 г.).

В ней должна содержатся следующая обязательная информация:

  • общая сумма выделенных средств;
  • расходы, имевшие место по факту;
  • размер остатка или перерасхода.

Кроме того, может быть отражена информация по:

  • валютным операциям;
  • своевременности предоставления отчетности;
  • задолженностям сотрудника: их наличию или отсутствию;
  • необходимости вычета из зарплаты долга работника;
  • обязательствам включения выданной суммы в состав облагаемых доходов физлица, если отчет не был предоставлен вовремя.
  • доказательствам целевого расходования средств и возможности их учета в составе расходов.

Большинство предприятий применяют форму N АО-1, ввиду его удобства и полного соответствия требованиям. Бланк такового можно скачать здесь бесплатно.

Образец заполнения лицевой стороны АО

Образец заполнения лицевой стороны отчета

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Оформление авансовых отчетов по командировке

Начать заполнять нужно с лицевой стороны бланка:

  1. В верхнем углу записывается наименование предприятия с реквизитами.
  2. Далее ставится номер отчета и дата составления (это делает сотрудник, принимающий отчет).
  3. Вставляются ФИО командированного, название структурного подразделения и должность.
  4. В строке «Причина составления документа» указывается: служебная командировка.
  5. При наличии задолженности по предыдущему авансу: работника перед предприятием или наоборот предприятия перед сотрудником, это следует указать в бланке.
  6. Далее следует перечислить сумму аванса и фактические затраты в ходе командировки.
  7. Указывают сумму остатка (при его наличии).
  8. Если расчет производится не в рублях, указать валюту.
  9. Привести перечень прилагаемых документов с подтверждением расходов (с указанием их страниц).

На обратной стороне бланка заполняется таблица с подробным указанием всех потраченных средств и целей, на которые они потрачены.

При сдаче бухгалтер заполняет в нем отрывную часть (расписку) и передает ее сотруднику. После сдачи отчета работники бухгалтерии проверяют оставшуюся часть отчета:

  • выставляются проводки;
  • вписываются избранные способы учета расходов.

Нередко авансовые отчеты заполняются работниками бухгалтерии. Это не противоречит закону, если имеются все подтверждающие документы, стоят все подписи, отчет утвержден.

В заполненном документе должны стоять подписи:

  • командированного (ставится при сдаче отчета);
  • бухгалтера (при приеме отчета и при утверждении);
  • директора (после одобрения бухгалтерией);
  • бухгалтера или кассира (при фактической передаче остатка или перерасходованной суммы подотчетных средств).

Если расходы производились по наличному расчету, то необходимо приложение кассовых чеков, бланков строгой отчетности. При расчетах с помощью банковских карт – слипы (оригиналы), чеки из банкоматов и терминалов. Суммы, указанные в отчетах, должны быть полностью аналогичны тем суммам, которые отражены в платежных документах. Билеты на транспорт также включаются в отчет.

После проведения всех процедур отчет принимается к учету и направляется на хранение. Срок его хранения в бухгалтерии не менее 5 лет.

Проводки

Выдача авансовых сумм сотруднику перед отъездом оформляется следующим путем: Дебет 71 — Кредит 50: «Работник получает подотчетные средства перед направлением в командировку».

После принятия и одобрения

После принятия и одобрения авансового отчета используются:

  1. Д 10 (44, 20, 26, 08) – К 71. Учет товаров (услуг, работ), оплаченных из средств подотчетных лиц.
  2. Д 50 — К 71. Перечисление неизрасходованного остатка от сотрудника на счет предприятия.
  3. Д 71 — К 50. Перечисление сотруднику перерасходованных средств по отчету.

При удержании средств с заработной платы применяют следующие проводки:

  1. Д 94 – К 71. Отражаются суммы под отчет, которые не возвращены в указанный срок.
  2. Д 70 – К 94. Подотчетные средства, не возвращенные подотчетным лицом в установленный срок, удерживаются из его зарплаты.

С применением банковских карт

авансовый отчет по командировке какие документы к нему прилагаютсяЕсли на предприятии финансовые операции проводятся с применением банковских карт, то используются такие проводки:

  1. Д 55- К 51 (52). Сотруднику выделяются средства для расходов по корпоративной карте.
  2. Д 71 – К 55. Сотрудник снимает средства с карты.
  3. Д 73 — К 55. С особого счета списываются наличные без подтверждения первичным документом.
  4. Д 50 – К 73. Работником внесены наличные суммы в счет возмещения.
  5. Д 70 – К 73. Из зарплаты сотрудника удержана сумма, потраченная в личных целях.

Авансовые отчеты имеют важное значения для целей бухгалтерского и налогового учета. Несвоевременная сдача отчетов может помешать учету сумм при формировании базы налогообложения, а неучтенные суммы признаются задолженностью работника перед предприятием.

Про оформление авансового отчета по командировке в 1С смотрите в данном видео:


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.

Оставить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.