Особенности оформления командировок дистанционных работников

Во многих компаниях программисты, бухгалтера, юристы, консультанты работают дистанционно, выполняя служебные обязанности при помощи информационно-телекоммуникационных сетей, в первую очередь сети интернет. В рабочее время они располагаются вне офиса работодателя или места, которое он контролирует.

Финансисты признают их командировки обычными, так как на удаленных сотрудников распространяются традиционные нормы трудового законодательства при условии, что заключен договор о выполнении трудовых обязанностей дистанционно.

Нормативное регулирование вопроса

Дистанционный сотрудник не имеет у работодателя стационарного рабочего места (ч.1 ст. 312.1 ТК), поэтому выполняет свои обязанности в удобном для него месте. Руководство компании может отправить его в поездку, которая будет признана командировкой (письмо Минтруда № 14-2/ООГ-4733), так же как работника с местом работы в компании работодателя.

Выезд по поручению работодателя оформляется с соблюдением требований:

• статей 166-168, 203, 259, 310 и особенностей гл. 49.1 ТК;
• п.3 ст. 217 НК;
• постановления Правительства №749;
• письма Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554;
• писем Министерства финансов № 02-03-10/37209, № 03-03-06/1/30978, № 03-03-06/1/31945.

Когда возможно оформление такой командировки

Командировкой считается выезд дистанционного сотрудника при соблюдении следующих условий:

• с работодателем оформлен трудовой договор на удаленную работу;
• работник выезжает по распоряжению работодателя;
• целью является выполнение задания руководства;
• сотрудник выезжает из того населенного пункта, в котором располагается рабочее место.

Нельзя отправить в командировку:

• беременную женщину (ст. 259 ТК);
• несовершеннолетнего (ст. 268 ТК);
• работника по ученическому договору (ст. 201 ТК).

Для направления в служебную поездку женщины с ребенком моложе 3-х лет, отца, воспитывающего детей без участия матери, работников, ухаживающих за детьми инвалидами и больными родственниками, требуется их письменное согласие. Ограничений по срокам трудовое законодательство не предусматривает.

Как для дистанционного работника оформляется командировка

Оформление служебной поездки такое же, как для сотрудников с рабочим местом на предприятии работодателя. Если документооборот электронный, то у работодателя и дистанционного работника имеются электронные подписи (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Это позволяет обмениваться электронными документами и заверять их без посещения офиса.

Необходимые документы

Обязательно оформляется приказ (форма Т-9) и отчет по авансу (форма № АО–1). В некоторых компаниях локальными нормативами предусмотрено составление служебного задания. Если его нет, цели определяются в приказе (распоряжении). Если выезд осуществляется на служебном или личном автомобиле, это обязательно должно быть указано. К приказу прилагается смета расходов.

В трудовом договоре дистанционного сотрудника его место работы определяется по месту проживания. Поездки на объекты, расположенные в других населенных пунктах (в том числе в офис работодателя, расположенный в другом городе), оформляются как командировки.

Согласно общему правилу служебным не считается выезд, из которого можно вернуться домой ежедневно. К дистанционным сотрудникам оно относится не всегда. На практике все нюансы решает работодатель, учитывая транспортную доступность, расстояние, характер поручения и необходимость в отдыхе.

Если выполнение служебных обязанностей связано с частыми разъездами, может использоваться служебный или личный автомобиль. При предоставлении служебного у него должны быть регистрационные документы и полис обязательного страхования. Отдельно оговариваются условия обслуживания и ремонта.

Путевые листы для служебного и личного авто оформляет командированный сотрудник, он так же учитывает ГСМ и следит за техническим состоянием транспортного средства. На основании путевого листа и отчета по ГСМ бухгалтерия рассчитывает размер компенсации.

Пошаговая инструкция

Любая служебная поездка начинается с подготовки и планирования. Если требуется согласие сотрудника, составляется и отправляется уведомление. Этот документ обязателен только в том случае, если сотрудник входит в категории, определенный ст. 201, 259 и 268 ТК. На практике уведомление составляется так же для длительных поездок. Сроки рассчитываются, исходя из объема и сложности задачи.

Причиной для направления в командировку чаще всего служит служебная записка, содержащие обоснование поездки. Если служебное задание внутренними нормативами не предусмотрено, все условия (место назначения, сроки, цели) должны быть указаны в приказе руководителя. Документ заверяется печатью и отправляется по почте или на электронный ящик.

• В первом случае работник подтверждает получение электронной подписью.
• Во втором случае приказ возвращается по окончании поездки вместе с отчетом по авансу.

Возмещение затрат

Согласно ст. 167 ТК работодатель должен возместить:

• средства, потраченные на проезд;
• издержки на наем жилых помещений;
• суточные (до 700 руб. в день, не требующие документального подтверждения);
• другие издержки, предусмотренные и одобренные работодателем.

При выездах за границу возмещаются визовые и консульские сборы, расходы на загранпаспорт.

Руководство может увеличить размер суточных (разница будет облагаться НДФЛ и учитываться при начислении взносов). Размер и порядок компенсационных выплат определяется внутренними нормативами.

• Если дистанционный работник ежедневно возвращается на место жительства, суточные при поездках в офис не выплачиваются. По окончании срока командировки бухгалтеру предоставляются документы, подтверждающие расходы на транспорт и другие издержки, определенные работодателем. Если сотрудник не возвращается домой ежедневно, компенсации подлежат все издержки, предусмотренные законом.
• Перед поездкой обязательна выдача аванса. Дистанционным работникам он перечисляется на зарплатную банковскую карту (письмо Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 и письмо Министерства финансов № 02-03-10/372090), если это предусмотрено учетной политикой компании.
• Отчет по авансу и документы (билеты (в том числе электронные), чеки, квитанции), подтверждающие расходы, дистанционный работник должен сдать не позднее, чем через 3 дня (рабочих) после из выезда по России (в течение 15-и рабочих дней после поездки за пределы страны). НДФЛ не начисляется, если суммы соответствуют установленным законодательством лимитам. Если сотрудник сумму, превышающую аванс, разница вычитается со следующей зарплаты.
• При начислении компенсаций для выездов на служебном и личном транспорте необходимо учитывать установленные законодательством лимиты: 1200 руб. в месяц при объеме двигателя до 2-х тыс. м³ и 1500 руб. при объеме двигателя от 1200 м³. Если выезд краткосрочный, компенсация рассчитывается пропорционально дням.
• При использовании автомобиля вместе с отчетом по авансу сдаются чеки АЗС. Если аванс перечислен на карточку, в бухгалтерию сдаются квитанции терминалов и чеки торговых точек.

При выплате аванса на карту отчет и неизрасходованные деньги необходимо сдать вовремя и в бумажной форме. Если существует возможность доставки документов курьерской службой или другим способом, проблем не возникает. В ситуации, когда доставка невозможна, для предварительного отчета используется факс. Но в таком случае между сотрудником и работодателем должен быть оформлен договор, определяющий время действия копий и содержащий образец подписи работника.

Правила оформления командировки и сдача авансового отчета не меняется в зависимости от места работы сотрудника, если правильно оформлен трудовой договор. Преимуществом можно считать возможность обмена документами через интернет, если у удаленного сотрудника есть электронная подпись. Единственное исключение – отчет по авансовой выплате, который предоставляется только в бумажной форме.

Можно ли учесть в расходах затраты на командировку дистанционного работника, расскажет видео ниже: