Документальное подтверждение любых фактов, связанных с трудовыми отношениями, происходит путем выдачи копий бланков и форм, а также различных справок. В состав указанных форм входит и справка о командировке, подтверждающая период служебной поездки по инициативе руководства.
В этой статье разберем, как оформляется указанный документ, и с какой целью может выдаваться справка.
Для чего нужен такой документ
Документы, подтверждающие различные обстоятельства в период трудовой деятельности, могут повлиять на юридически значимые факты, с которыми приходится сталкиваться гражданам. Справка о командировке содержит даты убытия и прибытия из служебной поездки, что позволяет подтвердить не только продолжительность пребывания в другом населенном пункте, но и уважительность причин отсутствия по месту постоянного проживания.
Выделим наиболее распространенные ситуации, когда гражданам может понадобиться справка о командировке:
- для представления в суд – на основании справки можно подтвердить уважительность причин для переноса процесса, отсутствия на заседании, либо при восстановлении процессуальных сроков;
- при обращении за государственными и муниципальными услугами, если продолжительность их оказания зависит уважительных обстоятельств (например, представление справки в ЗАГС может рассматриваться как причина для сокращения сроков регистрации брака);
- по месту прохождения учебы – для переноса даты экзамена или зачета;
- для получения визы в дипломатических представительствах иностранного государства – при подтверждении цели, сроков и маршрута поездки.
Чтобы справка содержала объективные и достоверные сведения о продолжительности поездки, она должна выдаваться на основании приказа руководства предприятия, а также утвержденного отчета о выполнении служебного задания в командировке.
Составление справки о командировке
Оформление и выдача любых документов, связанных с осуществлением трудовой деятельности, является обязанностью руководства предприятия. Это правило зафиксировано в ст. 62 ТК РФ – любой документ должен быть выдан не позднее трех дней с момента обращения сотрудника.
Хотя справка о командировке напрямую не указана в содержании ст. 62 ТК РФ, она входит в состав документов, подтверждающих обстоятельства работы на конкретном предприятии.
Кто выдает
Закон обязывает работодателя выдавать справку о командировке – это может сделать любой специалист, уполномоченный руководством на ведение кадрового документооборота. Как правило, составлением справки занимаются сотрудники кадровой службы, а при ее отсутствии – секретарь (делопроизводитель). Если в организации отсутствует лицо, уполномоченное на выдачу справок, необходимо обращаться напрямую к руководству.
Выдача справки происходит не позднее трех дней с момента обращения сотрудника. Документ должен содержать объективную и достоверную информацию, основанную на распорядительных приказах по предприятию. Каждой выданной справке присваивается регистрационный номер в системе исходящего документооборота.
Что понадобится для получения
В ст. 62 ТК РФ содержится единственное требование к порядку запроса справки – сотрудник должен представить письменное заявление. На практике, при нормальных трудовых отношениях в коллективе, выдача документа может происходить на основании устного запроса. Если у гражданина возникают опасения, что в трехдневный срок справка не будет выдана, целесообразно выполнить требования ст. 61 ТК РФ и подать заявление.
Для указания достоверных данных в справке потребуются следующие документы:
- приказ о направлении в служебную поездку;
- командировочное удостоверение и отметками о датах прибытия и убытия;
- проездные документы, подтверждающие продолжительность поездки;
- отчет о выполнении служебного задания.
Сведения из указанных документов будут использованы при подготовке справки, однако ссылку на них делать не обязательно. Так как справка скрепляется подпись должностного лица и печатью предприятия, работодатель гарантирует достоверность представленных сведений.
Оформление
Если оформление справки происходит на основании письменного заявления работника, этот факт должен регистрироваться в регистрационных документах кадровой службы. Типовая форма справки не утверждена на законодательном уровне, поэтому может составляться в произвольном виде. Как правило, заполнение справки происходит на официальном бланке предприятия, с указание исходящего штампа и иных обязательных атрибутов.
В содержание справки нужно включить следующие сведения:
- реквизиты предприятия (название, юр.адрес, ОКПО, ИНН и т.п.) и должностного лица, выдавшего справка;
- сведения о сотруднике, в отношении которого выдана справка;
- информация о дате начала и завершения служебной поездки в командировку;
- данные о населенных пунктах, в которые был направлен специалист, а также о маршруте поездки;
- указание цели выдачи документа – как правило, указывается строка «для предъявления по месту требования»;
- подпись должностного лица и печать предприятия.
В справке должен быть указано исходящий номер и дата выдачи документа, так как эти сведения являются обязательными атрибутами официального документа. Учреждения и организации, в которые будет представлена справка, смогут проверить подлинность документа по исходящему номеру и дате.
Готовая справка выдается сотруднику лично, о чем ставится подпись в регистрационном журнале кадровой службы. Если специалист отсутствует на рабочем месте (например, находится на больничном), документ может направляться по почте. Закон не ограничивает количество справок. которые может получать сотрудник, а их изготовление происходит без взимания дополнительной платы.
Бланк справки можно скачать здесь.
Общий образец справки о командировке
Это видео расскажет также и о справке про командировку: