Любая грузоперевозка, в том числе международная, производится с приложением сопроводительной документации. Спецификация (Specification) – это один из таких сопроводительных документов при перевозке грузов, в котором указывается, какие товары перевозятся, в каком количестве, по отдельным сортам, маркам, артикулу, приводятся цены и качественные показатели.
Понятие и суть документа
Законодательство относит спецификацию к обязательной документации, она широко используется, особенно в торговых компаниях, ввиду функциональности и удобства. Не является самостоятельным документом, служит приложением к договору поставки.
Любой договор поставки содержит в себе пункты, касающиеся:
- сторон договора (их наименование, адреса);
- объекта, то есть указывается какой именно груз перевозится;
- стоимости товара;
- обязанностей и прав сторон в отношение выполнения условий договора;
- ответственности в случае нарушения;
- условий выполнения договорных обязательств.
В ней приводится полный перечень товаров к перевозке, единицы измерения, количество товаров, сортность, виды, предназначение.
Спецификация особенно важна, если договор поставки носит долгосрочный характер, который предусматривает многократную поставку товара от производителя к получателю. Количество спецификаций к одному договору не ограничено. На каждую партию товара оставляется отдельная спецификация.
Функции
Функции спецификации:
- По этому документу проводится единичная сделка с указанием ассортимента и перечня продукции.
- Точно указывается срок и детально прописываются условия.
- Перечисляются формы расчетов, методы расчетов, валюта, суммы и периоды перечисления платежей.
- Указывается вид доставки, место разгрузки.
Заполняется документ в трех экземплярах, один из которых остается в таможенном органе, где была оформлена отправка груза. Два других сопровождают груз, они закладываются в грузовой отсек грузового автомобиля или контейнера, который подлежит пломбированию.
После доставки груза по назначению второй экземпляр направляется в таможенный орган по месту прибытия, третий – должен быть приложен к грузовой декларации. Спецификацию можно также передать по обычной посте, по электронной, через курьеров или по факсу.
Требования к ней
- Спецификация считается неотъемлемой частью договора, поэтому подчиняется тем же правилам и нормам, что и сам договор. При необходимости спецификацию возможно изменить, если обе стороны выразили согласие на это.
- Разрешено даже расторгать уже составленные и подписанные спецификации и оформлять новые.
- Хранится вместе с договором. Срок хранения определяется законодательством РФ или локальным актом самого предприятия.
- Для внутренних перевозок без пересечения таможенных границ используется унифицированная форма ТОРГ-10. Относится к первичной бухгалтерской документации. Первая страница содержит информацию о грузе и грузоотправителе, обратная сторона бланка содержит сведения о таре, если товар подлежит отправлению с тарой.
- Спецификация заполняется только в письменном виде в двух экземплярах по месту упаковки груза перед его отправкой. Основанием для его заполнения становится договор поставки.
Обязанность по заполнению ложится на работнике предприятия-поставщика. Им может быть менеджер, руководитель отдела поставок, юрист, кладовщика грузоотправителя. Главные требование к нему – он должен:
- до тонкостей разбираться в условиях договора,
- иметь точные сведения о поставках,
- уметь правильно оформить документ.
Один экземпляр прилагается к грузу вместе со счетом-фактурой, второй направляется в бухгалтерию предприятия-отправителя.
Как оформить спецификацию к договору перевозки груза
- Единой формы спецификации нет, разрешается составлять ее в произвольной форме на стандартном листе А4.
- Компания может иметь собственный разработанный самостоятельно бланк, отвечающий стандартным требованиям делопроизводства, содержащий конкретный перечень пунктов.
- Готовый бланк можно скачать в Интернете. Разрешается заполнять его от руки или на компьютере.
- В верхней части листа ставится номер договора поставки, к которому она прилагается, номер данной спецификации (их может быть несколько), наименование документа.
- Основная часть составлена в виде таблицы, в которой точно описывается каждая позиция груза в соответствии со стандартной номенклатурой и техническими характеристиками.
Обязательно внесение сведений о:
- наименовании товара;
- единице измерения;
- количестве товаров;
- стоимости за отдельный вид;
- общей стоимости товара с НДС и без НДС.
Обязательно внесение сведений о поставщике и получателе, их адресов, банковских реквизитов.
- При необходимости в таблицу заносятся другие сведения. Например, сроки и условия поставок (пр. ИНКОТЕРМС), гарантии качества, ответственность за нарушение условий, а также признаки «нестандарности» груза, его веса, габаритов.
- Под таблицей можно вписать условия оплаты по спецификации, при этом условия могут соответствовать условиям договора или отличаться от них.
- Обязательна подпись руководителя предприятия-поставщика, или уполномоченного им лица, а также подпись сотрудника организации-получателя. Печати не считаются обязательными, их ставят в том случае, если это прописано как обязательное условие в нормативной документации самих организаций. Спецификация полежит регистрации в журнале учета договоров.
Скачать пример договора перевозки со спецификацией можно тут, вариант для автоперевозки — здесь.
Образец договора перевозки со спецификацией
Транспортировка груза внутри России и в зарубежные страны – важная и ответственная задача, имеет свою специфику и нюансы. Важно учитывать любые мелочи, своевременно и корректно заполнять документы. Отсутствие или неправильное заполнение одного документа может стать основанием для штрафа для перевозчика, получатель груза может отказаться принять товар.
Все о спецификации и других документах перевозчика — в видео ниже: