Акт приема-передачи — внешний или внутренний первичный документ, может оформляться между юридическими лицами и сотрудниками одного предприятия. Законодательно утвержденного порядка и формы не существует, но на практике чаще всего документы этого вида оформляются. Иногда создается комиссия, которая присутствует при передаче. Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается сдающим и принимающим лицом или членами комиссии. Цель оформления – юридическое подтверждение факта перехода ответственности от одного лица к другому.
Что такое акт приема-передачи
Понятие и нормативное регулирование
Если передача осуществляется между юридическими лицами, оформлением занимается заинтересованная сторона. Этот вид бухгалтерской документации обладает юридической силой, если возникает необходимость в рассмотрении спора в суде. Внутри предприятия акты составляются при перемещениях документации между сотрудниками, если меняются их должности или кто-то увольняется.
Нормативов законодательства по оформлению нет, за исключением передачи документов в архив (Приказ Росархива от 13.02.2002). Во всех других ситуациях необходимо ориентироваться на ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в которой установлены правила оформления. Порядок и форма могут быть обозначены в учетной политике или отдельным приказом директора.
Кем и для чего составляется
За организацию документооборота отвечает руководитель предприятия. В зависимости от размеров предприятия, документированием занимаются сотрудники соответствующего подразделения (делопроизводители) или назначенные отдельным приказом директора лица.
Документооборот невозможно организовать без контроля, поэтому документация разделяется по видам и передается сотрудникам, отвечающим за применение и сохранность. Сотрудники меняют должности, увольняются, предприятие может подвергаться реорганизации или ликвидации, что влечет за собой замену ответственных лиц.
Если процесс не зафиксирован, информация может потеряться, бумага – повредиться, а виновника определить будет невозможно. Акты создаются с целью документально подтвердить факт перехода ответственности от одного лица к другому, чтобы избежать споров. Подписи свидетельствуют об отсутствии претензий у сторон на определенный момент. Если разногласия все же возникли, акт служит доказательством при разбирательстве в суде.
Виды и особенности
В документообороте участвует учредительская, проектная, бухгалтерская документация, бланки строгой отчетности и многое другое.
Чаще всего акты оформляются при:
- увольнении руководителя или другого сотрудника, занимающего руководящую должность;
- смене главного бухгалтера;
- переходах сотрудников на другие должности;
- увольнениях;
- оформлении договоров по цессии;
- передаче дел в процессе банкротства управляющему;
- передаче документации в архив.
Если меняется директор или другое должностное лицо, издается соответствующий приказ на основе протокола собрания или решения владельца (в письменной форме). Далее создается распоряжение о создании комиссии, которая будет проводить аудит. Некоторые владельцы считают, что целесообразно пригласить независимого аудитора.
Если новый директор уже имеется, процесс осуществляется быстро. Если место свободно, назначается сотрудник, который обязан принять документацию. Право подписи от лица директора передается приказом и нотариально оформленной доверенностью. После того, как принимается на работу новый руководитель, процедура повторяется.
Главный бухгалтер может меняться, если прежний покидает должность или увольняется. В этой ситуации чаще всего проводится полная инвентаризация имущества и проверка правильности оформления и наличия документации. Назначается комиссия или приглашается независимый аудитор. Перечень оформляется в виде таблицы, результаты проверки отражаются в акте. Один экземпляр получает бывший главбух, второй – новый.
- При оформлении цессии (согласно ст. 385 Гражданского кодекса) договоры должника передаются организации, обретающей право требования. Документирование осуществляет бухгалтер организации, передающей это право. Если требования уступаются частично, передаются копии, если полностью – оригиналы.
- Перед перемещением документации в архив она сортируется, базируясь на сроке хранения. Документы с истекшим сроком хранения направляются в архив, бумаги временного хранения уничтожаются. Создается сдаточная опись, по которой сверяются в архиве при приемке. В акте необходимо указать, какие бумаги, указанные в описи, отсутствуют и по какой причине.
- При ликвидации в архив (или правопреемнику) передается вся документация (независимо от срока хранения). Если причиной ликвидации стало банкротство, передачей занимается управляющий. Он заключает договор на хранение, документирует факт передачи.
Как правильно составить
Как оформлять эту бумагу, каждое предприятие решает самостоятельно, исходя из требований законодательства.
Структура акта
Чаще всего создается бланк, в котором определяется место для указания:
- названия;
- даты и места оформления;
- полного наименования предприятия (предприятий, если это внешний документ);
- ФИО и должностей сотрудников (наименований юридических лиц), участвующих в процессе передачи;
- списка бумаг (с регистрационными номерами);
- ФИО и должности сотрудника, который занимался оформлением;
- подписей передавшего и получившего (или членов комиссии).
Если пакет большой, список оформляется в виде таблицы. Ее форма свободная, но должна отражать состав. Иногда в таблицу вписываются группы, пояснения по составу оформляются в виде текстового блока. Если передаются оригинальные бумаги, желательно предварительно сделать копии.
Необходимые сведения
Первый шаг – оценка наличия, правильности оформления и состояния документооборота в подразделении, в котором производится передача. После таблицы с перечнем указываются замечания о нехватке и несоответствии (если они имеются). Это необходимо принимающему, чтобы снять с него ответственность.
Еще одной текстовой блок должен содержать описание процесса работы комиссии и указание, что на момент передачи количество документов соответствовало списку. Письменно фиксируется так же факт проверки и приема пакета бумаг, отсутствие претензий друг к другу у сдающего и принимающего.
Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации
Бланк заполняется после проверки документации. Если пакет небольшой, форма достаточно простая:
Если пакет большой:
- документы делятся на несколько групп;
- вместо «Наименование документа» пишется «Наименование группы»;
- графу «Дата» можно пропустить;
- графу «Номер документа» нужно заменить на графу «Название группы».
В графе «Форма» указывается, какой документ передается – оригинал или копия. «Лист» — сколько листов в группе. Если процесс совершается между доверенными лицами предприятий, прилагаются копии нотариально заверенных доверенностей. Акт подписывается в момент передачи.
Документы прилагаются к акту в виде приложений, обязательно примерное описание их признаков (номеров), текстового содержания, количества экземпляров. Содержание приложений фиксируется после подписей.
Бланки и образцы
Унифицированных форм не существует. Таблица дополняется и расширяется в зависимости от конкретной ситуации. Например:
Образец заполнения АППД
Скачать бланк акта бесплатно можно здесь.
Акт приема-передачи документов при смене директора (образец)
АППД при смене главного бухгалтера
Акт приема-передачи документов конкурсному управляющему
Если на предприятии электронный документооборот, все (опись, акт) оформляется в программе (если в ней имеется соответствующий бланк). Бланк можно распечатать, чтобы участники процесса его подписали. Потом он сканируется и сохраняется в системе. Передающей и принимающей стороне можно предоставить документацию на бумаге.