Во время сотрудничества, между любыми бизнес-объектами возникают экономические связи. Взаимные расчеты между компаниями и предприятиями, выдача и оплата кредитов, оплата налогов в государственные органы – все эти операции связаны с деньгами.
Во избежание ошибок и расхождений в суммах, выплаченных одной стороной и полученных другой, составляются акты сверки. Акт сверки представляет собой документ, не относящийся к бухгалтерскому учету и не являющийся обязательным для составления. Формируется по требованию одного из участников операции и декларирует все суммы, выплаты и получения, имеющие место между организациями в определенный период времени.
Основные сведения об акте сверки с поставщиками и покупателями
Акт сверки с поставщиками и покупателями представляет собой декларативный документ, отражающий все расчеты, произведенные между контрагентами за обозначенный период времени: месяц, квартал, год или весь период сотрудничества. Закон Российской Федерации не обязывает составлять такой документ. Однако, в деловой практике акты сверки встречаются довольно часто и негласно являются обязательными для оформления.
- Периодичное или постоянное проведение сверок и запись их результатов на бумаге помогает деловым партнерам избегать ошибок в расчётах и выплатах, обнаруживать и своевременно погашать долги, устранять другие финансовые расхождения.
- Более того, если одна из сторон задолжала другой и не признает сложившейся ситуации, акт сверки может послужить одним из косвенных доказательств при подаче в суд иска о наличии долга, также, может стать и одним из факторов опровержения.
При выявлении задолженности, сторона-виновник обычно отказывается подписывать акт. Если в ходе судебного следствия контрагент все-таки заверил протокол, тем самым признав недоплату, срок иска обнуляется и начинается заново.
Как уже обозначено, законом оформление такого документа не предвидится, но упоминание о подобных актах имеется в Письме Министерства финансов №07-05-04/2 от 18.02.2005 и в ФЗ №402. Документ относится к категории вторичных, так как не оказывает прямого влияния на финансовое состояние кого-либо из партнеров.
Как составить акт сверки, если поставщик и покупатель в одном лице? Об этом расскажет видео ниже:
Особенности оформления
Правила и требования
Четких требований к форме протокола нет. Каждая организация может установить форму документа самостоятельно, утвердив его со своей собственной учетной политикой. Но, есть несколько аспектов, знание которых поможет использовать сверку более эффективно. Если документ подпишет только главный бухгалтер, а подпись руководителя поставлена не будет – бумага носит лишь технический характер, характер справочной информации.
Для того, чтоб протокол имел юридическую силу, он должен быть заверен 4 подписями (по две от каждого партнера) и официальными печатями организаций, а также содержать некоторые аспекты. В акте должна быть информация о:
- Названии документа;
- Наименованиях сторон-составителей;
- Периоде, который охватывает сверка;
- Дате, когда она проведена;
- Операциях, которые проверяют;
- Показатели всех расчетов;
- Указания на первичную документацию;
- Лица, отвечающие за составление и достоверность.
Наличие таких пунктов носит рекомендательный характер, но они не окажутся лишними, при использовании бумаг в суде или других органах. Как правило, акт имеет форму таблицы, в которую вносятся такие данные, как дебеты и кредиты, номера и даты первичных документов, которые подтверждают оплату, отправку и доставку товаров. В конце документа выносится общее сальдо, а также общая сумма дебетов и кредитов за проверяемый период. Сальдо представляет собой сумму разницы между поступлениями и расходами.
Образец акта сверки с поставщиком рассмотрен в этом видео:
Расхождения и проверка
Если после проверки второй стороной, обнаружены расхождения – они также фиксируются после всех данных. При проведении сверки между покупателями и продавцами, часто используют рекомендации, установленные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Главная задача, при формировании документа – проверить и подтвердить обоснованность всех сумм, вносимых в таблицу акта.
В обязательном порядке проверяются «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на соответствие с корреспондирующими счетами. Фиксируются такие пункты:
- Выполнение обязательств по оплаченным товарам в пути;
- Выполнение обязательств, связанных с поставками;
- Верность и подкрепление дебета и кредита первичными документами.
Составления соответствующего акта может потребовать, как сторона-покупатель, так и сторона поставщик.
- Формирование и проверка актов, обычно, проводится в специальных бухгалтерских программах. Если составитель пользуется такой, то акт заполняется по внесенной форме автоматически, на основе данных уже имеющихся в памяти приложения документов. Так же проводится и проверка.
- В случае ручной проверки, все данные из таблицы в акте сверяются с данными первичной документации и данными, имеющимися в документах и сверках проверяющей стороны.
Акт сверки является стандартным протоколом схождений и расхождений в финансовых операциях, осуществляемых между двумя организациями. Документ не имеет установленной формы и специфических требований, может составляться для использования внутри организации-партнера, между партнерами или как косвенное доказательство при рассмотрении судебных исков о задолженностях. Правильно составленный акт сверки между контрагентами поможет контролировать и регулировать все возникающие между ними финансовые отношения.
Акт сверки с покупателем, его особенности и примеры — тема видео ниже: