Штатное расписание — внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.
Общие сведения о выписке из штатного расписания
Предназначение
Выписка из штатного расписания — точное воспроизведение части документа, информацию из которой необходимо донести до сведения заинтересованного лица. Она может понадобиться:
- сторонним организациям, например ПФР, налоговой инспекции или ГИТ;
- для проведения тендеров, торгов, при вступлении компании в СРО;
- для рассылки ШР в филиалы и представительства;
- работникам для предоставления в суд, ГИТ, профсоюз при отстаивании своих прав. Выписка часто требуется для подтверждения трудового стажа при получении социальных льгот или ипотеки.
Нормативное регулирование
Отдельных актов, регулирующих оформление выписки из ШР, не существует. При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:
- Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;
- ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
- локальными инструкциями по делопроизводству.
Внешний вид
А как же выглядит выписка из штатного расписания? Выписки часто делают на фирменном бланке.
В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.
Далее узнаем, как оформить выписку из штатного расписания с образцами заполнения.
Порядок получения
Выписка предоставляется по запросу сторонней организации или письменному заявлению сотрудника на имя непосредственного руководителя или в кадровый отдел. Ст. 62 ТК РФ гласит: ответственное лицо обязано в течение 3 рабочих дней подготовить, заверить и передать необходимый документ. В журнале учета делается запись о запросе и выдаче выписки. Выписки содержат сведения по одной или нескольким штатным единицам.
Как составить выписку?
- «Шапка» состоит из названия предприятия и его организационно-правовой формы, кодов ОКУД (0301017) и ОКПО.
- Чуть ниже с левой стороны пишут наименование документа («Выписка из штатного расписания») с регистрационным номером, датой принятия и периодом действия оригинала.
- В правой части указывают реквизиты внутреннего акта, согласно которому утверждено ШР, и суммарное количество единиц в штате.
Далее идет таблица — точно воспроизведенная копия той части расписания, которая содержит нужную информацию:
| Столбец | Заполнение |
|---|---|
| 1,2 | название отдела (структурного подразделения) с кодом |
| 3 | должность, разряд, квалификация |
| 4 | количество действующих штатных единиц, включая открытые вакансии и должности по совместительству |
| 5 | оклад |
| 6–8 | премии, дополнительные выплаты и иное материальное стимулирование работников |
| 9 | общая сумма в месяц, которая тратится на вознаграждение сотрудника |
| 10 | примечания |
В конце исполнитель вносит свои должность и ФИО с расшифровкой, расписывается. Стандартно выписку составляет HR-специалист (руководитель кадрового отдела), бухгалтер заверяет правильность финансовой информации. Подпись того, кто утвердил штатное расписание, не требуется.
Образец ниже покажет, как сделать выписку из штатного расписания, бланк формы Т-3 можно скачать здесь.
Пример-образец выписки из штатного расписания сотрудников
Заверение необходимо при предоставлении документа в стороннюю организацию. Составитель пишет «Копия верна», свою должность, ФИО, расшифровку, проставляет роспись и «мокрый» оттиск печати. Ниже обязательно указывает, где хранится оригинал. Нужно ли заверять выписки, предназначенные для внутреннего использования, определяется обычно локальными инструкциями предприятия.
Теперь вы знаете, как сделать выписку из штатного расписания, рассмотрим и важные нюансы, связанные с этим.
Важная информация
Что необходимо иметь в виду при подготовке выписок из ШР:
- штатное расписание без окладов, как и выписки из него, не имеют юридической силы, так как противоречат Постановлению Госкомстата № 1. Тарифная сетка должна быть указана в графе № 5;
- штатное расписание не привязано к конкретным работникам. Даже при составлении выписки, предназначенной сотруднику, его фамилию указывать не нужно;
- филиалы и представительства сами готовят выписки из ШР, если такие полномочия закреплены за ними по доверенности или в уставе. В противном случае документы запрашивают в головном офисе.
Выписка из штатного расписания должна полностью соответствовать оригиналу в скопированной части. Ошибки, исправления приведут к недействительности документа.
- За составление заведомо подложной бумаги должностному лицу грозит как минимум штраф по ст. 5.39 КоАП РФ.
- Та же ответственность предусмотрена за отказ в выдаче выписки. При этом работодатель не вправе «продавать» или выставлять какие-либо условия ее получения: копии документов, касающихся трудовых отношений на предприятии, любое заинтересованное лицо может получить безвозмездно.
Данное видео расскажет о составлении штатного расписания в 1С: