Журнал (книга) учета и движения трудовых книжек и вкладышей

Процесс трудоустройства в любое учреждение сопровождается передачей работодателю трудовой книжки нового сотрудника, который после ее заполнения обязан внести данные в журнал учета трудовых книжек в соответствии с законодательством.

Общие сведения о журнале учета трудовых книжек и вкладышей

Понятие и особенности

Каждый работодатель в соответствии с Постановлением Правительства №225, принятом 16 апреля 2003 года, обязан вести журнал учета трудовых книжек сотрудников. Так как ведение данного документа прописано в официальном Постановлении Правительства, то его отсутствие является нарушением российского трудового законодательства.

Руководитель должен приказом назначить в своей организации лицо, уполномоченное вести выше обозначенный документ и несущее за него ответственность. В основном, это сотрудник кадровой службы, сам руководитель, либо бухгалтерия (на предприятии с малым штатом).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — тема видео ниже:

Предназначение

Журнал необходим для того, чтобы в нем проходили регистрацию трудовые книжки и вкладыши всех работников, фиксировалось время и факт поступления или выдачи документа в руки владельцу. К примеру, на момент увольнения сотрудник получает книжку с соответствующими записями, и этот факт неукоснительно отражается в журнале учета и подтверждается визой работодателя и подписью работника.

Его форма

Существует специальная форма такого журнала, требования к ее заполнению и правила, которые были представлены в Постановлении Министерства труда РФ в приложении №3 от 10 октября 2003 года №69. Журналы учета можно приобрести в типографии или специализированных магазинах, а также при необходимости скачать с сайта.

Стандартная форма журнала состоит из 13 разделов.

• 1 раздел содержит порядковый номер.
• Во 2-4 разделах содержится информация о дате поступления на работу соответствующего сотрудника.
• В 5 графу вносят Ф.И.О. владельца книжки.
• Серия, номер книжки и вкладыша содержатся в 6 графе.
• В соответствии со штатным расписанием в следующую графу вписывается должность принятого работника, а в 8–ю – подразделение.
• Также необходимо зафиксировать данные приказа о назначении (9 графа).
• Следующая колонка заполняется лишь в том случае, если за трудовую книжку взималась плата.
• Когда сотрудник увольняется, заполняют последние, 12 и 13 графы, когда книжку отправляют работнику почтой.

Как вести такой документ

Требования и правила

• В организации не должно быть две или более формы учета книжек. Ведется только один журнал до его полного употребления, который должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован и скреплен печатью (опломбировкой).
• Вырывать листы, склеивать их между собой или производить замену не допускается ни в коем случае.
• Нумеровать разрешатся как на каждой странице, так и на каждом листе снизу, в правом углу.
• За его сохранность отвечает тот же человек, который несет ответственность за оформление записей.
• Учет трудовых книжек производится в порядке их поступления.

Грозит ли наказание руководителю, в организации которого отсутствует книга учета либо на ней нет печати, пломбы?

• За нарушение требований к ведению документации должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридическое лицо – от 5000 до 50000 рублей (согласно статье 5.27 КоАП).
• Руководителю грозит дисквалификация сроком до трех лет в случае выявления повторного нарушения ведения делопроизводства.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек, расскажет это видео:

Как заполнять

Чтобы документ как можно дольше сохранил презентабельный внешний вид, нужно позаботиться о твердости обложки. Вести только электронную форму запрещено, так как журнал требует подписи руководителя и работника.

• Журнал должен иметь титульный лист с фиксированием организации и датой начала использования документа, а при окончании — датой закрытия.
• Записи ведутся со сквозной нумерацией. Пропуск строк не является нарушением. Все записи должны быть внесены хорошо видимыми чернилами, хорошо читаемы.
• При оформлении нужно использовать деловой стиль письма, избегая сокращений в фамилиях, именах, отчествах, должности и пр.
• В случаях, когда возникает необходимость выдачи работнику дубликата трудовой книжки, данное мероприятие должно быть зафиксировано в книге учета по всем правилам в хронологическом порядке со ссылкой «дубликат».

Делать помарки или ошибки в записях не допускается, но от этого, однако, никто не застрахован. Поэтому существуют правила исправления. Познакомимся с ними поближе. Если была допущена ошибка при заполнении журнала, нужно ее аккуратно исправить.

Грамотность исправления ошибок и неточностей в журнале заключается в том, что:

• Неправильный текст нужно зачеркнуть одной сплошной черточкой, оставляя при этом текст читабельным.
• Текст в исправленном виде вносится в столбец «примечание» при условии его наличия с подписью типа: исправление столбца (графы) № 4.

Если же такого столбца нет, новая запись вносится в строку ниже, обязательно заверяется подписью ответственного лица.

У нас вы можете бесплатно скачать бланк такого журнала.

Образец заполнения журнала учета и движения трудовых книжек

Сотрудник ставит свою подпись в журнале тогда, когда получает книжку на руки. При этом он обязан проверить наличие и сохранность документа, а также дату его выдачи.

Как правильно прошить

В соответствии с правилами делопроизводства журнал прошивается следующим образом: белыми нитками делается сквозная прошивка таким образом, чтобы на задней стороне под наклеенной сверху на узелок табличкой свисали оба конца нитки. В табличке указывается название документа, количество страниц и цифрами, и буквами, а также фамилия, инициалы, должность и подпись уполномоченного лица.

Как опломбировать

Журнал нуждается также и в опломбировке. Для этого применяют сургучную печать или пломбиратор. Рядом с индикаторной пломбой и удостоверяющей подписью указывается номер пломбы.

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек (фото)

Полезная информация

Что делать с испорченным журналом?

1. Такой журнал подлежит обязательной замене, которая сопровождается оформлением акта с указанием причины порчи и лица, ответственного за восстановление утраченных данных.
2. Далее формируется новая книга, в которую нужно занести сведения о всех сотрудниках, которые на момент создания нового журнала трудоустроены в данной организации.

Новый журнал заводят лишь после того, как закончился старый, по аналогичным правилам. Нумеровать листы в новом документе предлагается двумя способами: либо с 1 листа, либо со следующего за последним номером в старом журнале.

Возможны ситуации, когда сотруднику или судебным инстанциям требуется выписка из журнала учета трудовых книжек. Выписка оформляется в специальном бланке и проходит регистрацию в качестве исходящей документации; содержит следующие сведения:

• Выходные данные организации;
• Данные, которые непосредственно касаются трудовой книжки работника в виде таблицы.

Срок хранения

Журнал после того, как увольняется последний работник (чьи сведения содержатся в законченном учетном документе), убирают в архив на 75 лет. В случае реорганизации предприятия книга переводится во вновь сформированное учреждение вместе с книжками и другими документами согласно с актом передачи. Ведение учетного журнала позволяет в случае необходимости восстановить доподлинно всю картину деятельности человека, в т. ч., стаж.

Про учет, хранение, оформление трудовых книжек расскажет видео ниже: